Zamenjava publikacij Biblioteke Slovenske akademije znanosti in umetnosti z drugimi knjižnicami in znanstvenimi ustanovami

Izvleček 
Začetki zamenjave publikacij Slovenske akademije znanosti in umetnosti segajo v pozna 30. leta 20. stoletja oziroma v začetek samega obstoja Biblioteke SAZU. Zamenjava z drugimi akademijami in sorodnimi ustanovami sosednjih držav je stekla takoj po izidu prvih publikacij. Zaradi druge svetovne vojne so bili najprej prekinjeni stiki z italijanskimi ustanovami, pozneje tudi z nemškimi, vojna pa je vplivala tudi na izdajateljsko dejavnost Akademije. Po letu 1945 je Akademija spet začela navezovati stike z domačimi in tujimi ustanovami. Z naraščanjem izdajateljske dejavnosti Akademije je imela tudi Biblioteka več možnosti za zamenjavo in je tako izpolnila nalogo, da zbira tekočo svetovno znanstveno literaturo. Tako je centralna biblioteka tudi zaradi zamenjave razmeroma hitro rasla. Zamenjava Biblioteke SAZU je izjemno obsežna, saj je v določenih letih presegla število 1500 partnerskih ustanov. Vsakih nekaj let je Biblioteka opravila revizijo prejemnikov zamenskih publikacij. V povprečju je letno ukinila sodelovanje s petimi ustanovami, ob večjih revizijah pa z od 15 do 181 naslovnikov. Vodenje tako obsežne evidence zamenskih partnerjev, poslanih in prejetih publikacij pa je bil zamuden in dolgotrajen proces. Sprva se je evidenco vodilo ročno, zaradi zamudnega ročnega evidentiranja pa se je začelo uporabljati razne programe, ki so postopek zamenjave avtomatizirali.

Ključne besede: Biblioteka Slovenske akademije znanosti in umetnosti, Biblioteka SAZU, zamenjava publikacij, avtomatizacija, aplikacija

Kronološki pregled zamenjave
Nastavki za zamenjavo publikacij segajo že v čas pred ustanovitvijo Slovenske akademije znanosti in umetnosti in njene Biblioteke, saj je zamenjavo publikacij začelo že Znanstveno društvo za humanistične vede (ZDHV) (Dokler, Švajncer in Vide Ogrin, 2012). ZDHV je bilo ustanovljeno kot osnova za bodočo Akademijo znanosti. ZDHV je že v prvih letih dela začelo izdajati svoje publikacije, ki so jih začeli zamenjevati za publikacije nekaterih evropskih ustanov. S tem jim je v desetletju delovanja uspelo zbrati 939 zvezkov monografij in periodičnih izdaj (Fabjančič, 2008). Tako lahko literaturo, ki jo je ZDHV pridobilo z zamenjavo, štejemo za prvi zametek današnje Biblioteke. Akademija znanosti in umetnosti v Ljubljani (AZU) je bila ustanovljena jeseni leta 1938. Biblioteka je celo nekoliko starejša, saj je 20. junija 1938 Akademija znanosti in umetnosti prejela v dar knjižnico pokojnega Adolfa Robide. Njegova zapuščina (knjižnica) šteje 5323 zvezkov in obsega dragoceno zbirko slovenske publicistike od začetka pa do konca drugega desetletja 20. stoletja (Fabjančič, 2008).

Leta 1939, ko je AZU začela izdajati svoje prve publikacije, je takoj po izidu prvih stekla zamenjava z drugimi akademijami in sorodnimi ustanovami sosednjih držav (Stergaršek, 1976). Kmalu zatem so bili zaradi druge svetovne vojne leta 1943 najprej prekinjeni stiki z italijanskimi ustanovami, pozneje pa tudi z večino nemških (Fabjančič, 2008). Druga svetovna vojna je vplivala tudi na izdajateljsko dejavnost Akademije, ki je močno zamrla in s tem posledično tudi zamenjava publikacij.

Po koncu druge svetovne vojne in ponovni vzpostavitvi izdajateljske dejavnosti je Akademija vnovič začela navezovati stike z domačimi in tujimi ustanovami. Podatki kažejo, da je imela Akademija v letu 1940 aktivno zamenjavo z osmimi ustanovami, leta 1952 s 319 ustanovami, leta 1960 z 897 ustanovami, leta 1975 pa s 1434 ustanovami z območja takratne Jugoslavije in iz ostalega sveta (Stergaršek, 1975). Z aktivnim izdajanjem publikacij Akademije je imela Biblioteka vedno več možnosti za uresničitev zamenjave in je s tem dosegla cilj zbiranja tekoče literature različnih znanstvenih ved z vsega sveta. Posledično so bile tudi publikacije Akademije razširjene po vsem svetu brez prodaje in knjigotrške dejavnosti (Stergaršek, 1975). Vizija zamenjave publikacij ni bila v preračunavanju vrednosti poslanih in prejetih publikacij, ampak v distribuciji in dostopnosti slovenske znanstvene literature po svetu, čeprav bi to pomenilo nespodbudno materialno in finančno stanje Biblioteke (Ramovš, 1952).

V letih od 1950 do 1953 se je zaradi spora Jugoslavije s Sovjetsko zvezo prekinila zamenjava publikacij z ustanovami iz Sovjetske zveze in držav pod njenim vplivom (Češka, Madžarska, Bolgarija itd.) (Stergaršek, 1976). Pozneje po razpadu skupne države Jugoslavije in posledično vojni se število ustanov, s katerimi je bila vzpostavljena zamenjava, ni dosti spreminjalo. Ves čas se je število ustanov gibalo med 1441 in 1532 v 80 do 83 državah, okoli leta 1990 pa je začela upadati zamenjava z jugoslovanskimi ustanovami. Osamosvojitev Slovenije je vplivala tudi na zamenjavo publikacij Akademije, saj je bilo treba ponovno vzpostaviti zveze z zamenskimi partnerji (Fabjančič, 2008).

V letu 2012 je Biblioteka SAZU sodelovala na področju zamen s 158 partnerji v Sloveniji in s 1350 partnerji iz 76 držav po svetu, torej skupno s 1508 akademskimi in drugimi znanstvenimi ustanovami (Dokler, Švajncer in Vide Ogrin, 2012). Evidenca dotoka gradiva glede na način nabave kaže, da največji delež dotoka gradiva med celotnim obstojem Biblioteke SAZU predstavlja prav zamenjava.

Pred desetimi leti se je tako v povprečju poslalo partnerjem okoli 5000 izvodov publikacij na leto (Dokler, Švajncer in Vide Ogrin, 2012). V obdobju od leta 2010 do leta 2021 pa se je v povprečju poslalo nekaj več kot 3000 izvodov publikacij na leto. Število poslanih lastnih publikacij v letu 2017 je naraslo glede na preteklo leto, že leta 2018 pa se je število poslanih lastnih publikacij bistveno znižalo in tako je tudi ostalo v zadnjih dveh letih (pošiljke v tujino so se znižale za približno 2000, pošiljke domačim partnerjem za približno 200 in darovi za približno 700 izvodov). Razlogi za upad poslanih publikacij so varčevanje pri izdajanju publikacij (sozaložniški projekti, pri katerih Akademija ne sodeluje z distribucijo), varčevanje pri poštnini in intenzivna revizija seznamov prejemnikov (Vide Ogrin, 2019).

Revizija zamenjave
Od leta 1957 poteka revizija zamenjave približno na pet let. V preteklosti je Biblioteka ustanovo, s katero je bila vzpostavljena zamena, od nje pa v treh letih ni prejela ničesar, opozorila z dopisom, ali še želijo sodelovati z Biblioteko na področju zamenjave (Stergaršek, 1975). Tako je Biblioteka v povprečju skoraj vsako leto prenehala sodelovati s približno petimi ustanovami, ob večjih revizijah pa je bilo število izločitev višje. Tako se je leta 1980 izločilo 69 tujih in 18 domačih naslovnikov, leta 1986 pa 134 tujih in 29 domačih (SFRJ). V letih 1990 in 2000 je bilo izločitev manj, v povprečju med 15 in 25. V letu 2005, ko je bila opravljena večja revizija, saj je bilo treba racionalizirati pošiljanje posameznih publikacij in poslovanje z zamenskimi partnerji, se je redno sodelovanje prekinilo s kar 181 naslovniki, vendar so se navezali novi stiki. Ob koncu leta 2007 je Biblioteka pri zamenjavi sodelovala s 1425 naslovniki iz 82 držav (Fabjančič, 2008). V zadnjih letih glede na zniževanje stroškov Biblioteka pri določenih pošiljkah pregleda sezname prejemnikov in se glede na temo publikacije, poštne stroške, jezikovne in tematske različnosti sproti odloča in izloči del ustanov s seznama prejemnikov. Tako se revizije zamenjave opravljajo sproti.

Evidenca zamenjave 
Biblioteka v zamenjavo pošilja lastne publikacije Akademije in publikacije Znanstvenoraziskovalnega centra SAZU. V preteklosti je zamenjava temeljila na vnaprej določenih načelih, ko sta se Akademija in partnerska ustanova dogovorili o obsegu, tematiki in vrsti publikacij, ki so bile predmet zamenjave. Z nekaterimi ustanovami se tako zamenjuje le periodika oziroma točno določeni naslovi. Po opravljenih večjih revizijah, ki jih Biblioteka izvaja vse od leta 1957 in v okviru katerih se je izločilo več zamenskih partnerjev, se nove zamenjave vzpostavljajo bolj na podlagi mednarodnega sodelovanja med institucijami in raziskovalci na področju znanosti in umetnosti.

Biblioteka je že kmalu po vzpostavitvi zamene vodila ustrezno in točno evidenco o poslanih publikacijah, prav tako tudi o prejeti literaturi. Poslanim publikacijam je prilagala posebne dopisnice, s katerimi so ustanove potrjevale njihov prejem. To je bil zamuden in dolgotrajen proces (Ramovš, 1952). Evidenca zamenjave se je sprva vodila kartotečno. Pri vodenju listkovnih kartotek so se ročno vpisovali podatki za vsako poslano publikacijo posebej, nato pa še evidentiranje potrdila prejema. Leta 1987 se je kartotečni evidenci pridružila elektronska oblika, ki je potekala najprej v programskem okolju STEVE, od leta 2007 pa v okolju EVA (Dokler, Švajncer in Vide Ogrin, 2012).

E-zamena
Zaradi obsežnosti področja zamenjave publikacij in z njo povezanega ročnega dela se je pokazala potreba po sistemu, ki bi olajšal delo in odpravil odvečno ročno delo. Zato se je v letu 2010 sprejela odločitev, da se s pomočjo zunanjega razvijalca programske opreme vzpostavi zmogljiv in hiter sistem, ki odpravlja odvečno ročno delo in obenem omogoča stalne izboljšave in nadgradnje sistema. Aplikacija, ki se uporablja od novembra 2011, omogoča urejanje podatkov o partnerjih, urejanje podatkov o publikacijah, urejanje seznamov za posamezne pošiljke, samodejno pošiljanje e-poštnih obvestil o poslanih pošiljkah, samodejno potrjevanje prejema s strani prejemnikov, izvoz podatkov v formatu .xls ter še veliko bistvenih funkcij, ki so delo na področju zamenjave publikacij bistveno olajšale, avtomatizirale in pohitrile (Dokler, Švajncer in Vide Ogrin, 2012).

Sistem je razdeljen na pet večjih segmentov: Uporabniki, Publikacije, Ustanove, Zaloga in Zamena.

V segmentu Uporabniki je mogoče urejanje uporabniških imen, dovoljenj in statusov uporabnikov. Uporabnikom se lahko dodeljujejo posamezna dovoljenja, omogoča delo tudi več uporabnikom hkrati. Ta segment lahko urejajo le uporabniki z administrativnimi pooblastili.

Segment Publikacije predstavlja sam začetek postopka pošiljanja publikacij zamenskim partnerjem. V tem segmentu se v ustrezna polja vnesejo osnovni bibliografski podatki publikacij, podatki o ceni in količini izvodov zaradi sledljivosti stanja zaloge v skladišču. Podatki o količini posameznih publikacij se z vsakokratnim pošiljanjem samodejno posodobijo.

V segmentu Ustanove se vnašajo podatki o ustanovah – poštni naslov, elektronski naslov, kontaktni podatki ter razne opombe, kot so spremembe naslova, spremembe kontaktne osebe, ukinitve oziroma vzpostavitve zamene ter vzroki zanjo. Vsaka ustanova ima svojo enolično oznako, ki se dodeli ročno in je sestavljena iz črke, ki označuje tip ustanove, ter tekoče številke. Ustanove se ločijo na štiri glavne tipe – prvi tip so ustanove, ki se jim pošiljajo publikacije v dar; drugi tip so tuje ustanove, ki se jim pošiljajo publikacije v zameno; tretjemu tipu ustanov se pošiljajo publikacije za namen recenzije in četrti tip so ustanove v Sloveniji, ki se jim pošiljajo publikacije v zameno. Pri vsaki ustanovi se nato v razdelku Zamene dodajo podatki o zameni za posamezne publikacije. Vsaka publikacija ima svoj podrazdelek, v katerega se vnesejo poleg naslova publikacije tudi podatki, kdo je pobudnik zamene, kdaj se je vzpostavila in tudi ali je zamena aktivna oziroma kdo jo je ukinil.

Segment Zaloga je razdeljen na dva razreda. Prvi razred Zaloga omogoča hiter in enostaven vpogled v stanje zaloge gradiva, ki je bil prejet pri zamenjavi. Tu so vidne vse publikacije, ki imajo v sistemu Cobiss/Zaloga v polju 996/997 kot način nabave izbrano zameno. Prejeto gradivo lahko pregledujemo oziroma iščemo po naslovu publikacije, po ustanovi, ki nam je publikacijo poslala, ter po datumu inventarizacije. Vsakodnevno stanje zaloge zamenskih publikacij se v razredu Zaloga datoteke posodablja z datotekami, ki jih na podlagi dogovora dnevno pripravlja Institut informacijskih znanosti Maribor (IZUM).

Zadnji segment je Zamena, ki je razdeljen na tri razrede – Paketi, Pošiljke in Zamena. V tem segmentu potekajo postopki samega pošiljanja publikacij na osnovi podatkov, ki so vneseni v razreda Publikacije in Ustanove. Sistem je zastavljen tako, da z ukazom generira seznam ustanov, ki se jim pošlje določena publikacija. Prav tako omogoča izpis posameznih seznamov ustanov glede na tip ustanove. Če je pri ustanovi izpolnjeno polje, ki vsebuje elektronski naslov ustanove, se po približno sedmih do štirinajstih dneh po poslani pošiljki lahko pošljejo elektronska potrdila za izbrane pošiljke vsem ustanovam hkrati. Sporočilo vsebuje kratek dopis o publikaciji, ki je bila poslana, in URL-povezavo, pri čemer prejemnik zgolj s klikom nanjo potrdi prejem paketa. Glede na to, ali je ustanova iz tujine ali Slovenije, se samodejno generira potrdilo v angleškem oziroma slovenskem jeziku. Še vedno pa se zgodi, da kljub enostavnemu sistemu potrjevanja veliko prejemnikov prejema publikacij ne potrdi.

V prihodnosti se načrtuje nadgradnja sistema s segmentom Prodaje z avtomatizacijo nekaterih do zdaj ročnih postopkov. Z vključitvijo segmenta Prodaje bi bilo stanje zaloge publikacij v skladišču ažurno, kar pa trenutno še ni mogoče, saj sistem beleži le publikacije, ki so odposlane zamenskim partnerjem.

Prihodnost zamenjave 
V preteklih dveh letih, ki ju je zaznamovala pandemija, se je povečal delež vrnjenih paketov. Predvsem je to posledica delnega in začasnega zaprtja poštnega prometa z določenimi državami sveta in zaprtja ustanov, ki v času epidemijskih valov niso prevzemale pošte na svojem naslovu ali poštnem uradu. Razlogi za vrnjene pakete so tudi spremembe v naslovu prejemnikov, ki pa jih zamenski partnerji žal ne sporočajo. Ustanove, s katerimi je vzpostavljena tekoča in redna zamenjava, na take spremembe običajno opozorijo s poslano elektronsko pošto ali z dopisnico oziroma dopisom, ki je priložen publikaciji, ki jo v zameno prejme Biblioteka.

Na število poslanih/prejetih publikacij pri zameni pa v zadnjih letih vpliva tudi porast elektronskih izdaj publikacij. Zamenski partnerji po več desetletjih sodelovanja odpovedujejo zamenjavo zaradi elektronskih izdaj svojih publikacij. Za tiskane izdaje se zaradi stroškov tiska, visokih stroškov poštnine in ogljičnega odtisa ne odločajo več oziroma se odločajo za nižje naklade, te pa so posledično tudi vzrok za ukinitev zamenjave med ustanovami. Tudi Biblioteka je v preteklih letih, ko je začela digitalizirati starejše publikacije in sočasno izdajati tiskane in elektronske publikacije, zamenske partnerje obvestila o prostem dostopu do publikacij na spletu. Leta 2016 je Biblioteka zamenskim partnerjem ponudila možnost, da obdržijo zameno za tiskane izvode ali se odločijo le za elektronsko prosto dostopne izdaje nekaterih svojih publikacij. Veliko partnerjev je takrat obdržalo zamenjavo za tiskane izvode.

V zadnjih letih so pandemija in mednarodni odnosi vplivali na oziroma spremenili tudi poštni promet, posledično to pomeni višje stroške pošiljanja in časovno dolgotrajnejši postopek priprave pošiljk. Od vseh sprememb, s katerimi se Biblioteka srečuje, bo odvisen tudi nadaljnji razvoj aplikacije in sistema zamenjave.

Viri in literatura

Dokler, J., Švajncer, M. in Vide Ogrin, P. (2012). Zamenjava publikacij kot izziv za uvajanje novih tehnologij v Biblioteki SAZU. V A. Kavčič-Čolić (ur.). Izzivi sodobnih tehnologij: konkurenčna prednost knjižničnih storitev: zbornik referatov (str. 189–203). Zveza bibliotekarskih društev Slovenije.

Fabjančič, M. (2008). Naših sedemdeset let. V M. Fabjančič (ur.). Sedemdeset let Biblioteke Slovenske akademije znanosti in umetnosti (str. 11–50). SAZU.

Ramovš, P. (1952). Biblioteka in publikacije Slovenske znanosti in umetnosti v letih 1938–1951. Slovenska akademija znanosti in umetnosti.

Stergaršek, S. (1976). Knjižna zamena Biblioteke Slovenske akademije znanosti in umetnosti. Slovenska akademija znanosti in umetnosti.

Vide Ogrin, P. (2019). Biblioteka SAZU v letu 2018. Letopis Slovenske akademije znanosti in umetnosti, 69, (str. 357–366).