Strateško planiranje v knjižnici
Sekcija za specialne knjižnice pri ZBDS je 13. novembra 2023 organizirala prvo spletno srečanje specialnih knjižničarjev. Strateško načrtovanje v knjižnici je udeležencem predstavil mag. Luka Blažič, direktor Knjižnice Mirana Jarca v Novem mestu in strokovnjak s področja strateškega planiranja.
Predavanje je temeljilo na strateški izjavi proaktivne knjižnice, ki se glasi: »Proaktivna knjižnica na osnovi navdihujoče organizacijske kulture in ugledne organizacijske identitete soupravlja dialog z deležniki, katerega rezultat so odlične knjižnične storitve, ki naslavljajo resnične dolgoročne potrebe njenih deležnikov bolje kot ostali.«
V okviru tega je predavatelj pojasnil, da lahko spremembe dosežemo z odkritim pogovorom, ki vodijo do pravih odločitev. Proces doseganja sprememb temelji na petih fazah, in sicer analizi stanja, načrtovanju, organizaciji, vodenju in kontrolingu oziroma nadzoru. Konec tega kroga pa že pomeni začetek novega, tako da se proces nenehoma ponavlja.
Mag. Blažič je opozoril, da se organizacijska identiteta knjižnice gradi na knjižničarjih, knjižnični zbirki ter storitvah in prostoru. Vse našteto namreč ocenjuje drugi, zunanji deležniki, ki imajo svoje zahteve, želje, potrebe in pričakovanja. Temelj vsakega načrtovanja so deležniki, v primeru knjižnic so to njeni zaposleni, uporabniki, financerji in vsi ostali, ki jih knjižnica kakorkoli zadeva. Za dobro načrtovanje je pomembna komunikacija med deležniki in vzpostavitev in vzdrževanje odnosov, saj je le tako mogoče prepoznati potrebe deležnikov, na katerih nato temeljijo storitve in delovanje knjižnice.
Pri deležnikih je predavatelj poudaril tudi vidik trajnostnega razvoja in udeležence srečanja pozval, naj pri načrtovanju kot deležnika upoštevajo tudi naravno okolje in bodoče generacije. Dober načrtovalec mora namreč potrebe uporabnika in ostalih deležnikov pretvoriti v resnične dolgoročne potrebe, ki koristijo družbi in okolju, ne le posamezniku na kratki rok. Vizija razvoja knjižnice in posledično njeni cilji morajo biti usmerjeni k dvigu kakovosti in učinkovitosti.
Predavatelj je v nadaljevanju predstavil dve skrajnosti strateškega načrtovanja. Na eno stran je postavil načrtovalca, ki piše strateški načrt splošne narave, na drugi strani pa je bil načrtovalec, ki razume, da je premišljen plan nepogrešljiv pripomoček delu in razvoju knjižnice. Planiranje zahteva svoj trud in čas, vendar je vložek poplačan, saj pri jasno zastavljenih ciljih delo kasneje lažje poteka, razvoj knjižnice pa sledi zastavljeni viziji. Dober načrt mora biti razvojno naravnan, analiza pripravljena kakovostno, cilji naj bodo izbrani premišljeno in naj stremijo k doseganju kakovosti, obenem pa naj bodo dosegljivi in merljivi.
Zadnjo fazo celotnega procesa predstavlja evalvacija, ki je izhodišče za nadaljnje planiranje in prilagajanje strateškega načrta glede na aktualno stanje. Vsekakor pa je pri strateškem načrtovanju v specialnih knjižnicah treba upoštevati, da gre za nesamostojne knjižnice, zaradi česar morajo biti njihovi plani usklajeni z načrti matične ustanove.