Tudi v šolskih knjižnicah lahko člani preko COBISS+ podaljšujejo in rezervirajo gradivo

Uvod
V prispevku predstavljam uporabo, opise in postopke za delovanje spletnega podaljševanja in rezervacij v osnovnošolski knjižnici. V maju 2022 je namreč IZUM vsem šolskim knjižnicam vključil spletni servis za podaljšanje roka izposoje in rezervacijo gradiva preko COBISS+ in mCOBISS. V ta namen so pripravili spletno izobraževanje, na katerem so predstavili napotke in postopke, ki jih je potrebno narediti, da našim uporabnikom omogočimo uporabo teh dveh funkcionalnosti. V pomoč so pripravili kratka video navodila za namen ureditve nastavitev. Ker smo osnovnošolska knjižnica bom namesto izraza uporabniki, ki sicer pomeni učence in učitelje skupaj, uporabljala izraz učenci.

Opis priprave in nastavitev pogojev za delo v COBISS
Prvi najpomembnejši postopek, ki ga moramo narediti v sistemu COBISS je vpis e-naslovov pri učencih. Za paketni vnos e-naslovov si pomagamo s postopkom ažuriranje podatkov o članih – izvoz in ažuriranje podatkov o članih – uvoz na razredu član. S prvim postopkom (izvoz) izvozimo seznam članov, ki jim želimo vpisati e-naslov. Pred tem si pridobimo podatke o e-naslovih iz naših lokalnih zbirk podatkov (Lopolis, eAsistent).
V izvoženo tabelo vnesemo ustrezne podatke. Ob tem svetujem, da nam zaradi morebitnih težav pomaga računalničar. Z drugim postopkom (uvoz) uvozimo urejeno tabelo s podatki in tako vsem učencem hkrati v sistem COBISS vnesemo e-naslov.

Katere e-naslove vpisati? Če imajo učenci veljavne šolske e-naslove, ki jih tudi uporabljajo, lahko vnesemo te naslove, sicer pa je smiselno vnesti e-naslov enega od staršev. Vpišemo pa lahko le en e-naslov. Za pomoč so na IZUM-u pripravili video navodila: Paketni vnos e-naslovov.

Ob paketnem vpisovanju e-naslovov svetujem še, da učencem vključite tudi e-obveščanje. Zadnja verzija programa COBISS namreč omogoča, da vsem učencem hkrati vključimo e-obvestila, kot npr. o poteku roka izposoje ali prispelem rezerviranem gradivu. Ta obvestila bodo učenci prejeli na e-naslov. V tabeli, kjer označimo podatke o članih za izvoz, poleg e-naslova izberemo še omenjena e-obvestila (označimo s kljukico).

Ko imajo člani vpisan e-naslov, si nastavijo geslo in se vpišejo v Moj profil COBISS (Moja knjižnica) ali mobilno aplikacijo mCOBISS ter si tam sami uredijo še dodatne nastavitve.

Slika 1: Ažuriranje podatkov o članih za izvoz (zaslonska slika COBISS Lib)

Zakaj so ta obvestila koristna z vidika šolske knjižnice? Prvi razlog je v povezavi s podaljšanjem gradiva. Učenec oz. starš tri dni pred potekom roka izposoje prejme obvestilo o tem, da naj gradivo vrne ali podaljša. Drugi razlog je pri vključitvi rezervacij, saj je učenec obveščen, ko je rezervirana knjiga pripravljena za prevzem.

Kaj moramo storiti, da omogočimo spletno podaljšanje in rezervacije pa v nadaljevanju. Naj opozorim, da so koraki za nastavitve enostavni in da jih je potrebno opraviti le enkrat.

Podaljšanje gradiva
Da si bodo naši člani lahko samostojno podaljšali gradivo preko spleta, je najprej potrebno v sistemu COBISS urediti časovne parametre v razredu Domača knjižnica z metodo Časovni parametri.

Slika 2: Tabela časovnih parametrov (zaslonska slika COBISS Lib)

V tabeli mora biti izpolnjen stolpec pod. – čas podaljšanja izposoje. Smiselno je izbrati enako obdobje, kot je določeno za čas izposoje. Tu za te postopke so na IZUM-u pripravili video navodila: Podaljšanje gradiva preko spleta – nastavitve. V navodilih je svetovano, da nastavimo omejitve podaljšanja preko spleta, da si učenci ne bodo mogli podaljševati gradiva neomejeno. To storimo na Domači knjižnici z metodo Omejitve poslovanja in izberemo Omejitev podaljšav – COBISS+ in vpišemo kolikokrat lahko učenec podaljša gradivo (npr. 1 ali 2).

V naši šolski knjižnici si lahko učenci gradivo preko spleta podaljšajo enkrat. Če gradivo tudi potem še potrebujejo, pa se morajo oglasiti v knjižnici, da jim ga podaljšamo. Nastavitev omejitve se mi zdi zelo smiselna. Glavni namen je kroženje gradiva, predvsem v primerih, ko gre za naslove domačega branja, drugi pa ta, da si učenci ne podaljšujejo gradiva v nedogled. Zelo dobro pa je tudi spletno obveščanje. Na naši šoli imamo pri članih vpisane e-naslove staršev, ki tri dni pred potekom roka izposoje prejmejo sporočilo, da je potrebno gradivo vrniti ali podaljšati. Zaradi tega se je zmanjšalo število zamudnikov. Trenutno imamo le en primer učenca, ki je knjigo založil, saj je zaradi obvestila pred potekom roka izposoje, ki so ga prejeli starši, takoj prišel povedat, da knjige ne najde. Starši zaradi teh obvestil velikokrat pokličejo v knjižnico ali napišejo e-sporočilo in prosijo za podaljšanje gradiva. Takrat izkoristim priložnost in jih povem za možnost spletnega podaljševanja. Vse to zagotovo vpliva na odnos do izposojenega gradiva, ozavešča podaljševanje roka izposoje in vračanje, hkrati pa jih navaja na izposojo v drugih vrstah knjižnic.

Rezervacije gradiva
Za delovanje rezervacij gradiva svetujemo, da najprej nastavite e-naslov, na katerega boste kot knjižnica prejemali obvestila o prispelih rezervacijah. To storimo na razredu Domača knjižnica, v urejevalniku izberemo Podrobnosti in Mesta za obdelavo rezervacij ter vpišemo e-naslov knjižnice oziroma knjižničarja. V nadaljevanju uredimo še nastavitve v časovnih parametrih, kjer izpolnimo stolpce rez. – veljavnost rezervacije, čak. – čas čakanja na člana, ki je rezerviral gradivo in nar. – čas veljavnosti rezervacije prostega gradiva. Veljavnost rezervacije naj bo vsaj dva- ali trikratnik roka izposoje, da rezervacija ne poteče prehitro. Čas čakanja na prevzem (čak. in nar.) gradiva pa naj bo nekaj dni (npr. 3 dni).

Slika 3: Tabela časovnih parametrov (zaslonska slika COBISS Lib)

Tako kot smo učencem omejili število podaljšanj, je smiselno omejiti tudi število rezervacij preko spleta. S tem učence učimo odgovornosti in zavedanja pomena uporabe te funkcionalnosti programa COBISS. V naši šolski knjižnici smo učencem omejili po dve rezervaciji naenkrat. To uredimo enako, kot smo naredili pri podaljšanju, le da tukaj na domači knjižnici z metodo Omejitve poslovanja izberemo Omejitev števila rezervacij – COBISS+ in vnesemo število (npr. 2).

Nastavimo si še obvestila o novoprispelih rezervacijah, in sicer v zavihku Sistem, Nastavitve in Prikaz števcev za novoprispele rezervacije in MI-naročila. V COBISS3 se prikazuje rdeč napis levo spodaj (oznaka MOR), v COBISS Lib pa desno zgoraj kliknemo na gumb zvončka. Vsa zgoraj napisana navodila si lahko ogledate tudi v video navodilih: Rezervacije gradiva preko spleta – nastavitve. Kot šolski knjižničarki so mi bila tudi ta navodila dovolj natančna in jasna, zato sem lahko brez težav vse potrebno uredila in nastavila sama.

Ko smo uredili zgornje nastavitve, lahko spremljamo in obdelujemo rezervacije. Pravzaprav nam ni potrebno ničesar posebej pregledovati, saj nas na vse opozori program COBISS sam.

Za lažje razumevanje in spremljanje se je v praksi izkazalo, da je dobro razdeliti rezervacije v dve vrsti. Učenci namreč lahko rezervirajo gradivo, ki je izposojeno ali prosto. Z drugimi besedami prosto gradivo naročijo, izposojeno pa rezervirajo.

Preden se lotite praktičnega dela, si oglejte video navodila o spremljanju rezervacij oz. naročilu prostega gradiva, ki so dostopna na povezavi: Spremljanje in obdelava rezervacij prostega gradiva.

Predlagam, da na zaslonu najprej odprete okno za spremljanje rezervacij, do katerega lahko dostopamo s pomočjo bližnjice, ki jo nastavimo v orodni vrstici. Ali pa v COBISS3 v Izposoji kliknemo na gumb Mesto za obdelavo rezervacij oz. stisnemo črko M, v COBISS Lib pa zgoraj desno kliknemo na gumb z zvončkom. Sama imam za našo knjižnico označene nastavitve, ki so prikazane na spodnji sliki.

Slika 4: Seznam rezervacij in preklicev rezervacij prostega gradiva nastavitve (zaslonska slika COBISS Lib)

V nastavitvah si lahko označimo, katere gumbe bomo uporabljali pri obdelavi rezervacij. Lahko izbiramo med različnimi metodami – gumbi, kot so: Obdelava, Za prevzem, Gradiva ni, Seznam, lahko izberemo ali bomo tiskali zadolžnico in ali bomo pri metodah Zaključi obdelavo in Za prevzem odčitali inventarno številko. Samo izbrani gumbi (označeni s kljukico) so vidni v okencu.

Kako poteka obdelava »naročenega« oz. rezerviranega prostega gradiva?
Ko si bo učenec preko spleta rezerviral prosto gradivo, bomo v knjižnico na e-naslov, ki je vpisan za prejemanje sporočil o rezervacijah, prejeli naslednje obvestilo oz. elektronsko sporočilo:

Slika 5: Rezervacija prek COBISS+ ali mCOBISS (zaslonska slika predala e-pošte)

V programu COBISS nato odpremo okno za obdelavo rezervacij. To storimo s pomočjo bližnjice v zgornji orodni vrstici ali pa v COBISS3 v Izposoji kliknemo na gumb Mesto za obdelavo rezervacij oz. stisnemo črko M, v COBISS Lib pa zgoraj desno kliknemo na gumb z zvončkom.

Slika 6: Seznam rezervacij prostega gradiva (zaslonska slika COBISS3 )

Slika 7: Seznam rezervacij prostega gradiva (zaslonska slika COBISS Lib)

Izberemo gradivo za obdelavo rezervacije, preberemo podatke (naslov, inventarno številko) in gradivo poiščemo na polici. Nato imamo več možnosti – sama izberem možnost gumba Za prevzem, ki označi, da je gradivo pripravljeno za prevzem, natisne zadolžnico, hkrati pa se izvede tudi e-obveščanje učenca, da je gradivo pripravljeno za prevzem.

Lahko bi izbrali tudi možnost obdelava, ki natisne zadolžnico, učenca pa obvesti, da je rezerviral gradivo, ne pa še, da je že pripravljeno za prevzem. Ko imamo knjigo pred seboj pa moramo klikniti na gumb za prevzem, ki sproži postopke, ki so opisani zgoraj. Učenec prejme naslednje obvestilo (Slika 8).

Slika 8: Obvestilo o prispelem rezerviranem gradivu (zaslonska slika predala e-pošte)

Knjiga skupaj z zadolžnico čaka na učenca. Ko ta pride v knjižnico, mu le še izposodimo »naročeno« rezervirano gradivo.

Kako poteka obdelava rezerviranega neprostega gradiva?
Tudi v tem primeru se dejavnosti dogajajo sproti, saj nas program o vsem obvešča postopoma oz. ko je to potrebno. Ko učenec rezervira izposojeno gradivo, ga program samodejno vključi v čakalno vrsto. Ko učenec, ki je imel gradivo izposojeno pred njim, vrne gradivo, se v okencu Gradivo domače knjižnice (COBISS3) oz. Kartica (COBISS Lib) pojavi obvestilo, da je gradivo rezervirano (Slika 9).

Slika 9: Obvestilo o rezervaciji (zaslonska slika COBISS Lib)

Knjigo zadržimo, s klikom na gumb V redu. Natisne se zadolžnica, ki jo vstavimo v knjigo, hkrati pa se izvede e-obveščanje učenca. Če nimamo tiskalnika za zadolžnice, si lahko nastavimo tiskanje tudi na tiskalniku za tiskanje A4 listov. Knjiga skupaj z zadolžnico čaka na učenca. Ko ta pride v knjižnico, mu le še izposodimo rezervirano gradivo.

Kljub temu, da vse aktivnosti potekajo avtomatsko, vseeno lahko kadarkoli pregledamo rezervacije, če želimo. To storimo v Izpisih, kjer si natisnemo izpis I-CG-07 Seznam rezerviranega gradiva.

Slika 10: Pripravljeno rezervirano gradivo (foto: T. Česen Šink)

Sklepne misli
Menim, da sta tako spletno podaljšanje kot tudi spletne rezervacije zelo dobrodošli funkcionalnosti za naše učence. Ne zahtevata posebnih nastavitev, prav tako ne veliko dodatnega dela, saj se aktivnosti izvajajo znotraj programa in se »javijo« le takrat, ko je potrebno naše ukrepanje. Ukrepanja v povezavi s spletnim podaljšanjem sploh ni, pri rezervacijah pa je le-to minimalno. Knjižničar mora prebrati elektronsko pošto ter obdelati rezervacijo. E-obveščanje in tiskanje zadolžnice se izvedeta avtomatsko, zadolžnico nato vstavi v knjigo, ta pa čaka na učenca oz. učitelja.

Pri nas si učitelji rezervirajo knjige, ko se doma pripravljajo na pouk, in ob naslednjem obisku knjižnice jih knjige že čakajo. S tem se izognemo hitenju in iskanju gradiva tik pred zdajci ter slabi volji, če je gradivo izposojeno. Učenci pa si večinoma rezervirajo knjige za domače branje.
V šolskem letu 2023/2024 smo zabeležili 36 spletnih rezervacij in 109 rezervacij gradiva v knjižnici. Samo dve spletni rezervaciji sta bili preklicani. Naj povem še to, da smo imeli med vsemi rezervacijami malo več kot polovico rezervacij prostega gradiva (naročil) in malo manj kot polovico rezervacij izposojenega gradiva.

Menim, da je zaradi e-obveščanja pred potekom roka izposoje (ki ga prejmejo starši učencev) tudi zelo veliko podaljšanj gradiva, posledično pa manj zamudnikov. V šolskem letu 2023/2024 smo zabeležili 313 spletnih podaljšanj in 641 podaljšanj gradiva v knjižnici.

Naj za konec povem še to, da ob vključitvi obeh funkcionalnosti, posebnega izobraževanja v povezavi s podaljšanjem in rezervacijami gradiva za učence nisem izvedla. Učence in učitelje sem obvestila z objavo na šolski spletni strani in pripravila natančna slikovna navodila za uporabo vseh funkcionalnosti spletne knjižnice (COBISS+, mCOBISS, Moj profil COBISS), ki si jih lahko pogledate na povezavi. Seveda pa se na začetku vsakega šolskega leta, pri prvih urah knjižnično informacijskega znanja, z vsemi učenci pogovorimo (oz. ponovimo) o bontonu v knjižnici, ravnanju z gradivom, urniku izposoje, uporabi knjižnične izkaznice, roku izposoje, možnosti podaljšanja ter rezerviranja in uporabi lokatorja gradiva.

Galerija fotografij
Tu so nanizane vse fotografije prispevka, s klikom na posamezno se le-ta poveča.