Veš založnik svoj dolg ali Zapisi CIP z vidika pridobivanja obveznih izvodov (2014–2023)

Izvleček
Cataloging in publication (v nadaljevanju CIP) je akronim za kataložni zapis o publikaciji. Zapis CIP je nepopolni bibliografski zapis, ki ga pri nas dobi publikacija pred natisom. Med drugim omogoča sledljivost publikacij, kar je pomembno za pridobivanje obveznih izvodov. Raziskavo smo izvedli z namenom, da bi ugotovili razmerje med zapisi CIP in obveznimi izvodi, ki so jih zavezanci dolžni pošiljati Narodni in univerzitetni knjižnici (v nadaljevanju NUK), in kakšne naloge nacionalna knjižnica pri tem opravlja, da bi jih pridobila. Podatke smo iskali v lokalni bazi NUK v sredini februarja 2024 za obdobje 2014–2023. S statistično analizo smo ugotovili, da skoraj 92 odstotkov zapisov CIP vnese NUK. Za publikacije na fizičnih nosilcih zapisa je bilo v povprečju vnesenih čez 6600 zapisov CIP na leto. Ko publikacijo NUK prejme, zapis CIP dopolnimo po mednarodnih bibliografskih standardih za obdelavo gradiva in popišemo zalogo. Raziskava je pokazala, da v letu, ko je bil zapis CIP izdelan, NUK dobi zgolj slabo polovico obveznih izvodov. Na letni ravni NUK reklamira enkrat ali večkrat kar tretjino zapisov CIP. V fazi zapisa CIP po več letih ostane še pet odstotkov zapisov. Pri predstavljenih rezultatih je treba upoštevati, da so pridobljeni v »živi« bazi, v kateri se podatki o reklamacijah in zalogi dnevno spreminjajo, zato so možna odstopanja.

Ključne besede: CIP, NUK, reklamacije, bibliografski zapisi, obvezni izvodi, zakonodaja, dobavitelji

Uvod
Letos mineva 250 let od prejema prvega obveznega izvoda in to nas je spodbudilo, da z našo raziskavo prispevamo delček v mozaik pridobivanja obveznih izvodov. Zanimalo nas je, koliko je še ostalo fizičnih nosilcev zapisa v času umetne inteligence, dokumentov v oblakih, spletnih publikacij in spletnih omrežij, ki so vedno bolj prisotna. Na kakšen način tako gradivo najhitreje zasledimo, da opravimo naloge, ki jih od nacionalne knjižnice kot depozitarne organizacije zahteva zakonodaja, saj Zakon o knjižničarstvu (2001) v 29. členu med prednostne naloge uvršča pridobivanje in obdelavo obveznega izvoda gradiv. Zakon o obveznem izvodu publikacij (Zakon, Ur. l. RS, št. 69/06 in 86/09; v nadaljevanju ZOIPub) v 13. členu določa, da je knjižnica dolžna sprejemati, zbirati, obdelovati, hraniti in dajati v uporabo obvezni izvod za študijske, raziskovalne in podobne namene ter zagotavljati ohranjanje obveznega izvoda vseh publikacij, ki so bile izdane, založene, objavljene, izdelane ali razmnožene v Republiki Sloveniji ali pa uvožene in prilagojene za distribucijo v Republiki Sloveniji, ter omogočiti izvajanje bibliografskega nadzora, izdelavo nacionalne bibliografije in pripravo podatkov o slovenski založniški produkciji v skladu s strokovnimi navodili.

Z vidika pridobivanja obveznih izvodov v NUK sodelujemo z dobavitelji oziroma s prvim navedenim v območju založništva, če gledamo s stališča bibliografskega zapisa. V skladu z ZOIPub (Zakon, 2006, čl. 9) je zavezanec za obvezni izvod publikacij vsaka pravna ali fizična oseba, ki izdaja publikacije: založnik, izdajatelj, distributer ali samozaložnik. Za boljšo preglednost nad pošiljanjem obveznih izvodov smo v članku predstavili zapis CIP, kdo ga pripravlja in čemu je namenjen. Razložili smo predmet obveznega izvoda in pojasnili, kdo je zavezanec za obvezni izvod. V lokalni bazi NUK smo izvedli raziskavo na podlagi zapisov CIP, ki omogočajo sledljivost publikacij, ki so tik pred izidom. Odgovore smo iskali od 14. do 20. februarja 2024, podatke o zapisih CIP, ki so še v obdelavi, smo dobili 4. marca. Za lažjo primerjavo med posameznimi leti smo se odločili za obdobje zadnjih desetih let. Največkrat smo iskali po podpolju 992b, ki je namenjeno osebnim statistikam, podpolju 001a, v katerem izberemo kodo za predhodni zapis (CIP), in po podpolju 021b, ki je namenjeno beleženju podatkov o obveznih izvodih, ter po letih izida. Želeli smo ugotoviti, koliko časa poteče med vnosom zapisa CIP in prejemom obveznega izvoda na fizičnem nosilcu zapisa. Koliko reklamacij opravimo in kakšna je njihova uspešnost. Iz prakse vemo, da kljub reklamacijam ne uspemo pridobiti vseh obveznih izvodov, zato smo iskali razloge za tako stanje. Ugotavljali smo, koliko zapisov CIP ostane neizdanih. Glede na dnevni pritok obveznih izvodov nas je zanimalo, koliko obveznih izvodov z zapisi CIP je v obdelavi in koliko nam jih v NUK uspe vsak dan obdelati. Kje so razlogi za zaostanke. Nazadnje smo poiskali še razmerje med pridobljenimi obveznimi izvodi z zapisi CIP in med tistimi, ki zapisa CIP nimajo. Predvidevali smo, da izide vsako leto manj publikacij brez natisnjenega zapisa CIP.

Podpolje 992b, v katero so vneseni podatki o zapisih CIP, je namenjeno osebnim statistikam in ga sistem ne kontrolira. Kodo lahko pozabimo vnesti ali se zatipkamo. Tudi pri podpolju 021b so možna odstopanja, saj je včasih podpolje izpolnjeno, čeprav gradiva nismo prejeli kot obvezni izvod, temveč smo ga pridobili z nakupi, zameno ali darovi. Odstopanja povzročajo tudi spremenjeni dogovori o načinih beleženja statusa za gradivo, ki ga kljub reklamacijam nismo prejeli kot obvezni izvod. Zapisi CIP, ki so bili iz kakršnih koli razlogov brisani, niso vključeni v raziskavo.

Namen raziskave je na podlagi podatkov, pridobljenih v bazi COBIB, ugotoviti dejansko stanje v NUK z vidika zakonskih obveznosti pri pridobivanju obveznih izvodov publikacij za zapise CIP na fizičnih nosilcih. V dosedanji praksi obvezne izvode v Oddelku za pridobivanje gradiva NUK reklamiramo s seznama dobaviteljev, ki za preteklo leto še niso poslali obveznih izvodov z zapisi CIP. Raziskava je prva na tem področju in odpira drugačen pogled na reševanje reklamacij obveznih izvodov. Je korak bližje k samodejnemu reklamiranju obveznih izvodov v sistemu COBISS Lib, ki bi lahko skrajšal čas izvedbe ponovnih reklamacij.

Komu se dodeli zapis CIP, kdo ga pripravi in kaj je obvezni izvod
Pri iskanju novejših slovenskih publikacij v vzajemni bibliografsko-kataložni bazi podatkov (COBIB) pogosto dobimo odgovor »ni zaloge«. Med drugim je razlog za tako sporočilo zapis CIP, ki ga publikacija dobi pred natisom.

O zapisu CIP navaja Kanič (2014a), da naj bi ga praviloma imela vsaka publikacija. Zapis CIP pomeni, da je publikacija obdelana v skladu z mednarodnimi pravili za katalogizacijo še pred izidom. Zapis je del bibliografske baze ustanove, ki je zapis pripravila. Vlogo za zapis CIP pošlje založnik ali izdajatelj na podlagi naslovne strani, kolofona in kazala. V primeru, da v publikaciji kazala ni, pošlje spremno besedilo, uvod ali začetek besedila (Kanič, 2014a, 2014b).

Zapis CIP dobijo: tiskane knjige in brošure, zvočne knjige, elektronske knjige in druge elektronske publikacije, dostopne na fizičnih nosilcih, glasbeni tiski, atlasi in zemljevidi ter avdiovizualno gradivo z dokumentarno, domoznansko in izobraževalno vsebino.¹ Zapis CIP dobijo tudi spletne publikacije, ki pa niso bile predmet naše raziskave, saj smo se osredotočili le na publikacije na fizičnih nosilcih zapisa.

Namen zapisa CIP je večplasten (Kanič, 2014):

• »nudi takojšnjo informacijo o publikaciji in posledično pospešuje njen pretok na tržišču;
• skrajša čas obdelave določene bibliografske enote in tako omogoča hitrejšo dostopnost v knjižnici;
• standardizira bibliografski opis;
• olajša delo tistim knjižničarjem, ki nimajo strokovnega osebja za obdelavo publikacij;
• izvaja bibliografsko kontrolo;
• knjigarnam olajša razvrščanje v tematske sklope.«

Zapis CIP omogoča tudi sledljivost obveznih izvodov, ki jih nacionalna knjižnica (Zakon, 2006) pridobiva. Četrti člen navaja naslednje publikacije kot predmet obveznega izvoda:

»(1) Obvezni izvod zajema publikacije, ki so bile objavljene v Republiki Sloveniji ali so bile proizvedene zunaj nje, če imajo njihovi založniki sedež ali podružnico v Republiki Sloveniji in so namenjene za distribucijo ali dostopnost v Republiki Sloveniji ter vsebujejo besedilne, zvočne, slikovne ali notne zapise ali njihove kombinacije.

(2) Obvezni izvod zajema tudi publikacije, ki so izšle v tujini in so namenjene za dostopnost ali distribucijo v Republiki Sloveniji ter so v slovenščini ali so prilagojene slovenskemu trgu.

(3) Publikacije, ki so izdane na fizičnih nosilcih, so predmet obveznega izvoda, če so v enem natisu izdane v nakladi najmanj 50 izvodov. Faksimile je predmet obveznega izvoda ne glede na število izdanih izvodov.«

Zavezanci morajo obvezne izvode dostaviti v petnajstih dneh po objavi ali začetku prodaje ali distribucije (Zakon, 2006, čl. 11).

Obvezni izvod pomeni v NUK dve tretjini letnega prirasta (Kisovec – Terček, 2006). Podobno stanje je bilo tudi lansko leto, ko smo z obveznim izvodom na fizičnih nosilcih zapisa pridobili 65 odstotkov gradiva.

Zapise CIP pri nas ne vnaša samo nacionalni center, temveč jih vnašajo v treh knjižnicah (Kanič, 2014a): v NUK, Univerzitetni knjižnici Maribor (v nadaljevanju UKM) in v Narodni študijski knjižnici v Trstu (v nadaljevanju NŠK). Največ zapisov CIP v bazo COBIB prispeva NUK (91,8 odstotka), manjši del UKM (7,7 odstotka) in najmanj NŠK (0,5 odstotka). Zapise CIP obeh knjižnic NUK periodično prevzema v lokalno bazo (preglednica 1). Čeprav je delež zapisov CIP, ki jih izdela NŠK, majhen, je treba vedeti, da NŠK vnaša zapise CIP večinoma za publikacije, ki jih izdajajo zamejski Slovenci v Italiji.

Tabela 1: Ustanove in število kreiranih zapisov CIP (2014–2023)

Vsak naročnik poleg zapisa CIP dobi tudi opomnik, da mora poslati v NUK obvezne izvode, kar je opazno pripomoglo k boljšemu pridobivanju le-teh.

Razmerje med zapisi CIP in obveznimi izvodi publikacij v NUK (2014–2023)
V obdobju 2014–2023 je bilo pripravljenih skupaj 66.041 zapisov CIP za gradivo na različnih fizičnih nosilcih. Od tega je bilo vnesenih 95 odstotkov zapisov CIP za tiskane monografske publikacije. Vnesenih je bilo tudi 14.871 zapisov CIP (19 odstotkov) za spletne publikacije, ki niso vključene v našo raziskavo.

Iz preglednice 2 je razvidno, da je letna rast zapisov CIP v desetletnem obdobju relativno konstantna. To pomeni, da je bilo na letni ravni v povprečju vnesenih 6604 zapisov CIP. Večje nihanje beležimo le v koronskem obdobju: najmanjše število zapisov CIP je bilo narejeno v letu 2020 (6151 zapisov CIP), največje pa v letu 2021 (7164 zapisov CIP).

Tabela 2: Število zapisov CIP na fizičnih nosilcih zapisov (2014–2023)

V istem letu, kot je bil zapis CIP vnesen, smo v NUK od zavezancev prejeli slabo polovico obveznih izvodov, naslednje leto pa zaradi reklamacij še tretjino obveznih izvodov. Po več kot dveh letih od izdelave zapisa CIP smo prejeli 6918 publikacij (slika 1). V to število je zajetih tudi:

• 208 tematskih številk, za katere se zaloga vodi pri kontinuiranih virih, čeprav so obdelane kot monografske publikacije;
• 187 publikacij, za katere je CIP zapise pripravila NŠK, a niso predmet obveznega izvoda in smo jih dobili z zameno;
• 42 publikacij, ki smo jih kupili oziroma smo jih pridobili kot dar knjižnic s seznamov odpisanega gradiva.

Grafikon 1: Pošiljanje obveznih izvodov z zapisi CIP v NUK (2014–2023)

Rezultati raziskave jasno kažejo, da vsi zavezanci ne spoštujejo zakona in ne pošiljajo v NUK obveznih izvodov v petnajstih dneh po izidu.

Nato smo iskali število zapisov CIP, za katere smo v NUK prejeli obvezni izvod in ki so še vedno v obdelavi. V Oddelku za pridobivanje gradiva za publikacije z zapisi CIP najprej pripravimo dobavnico, s katero potrdimo zavezancu prejem obveznih izvodov, in gradivo hkrati ali pozneje inventariziramo. Za obdobje 2014–2023 čaka na inventarizacijo gradiva še 488 publikacij (9 odstotkov). Na popolni bibliografski zapis v Nacionalnem bibliografskem centru čaka slabih 7 odstotkov zapisov CIP oziroma 361 naslovov publikacij.

Za boljšo predstavo o obdelavi publikacij z zapisi CIP smo v začetku marca poiskali podatke o tem, koliko izvodov smo v februarju v povprečju obdelali na dan: inventarizirali smo 23 naslovov publikacij oziroma 46 inventarnih enot in pripravili popolni bibliografski zapis za 25 zapisov CIP. Pri tem moramo poudariti, da ne obdelujemo samo zapisov CIP na fizičnih nosilcih, ampak tudi druge publikacije.

Razlogi za visoko število neinventariziranih publikacij, ki smo jih prejeli z obveznim izvodom, so: nepopolne ali makulaturne publikacije, nejasnosti glede usmeritve gradiva in ali opreme, nejasnosti glede pošiljatelja obveznih izvodov, neustrezen zapis CIP v publikaciji in težave pri obdelavi ter občasno velik dnevni pritok, ki povzroča vedno večje zaostanke pri inventarizaciji. Prav tako ni zanemarljivo število publikacij, ki jih dobavitelji iz kakršnih koli razlogov želijo umakniti ali nadomestiti z novimi, ali pa pošiljajo popravke za že izdane publikacije.

Večina gradiva z zapisi CIP za leto 2023 je v dnevnem obtoku obdelave in se količina hitro spreminja. Dejansko med zaostanke pri obdelavi lahko štejemo 268 (5 odstotkov) zapisov CIP, ki so zaradi različnih vzrokov obtičali v obdelavi.

Reklamacije zapisov CIP
Postopek reklamiranja predpostavlja dobro poznavanje založniškega trga, hitro odzivnost in dolgoletno prakso. Preden reklamiramo določeno publikacijo, vedno preverimo, ali ima že kakšna knjižnica zalogo vpisano v bazo COBIB. Skoraj tretjino publikacij, za katere je bil izdelan zapis CIP, smo vsaj enkrat reklamirali. Največ smo jih reklamirali v koronskem obdobju. V letu 2021 smo reklamirali 2534 publikacij za zapise CIP, vnesene v istem letu. Največ zapisov CIP, ki še nikoli niso bili reklamirani, je iz leta 2023 (slika 2). Eden izmed razlogov je, da vse publikacije še niso izšle. V vzajemni bazi COBIB ima 64 odstotkov zapisov za publikacije z zapisi CIP iz leta 2023 že popolne bibliografske zapise, ki so v NUK še vedno v fazi zapisa CIP. Med njimi je nekaj takih, ki jih zavezanci pustijo v UKM, da nam jih od tam dostavijo, in pri tem prihaja do zamika pri obdelavi. Prav tako jih nekaj že čaka na obdelavo v NUK. Preostale moramo čim prej reklamirati, ker so zavezanci spregledali zakonsko določbo glede pošiljanja obveznih izvodov.

Pri pregledu vzajemne baze COBIB za obdobje 2014–2023 je razlika med zapisi CIP v naši bazi in med zapisi v vzajemni bazi 65 odstotkov. Kar pomeni, da od zavezancev še nismo prejeli 65 odstotkov obveznih izvodov na fizičnih nosilcih, ki imajo zapise CIP. Nekaj smo jih že prejeli in čakajo na obdelavo, nekaj smo jih že reklamirali. Zagotovo so med njimi tudi taki, ki so po pomoti dobili zalogo v drugih knjižnicah. Ne glede na to je treba vsak naslov temeljito preveriti in čim prej najti publikacije, ki jih zavezanci niso poslali v NUK.

Od 18.841 reklamiranih zapisov CIP v obdobju 2014–2023 smo dobili 15.776 monografskih publikacij na različnih fizičnih nosilcih (84 odstotkov).

Grafikon 2: Število reklamiranih zapisov CIP na fizičnih nosilcih zapisa (2014–2024)

Nekaj publikacij na fizičnih nosilcih zapisa smo pridobili po več kot dveh letih od nastanka zapisa CIP ali celo kasneje.

Še vedno ostaja v fazi CIP 5694 zapisov, ki nimajo zaloge, kar pomeni skoraj 9 odstotkov od vseh zapisov CIP, pripravljenih v tem desetletju. Po statističnih izračunih za zapise CIP, vnesene v letu 2023, pričakujemo tretjino obveznih izvodov v prvi polovici leta 2024. Če odštejemo zapise CIP iz lanskega leta, se delež zapisov CIP, pripravljenih v tem desetletju, zmanjša na 5 odstotkov, kar je bližje dejanskemu stanju.

Najmanj zapisov CIP za publikacije, za katere še nismo prejeli obveznih izvodov, beležimo v letu 2020, in sicer 219 (preglednica 3). Od teh jih ima 33 (15 odstotkov) opombo, da jih kljub reklamacijam nismo prejeli in so neizterljive, za enajst od njih (5 odstotkov) pa smo dobili odgovor zavezanca, da ne bodo izšle (preglednica 4). Presenetljiv je podatek, da je med zapisi CIP tudi 83 zapisov za kontinuirane vire. Objava na naši spletni strani glede priporočil za zapise CIP serijske publikacije uvršča med tiste, za katere zapisa CIP ne vnašamo.² Omenjene primere bomo še preverili in jih glede na ugotovitve brisali ali ustrezno spremenili.

Tabela 3: Stanje zapisov CIP, ki so v februarju 2024 še vedno v fazi zapisa CIP in za katere nismo prejeli obveznih izvodov (2014–2023)

Pri brisanju zapisov CIP smo previdni. Tudi če od zavezanca prejmemo obvestilo, da določena publikacija verjetno ne bo izšla, raje počakamo, ker se je v praksi izkazalo, da se po določenem času ponovi prošnja za isto publikacijo. V tem primeru je v zapisu CIP treba popraviti oziroma spremeniti le leto izida in založnika. Zato brišemo samo tiste zapise, za katere zanesljivo vemo, da ne bodo nikoli izšli. Podatke o tem so nam posredovali avtorji sami ali zavezanci za obvezni izvod.

Število opomb v zapisih CIP, da publikacija ni več na zalogi, se v obdobju od 2014 do 2023 manjša (preglednica 4). Razlog za to so bodisi uspešno realizirane reklamacije bodisi smo gradivo pridobili na drug način. Preden pri opombah o reklamacijah v podpolju 992b pri določenem gradivu vpišemo, da ni bilo izdano, moramo nujno preveriti zalogo v drugih knjižnicah. V bazi COBIB obstaja kar nekaj zapisov CIP, narejenih zgolj zaradi točk, ki jih raziskovalci in študentje potrebujejo za napredovanje, razpise projektov ali štipendije, pri čemer najavljene publikacije kasneje niso bile izdane oziroma so izšle kot spletne publikacije.

Tabela 4: Reklamacije za zapise CIP na fizičnih nosilcih zapisa in opombe (2014–2023)

Na podlagi zapisa CIP publikacije lažje pridobimo in jih trajno hranimo ter ohranimo. Vseh publikacij z zapisom CIP nam kljub večkratnim poskusom ne uspe pridobiti. Razlogi so različni: neodzivnost zavezancev; spremenjeni kontaktni podatki zavezancev; kasnejši nesporazumi ali celo konflikti med avtorji oziroma avtorjem in založbo; nesporazumi med založniki ali tiskarji; nepoznavanje ZOIPub; nepredvidljivi dogodki, ki vplivajo na realizacijo izdaje publikacije (na primer lanskoletne poplave; stečaj podjetja) oziroma dostave obveznih izvodov (na primer smrt avtorja, zavezanca). Določene publikacije z zapisi CIP pa niti ne zapadejo pod ZOIPub: dotisi, naklade pod 50 izvodi³ in tajne publikacije, ki jih hranijo institucije same, dokler traja zaupnost.

Z uvedbo novih tehnologij za oblikovanje in tiskanje publikacij se je povečalo število zavezancev, saj se je izdaja publikacij poenostavila in posledično postala dostopna vsakomur. Po ZOIPub mora NUK tvoriti bazo zavezancev, ki ni javno dostopna. Podatki o zavezancih se vnašajo oziroma urejajo vsak dan. Največ novih zavezancev smo zabeležili leta 2014 (770) in najmanj zadnje leto koronskega obdobja leta 2022 (510). Večina novih zavezancev so samozaložniki, razna društva, zveze, zbornice, šole, vrtci ipd., ki občasno izdajo kakšno jubilejno publikacijo ali leposlovno delo svojih članov. V tem desetletju vsako leto povprečno zabeležimo okoli 600 novih zavezancev (preglednica 5).⁴ Nove zavezance redno seznanjamo, kaj potrebujemo za zapis CIP, tudi z izvajanjem seminarjev za založnike, na katerih jih seznanimo tudi s tem, kateri podatki v kolofonu so obvezni, in s pomenom obveznih izvodov v nacionalnem smislu. Zaradi raznolikosti in množice novih zavezancev vseh ne dosežemo.

Tabela 5: Število novih zavezancev obveznega izvoda (2014–2023)

Obvezni izvodi publikacij brez zapisa CIP (2014–2023)
Določene publikacije, ki jih pridobimo v NUK, nimajo zapisa CIP. Za razliko od drugih držav (npr. Italije) je pri nas zapis CIP brezplačen in ni obvezen, zato nas je zanimalo, koliko tovrstnih publikacij smo v zadnjem desetletju prejeli kot obvezni izvod. Zapisa CIP ne vnašamo in ga zavračamo za naslednje publikacije:

• brošure množičnega obveščanja, prospekte, razglednice in plakate, ki jih večinoma obdelamo v zbirnih zapisih;
• serijske publikacije in koledarje, ki jih obdelamo kot kontinuirane vire;
• doktorske disertacije, ki spadajo med sivo literaturo, in podobno.⁵

V letu 2014 smo pridobili 2652 monografskih publikacij brez zapisa CIP. Število prejetih publikacij brez zapisa CIP se vsako leto manjša in tako smo v letu 2023 pridobili le še 806 publikacij na fizičnih nosilcih zapisa (preglednica 6). S stališča pridobivanja obveznih izvodov pa je tako gradivo veliko težje zaslediti, reklamirati in pridobiti.

Tabela 6: Zapisi CIP na fizičnih nosilcih zapisa v primerjavi z obveznimi izvodi, ki zapisa CIP nimajo (2014–2024)

Zaključne misli
Publikacije, ki jih hranimo v nacionalni zbirki NUK, so namenjene uporabnikom. Želimo si, da bi bila časovna vrzel med izdelavo zapisa CIP za določeno publikacijo in oddajo obveznih izvodov čim manjša. Raziskava je pokazala, da se pri večini publikacij med datumom izdelave zapisa CIP in oddajo obveznih izvodov na fizičnih nosilcih zapisa čas podaljša za eno ali celo več let. Pogled v vzajemno bazo COBIB pokaže, da je za zapise CIP, vnesene v letu 2023, kar 64 odstotkov knjižnic pred nami dobilo publikacije. Za celotno desetletno obdobje je vrednost še za odstotek višja, kar pomeni, da vsi zavezanci ne spoštujejo zakona in ne dostavijo obveznih izvodov pravočasno v NUK.

Ugotovili smo, da se vedno več zavezancev za obvezni izvod odloči za zapis CIP pred natisom. Sklepamo, da so k temu pripomogli tudi naši seminarji za založnike. Manj razveseljiv je podatek, da moramo reklamirati kar tretjino zapisov CIP, da pridobimo obvezni izvod. Vztrajnost pri reklamacijah pripomore k temu, da ostane v fazi CIP le še pet odstotkov zapisov. Pri tem se zastavlja vprašanje, kdaj je pravi čas za brisanje le-teh.

Pozornost vzbuja tudi veliko zapisov CIP na fizičnih nosilcih, ki so še v obdelavi bodisi v inventarizaciji bodisi v katalogizaciji. Zato bo treba pregledati posamezne zapise in ugotoviti, kaj se je s publikacijami zgodilo. Dejstvo je, da so zaostanki pri obdelavi v NUK stalnica že od konca štiridesetih let prejšnjega stoletja do danes zaradi pomanjkanja kadrov (Jakac-Bizjak, 1996). Nekaj zapisov pa je zagotovo tudi posledica napak ali spornih odločitev pri vnosu zapisov v bazo COBIB (npr. 83 zapisov CIP za kontinuirane vire).

Posebno skrb bo treba nameniti ustreznemu beleženju obveznih izvodov v podpolje 021b v COBISS Cat, ker v formatu MARC ne vidimo zaloge. Pomagamo si tako, da s svinčnikom napišemo število prejetih izvodov na postavitveni izvod. Pri nekaterih knjigah se številka slabo vidi ali se sploh ne vidi (npr. temne ali svetleče podlage). Še večji izziv glede števila obveznih izvodov pomeni gradivo, ki ga zavezanci predajo v UKM. Število prejetih izvodov vnesemo v inventarne opombe, ki jih katalogizator v COBISS Cat ne vidi, v COBISS Lib pa hitro spregleda (podpolje 996n »14 od UKM«).

Opravljena raziskava je korak bližje samodejnemu reklamiranju obveznih izvodov v COBISS Lib, ki bo skrajšalo in poenostavilo postopek ponovnega reklamiranja obveznih izvodov. Pred tem bo treba preveriti in popraviti veliko napak ter nedoslednosti iz pretekle prakse.

Iskanje publikacij, ki nimajo zapisa CIP, je še zahtevnejše in nikoli nam ne bo uspelo pridobiti vseh izvodov kljub vsem prizadevanjem z reklamiranjem in seminarji za založnike.
Obvezni izvod je kulturni spomenik, ki ga v NUK trajno hranimo in je na voljo v znanstvene ter raziskovalne namene. Na nacionalni ravni poudarjamo naslednje posledice za publikacije, ki jih zavezanci ne pošljejo v NUK:

• ne bodo uvrščene v slovensko nacionalno zbirko;
• ne bodo zajete v slovensko založniško produkcijo;
• ne bodo uvrščene v Slovensko bibliografijo;
• praviloma nimajo zagotovljenih pogojev za trajno hranjenje publikacij, razen če so našle mesto v drugi knjižnici, kjer še obstaja možnost za izposojo širši javnosti. V končni fazi jih lahko knjižnica odpiše in ponudi NUK v trajno hrambo;
• na razpolago so le skupini posameznikov, z omejenim časom hranjenja ene do dveh generacij in z minimalno možnostjo, da najdejo pot do nacionalne zbirke NUK.

Na koncu še prisrčna zahvala Damijani Kisovec in Ireni Sešek za pregled članka, vse popravke in zanimive ideje, ki so se ob tem razvile.

Viri in literatura

CIP – kataložni zapis o publikaciji. Dostopno na: CIP – kataložni zapis o publikaciji | Narodna in univerzitetna knjižnica – spletna stran (uni-lj.si)

Jakac – Bizjak, V. (1996). Narodna in univerzitetna knjižnica – 50 let strokovnega dela: dejstva in številke v delovanju NUK-a med letoma 1945–1995. Petdeset let Narodne in univerzitetne knjižnice. Narodna in univerzitetna knjižnica. Str. 91–112.

Kanič, A. (2014a). Naj kovačeva kobila ne bo bosa…: CIP in ISBN/ISMN. Knjižničarske novice 24(7/8), str. 4–5.

Kanič, A. (2014b). Naj kovačeva kobila ne bo bosa…: naslovna stran in kolofon. Knjižničarske novice 24(9), str. 4–5.

Kisovec – Terček, D. (2006). Informacije za založnike. Narodna in univerzitetna knjižnica.

Lokalna baza NUK. (feb. 2024). COBIB.SI: baza podatkov v sistemu COBISS.SI. IZUM.

Zakon o knjižničarstvu (ZKnj-1). (2001). Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 – ZUJIK, 92/2015.

Zakon o obveznem izvodu publikacij (ZOIPub). (2006). Uradni list RS, št. 69/2006, 86/2009 –ZOIPub-A.

1. Več o tem na spletni strani NUK: CIP – kataložni zapis o publikaciji | Narodna in univerzitetna knjižnica – spletna stran (uni-lj.si). [↩]
2. CIP – kataložni zapis o publikaciji | Narodna in univerzitetna knjižnica – spletna stran (uni-lj.si) [↩]
3. Zakon navaja, da zavezanci niso dolžni poslati obveznega izvoda, če je naklada skupaj z dotisom najmanj 50 izvodov (Zakon, 2006, čl. 6). [↩]
4. Podatke o številu zavezancev in posredno tudi o velikosti založb dobimo na naši spletni strani v razdelku Založniki knjig in brošur na https://zalozniki.nuk.si/Zalozniki/Statistika [↩]
5. Več o tem: CIP – kataložni zapis o publikaciji | Narodna in univerzitetna knjižnica – spletna stran (uni-lj.si) [↩]