Uvedba e-opominov v poslovanje Mariborske knjižnice

Izvleček

Cilji trajnostnega razvoja in zaveze »zelenih knjižnic« prinašajo dodatne izzive in nagovarjajo k spremembam ustaljenih procesov v knjižnicah, ki so (še) vezani na papirno poslovanje. Eden od teh procesov je tudi izdelava in pošiljanje opominov. V prispevku je prikazan prehod na e-opomine v naši knjižnici, ki smo ga izvedli v skladu z zastavljenimi cilji Strateškega razvoja Mariborske knjižnice 2021–2025. Poudarjene so tudi posamezne dileme, s katerimi smo se ob tem srečevali.

Ključne besede: splošna knjižnica, Mariborska knjižnica, opomini, papirno poslovanje, elektronsko poslovanje, digitalizacija

Uvod

Mariborska knjižnica je osrednja območna knjižnica, ki združuje 21 organizacijskih enot, Potujočo knjižnico z bibliobusom in premičnimi zbirkami. Deluje na območju s 187.885 prebivalci (Statistični urad RS, 2025). V okviru posebnih nalog osrednje območne knjižnice povezuje knjižnice na območju ter zagotavlja usklajeno izvajanje in razvoj knjižnične dejavnosti na širšem območju (Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične javne službe, 2023).

Pravilnik o splošnih pogojih poslovanja Mariborske knjižnice pa opredeljuje odnose med knjižnico, njenimi člani in uporabniki, med drugim tudi izstavitev opominov oziroma »obvestil, s katerimi knjižnica opozori uporabnika, da je posojenemu gradivu potekel rok izposoje« (Kanič idr., 2009). Kot določa omenjeni pravilnik (2024, str. 10), »knjižnica člana na vrnitev gradiva opozori s pisnimi opomini. Prvi opomin knjižnica izstavi deseti dan po preteku roka izposoje, nato pa v presledku desetih dni še drugega in tretjega. Tretji opomin pošlje priporočeno.«

1 Proces opominjanja članov o preteklem roku izposoje

Proces sprožanja in pošiljanja opominov je določen s politiko poslovanja vsake posamezne knjižnice in njenim pravilnikom o splošnih pogojih poslovanja, ki definirata obveznosti in pravice članov ter knjižnice. Pri tem je knjižnicam skupno izhodišče, da s sistemom opominjanja vzpodbujamo člane k rednemu vračanju gradiva, skrbimo za tekočo izmenjavo, kroženje gradiva med uporabniki in s tem tudi za boljšo dostopnost gradiva. Terjatve, ki jih knjižnica pridobi od opominov in zamudnin, so pomemben vir prihodka, kar je še posebej pomembno za okolja, v katerih se knjižnice srečujemo s pomanjkanjem finančnih sredstev za knjižnično dejavnost.

Proces opominjanja članov o poteku roka izposoje je kompleksno področje, povezano z različnimi segmenti. Politika knjižnice se v javnosti kaže v podatkih o dostopnosti gradiva, ki je na ogled v lokalnih knjižničnih katalogih COBISS Plus, v podatku o predvidenem datumu vračila. Gre za občutljivo področje poslovanja, opomini dosežejo velik del javnosti, povezani so s finančnim poslovanjem, tako da imajo morebitna odstopanja običajno negativne odzive med uporabniki. Zato se je dobro izstavljanja opominov lotiti sistemsko, premišljeno in odgovorno ter proces umestiti v poslovanje knjižnice na način, da teče čim bolj gladko in kontinuirano brez (pre)pogosto spreminjajočih se pravil ter v smiselni povezanosti z drugimi soodvisnimi postopki in pravili poslovanja. Z vidika enake obravnave uporabnikov je potrebna dodatna previdnost pri centralnem sprožanju opominov v knjižnicah z razvejano knjižnično mrežo, ki jo poleg osrednje knjižnice tvorijo še organizacijske enote z različnimi odpiralnimi časi.

2 Mejniki v procesu opominjanja članov

V iskanju optimalnega vzorca opominjanja tako za člane kot za knjižnico je ta proces v poslovanju Mariborske knjižnice doživel kar nekaj sprememb. Spreminjajoča se pravila so se prilagajala spremenjenim okoliščinam delovanja, potrebam knjižnice, prilagoditvam uporabnikom in programski podpori, ki jo je razvijal in zagotavljal Institut informacijskih znanosti (v nadaljevanju IZUM). S ciljem optimizacije poslovanja smo leta 2003 prešli na vsakodnevno sprožanje opominov, glede na predvideni datum vračila jih sprožamo vsak delovni dan, z izjemo srede in sobote. Postopek smo smiselno uskladili s časovnimi parametri izposoje, izvajamo ga centralno za vse enote v knjižnični mreži, po posebnem urniku tudi za bibliobus. Od leta 2011 smo tiskanje opominov zaradi racionalizacije kadrovskih virov prenesli na zunanjega partnerja, v ta namen na zunanji strežnik prenesemo datoteko z opomini, po opravljenih korekturah so ti odposlani še isti dan.

Izboljšave na formalnem in vsebinskem področju, vključno z možnostjo samostojnega kreiranja vsebine opominov, so omogočile programske dopolnitve, ki jih je IZUM uvajal skozi posamezne generacije programske opreme, in sicer od COBISS2 prek COBISS3 pa do današnje programske opreme COBISS Lib. Vse te dopolnitve so bile ključne za izgradnjo stabilne osnove, ki omogoča racionalizacijo in optimizacijo poslovanja na tem področju ter izboljšuje uporabniško izkušnjo.

3 Prehod na e-opomine

O uvedbi e-opominov smo začeli razmišljati v zvezi z zavezami k trajnostnemu razvoju in v okviru zastavljenih ciljev našega strateškega načrta 2021–2025. Pomemben mejnik v prehodu sta pomenili umestitev e-naslova člana v nabor osebnih podatkov v lokalni bazi v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (Regulation (EU) 2016/679, GDPR) ter uvedba podpisnih tablic z e-vpisnicami v vseh naših enotah, kar je omogočilo dodaten vpogled ter nadzor nad pravilnostjo podatkov. Postopek preverjanja osebnih podatkov izvajamo tako ob vpisu kot tudi ob podaljšanju članstva, člani s podpisom na podpisni tablici potrdijo pravilnost podatkov, vključno s podatkom o e-naslovu, kar zmanjša možnost nedostavljenih e-opominov zaradi morebitne napake.

Sledil je še naslednji pomemben premik, in sicer dopolnitev programske opreme COBISS3 (vz. 8.0, 27.–28. november 2021) s strani IZUM, kar je omogočilo pripravo opominov za pošiljanje na e-naslov člana tudi v primeru, ko pripravljamo opomine v XML-obliki. V tem formatu namreč pripravljamo obrazce opominov, ki jih v datoteki prenesemo na strežnik za potrebe distribucije s strani pogodbenega partnerja.

A kljub temu je do realizacije projekta minilo še kar nekaj časa. V tem obdobju smo:

• pridobili mnenje iz urada informacijskega pooblaščenca (2022) v povezavi z namenom uporabe osebnega podatka o e-naslovu za potrebe e-opominov,
• domislili in definirali shemo za vnos podatkov o e-naslovih na način, da ustreza naslavljanju e-opominov za kategoriji Mladi/Odrasli glede na določila pravilnika o splošnih pogojih poslovanja,
• definirali nastavitve v korelaciji z e-obveščanjem v okolju Moja knjižnica programa COBISS+,
• posodobili Pravilnik o splošnih pogojih poslovanja Mariborske knjižnice,
• opredelili argumente za enotno ceno opominov na osnovi izhodišč, ki jih je pripravilo računovodstvo.

Med aprilom in majem 2023 je sledila uskladitev z IZUM, ki je shemo pregledal, jo potrdil ter zagotovil potrebne programske dopolnitve. Sledila je usklajena akcija ažuriranja lokalne baze članov. Postopek strukturiranega vnosa podatkov o e-naslovih smo izvajali od junija 2023 do februarja 2024. V vmesnem obdobju smo opravili večkratno analizo stanja in zaposlene opozarjali na potrebne korekture in pravilen vnos podatkov o e-naslovih. Postopek smo izvajali ob rednih obiskih članov v celotni knjižnični mreži. Analiza iz februarja 2024 je pokazala, da je baza kakovostno urejena. Sledila sta uvajanje zaposlenih, ki sprožajo opomine, ter usklajena kampanja obveščanja notranje in zunanje javnosti, enotno izjavo za javnost smo delili tudi po knjižnični mreži. Člane smo obveščali po različnih kanalih, pri tem so nam zelo pomagala posebna obvestila v programu COBISS, ki smo jih članom poslali paketno, v dveh časovnih intervalih, in jih na ta način seznanili z uvedbo e-opominov. V začetku marca 2024 so sledili zadnje testiranje, korekcija programskih nastavitev v sodelovanju z IZUM ter zadnja preverba v pravem okolju; 14. 3. 2024 je bilo vse pripravljeno, tako da smo lahko prešli na e-opomine po naslednji shemi:

• prve in druge opomine pošiljamo na e-naslov člana oziroma e-naslov starša/skrbnika za kategorijo Mladi,
• če je polje e-naslov starša/skrbnika prazno, se samodejno izdela tiskani opomin za člane kategorije Mladi,
• tretje opomine (pred izterjavo) pošiljamo še naprej v tiskani obliki, s priporočeno pošto,
• shema pošiljanja e-obvestil iz okolja Moja knjižnica je ločena od sheme, ki velja za pošiljanje e-opominov: e-obvestila se pošiljajo na e-naslov člana ne glede na kategorijo člana.

Aprila 2024 smo opravili evalvacijo, 65 odstotkov vseh prvih in drugih opominov se je že odposlalo v e-obliki, odstotek se povečuje. Proces redno spremljamo, na IZUM smo podali še nekaj predlogov za dopolnitve, ki bi olajšale transparentnost postopka.

4 Statistični podatki

Pred prehodom na e-opomine, v obdobju od 14. marca 2023 do 13. marca 2024, smo skupaj odposlali 15.325 prvih in drugih tiskanih opominov. Po prehodu na e-opomine, v obdobju od 14. marca 2024 do 13. marca 2025, pa skupaj 14.793 prvih in drugih opominov, od tega 11.131 v e-obliki in 3.662skanih. Kar 75 odstotkov vseh prvih in drugih opominov se torej že odpošlje na e-naslove članov. V obdobju zadnjih petih let, brez »koronskega obdobja 2020–2021«, smo v knjižnici v povprečju izstavili 15.500 tiskanih prvih in drugih opominov na leto. Načrtujemo, da bomo ob sedanjem povečanju števila e-opominov v naslednjih petih letih prihranili za približno 59.000 tiskovin (kuvert) za potrebe obveščanja članov o preteklem roku izposoje.

5 Zaključek

Ocenjujemo, da smo prehod na e-opomine uspešno izvedli. V enem letu od uvedbe e-opominov nismo zaznali negativnih odzivov s strani uporabnikov ali knjižničarjev in knjižničark v izposoji. Predvidevamo, da je k temu prispevala usklajena akcija obveščanja članov in širše javnosti. Poleg finančnega in okoljskega vidika je prednost e-opominov še v tem, da so člani o opominu seznanjeni takoj, prej lahko uredijo zadevo, posledično so tudi stroški zamudnin manjši, v povprečju za 1,20 evra na opomin pri članu (upoštevajoč povprečno izposojo treh knjig in dvodnevni poštni dostavni rok za tiskani opomin). Prihranek za člana je lahko še večji, saj dostava opominov po pošti včasih traja do štiri dni, v primeru odsotnosti članov pa tudi več. Ob tem pa se v primerjavi s tiskanim opominom izognemo neprijetnim situacijam v izposoji, ko člana z opominom seznanimo pri pultu, ker ga po pošti še ni prejel.

Kronologija prehoda nagovarja k premisleku o rutiniranih postopkih, ki jih morda že leta ali celo desetletja izvajamo na enake ali podobne načine. Pogosto morda tako dolgo, da se tega niti več ne zavedamo. Naše izkušnje pri tem projektu nakazujejo, da je prehod zahteval usklajeno delovanje na različnih ravneh, koordinacijo med notranjimi in zunanjimi deležniki, od začetka pa do zaključka prehoda. Z morebitno skupno akcijo s strani slovenskih splošnih knjižnic bi postopek morda lahko skrajšali, a pri tem projektu smo v začetni fazi ocenili, da bi bila uskladitev zaradi različne prakse posameznih knjižnic (pre)dolgotrajna, rezultat pa vprašljiv glede na posebnosti v poslovanju knjižnic.

Postopek priprave in odpošiljanja e-opominov v sistemu COBISS je enostaven, ne zahteva dodatnega dela, saj gre za sestavni del postopka, znotraj katerega izdelujemo tiskane opomine. Zelo dragocene bi bile povratne informacije in izkušnje drugih knjižnic, zato predlagamo, da postopek preskusijo. Na tej osnovi bi lahko poenotili stališča in predloge za dopolnitve ter jih s ciljem dodatnega izboljšanja uporabniške izkušnje v izposoji usmerili na IZUM.

Viri in literatura

Cilji trajnostnega razvoja in Agenda 2030. (b. d.). Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. https://www.zbds-zveza.si/wp-content/uploads/publikacije/Trajnostni.pdf

Kanič, I., Leder, Z., Ujčič, M., Vilar, P., in Vodeb, G. (2009). Bibliotekarski terminološki slovar: Let. 53(3-4). Zveza bibliotekarskih društev Slovenije; Narodna in univerzitetna knjižnica.

Podatkovni portal SI-STAT: Prebivalstvo. (b. d.). Statistični urad RS. https://pxweb.stat.si/SiStat/sl/Podrocja/Index/100/prebivalstvo

Pošiljanje opominov po elektronski pošti. (2022). Informacijski pooblaščenec. https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-opominov-knji%C5%BEnice-po-elektronski-po%C5%A1ti-1667979067

Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične javne službe. (2023). Uradni list RS, št. 28/23. https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=PRAV12750

Pravilnik o splošnih pogojih poslovanja Mariborske knjižnice. (2024). Mariborska knjižnica. https://knjiznica-mb.si/uploads/files/O%20nas/pomembni-dokumenti/pravilnik-o-spolo%C5%A1nih-pogojih-poslovanja-jan24.pdf

Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov (GPDR). (2022). EUR-Lex. https://eur-lex.europa.eu/SL/legal-content/summary/general-data-protection-regulation-gdpr.html

Strateški načrt Mariborske knjižnice 2021–2025. (2021). Mariborska knjižnica. https://knjiznica-mb.si/uploads/files/O%20nas/pomembni-dokumenti/strate%C5%A1ki-na%C4%8Drt-mk-21-25.pdf

Strokovna priporočila in standardi za splošne knjižnice (za obdobje 2018–2028). (2019). Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. https://www.zbds-zveza.si/wp-content/uploads/publikacije/Standardi_splosne.pdf

Strategija razvoja slovenskih splošnih knjižnic 2022-2027. (2022). Združenje splošnih knjižnic. https://knjiznica-mb.si/uploads/files/O%20nas/pomembni-dokumenti/strategija-razvoja-slovenskih-splosnih-knjiznic-2022-2027.pdf

Uresničevanje Agende 2030. (2018). Portal GOV.SI. https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/uresnicevanje-agende-2030

Zelena knjižnica in trajnostni razvoj. (b. d.). Mestna knjižnica Ljubljana. https://www.mklj.si/zelena-knjiznica/