Srednješolska knjižnica in izvajanje inventure z metodo direktnega odčitavanja

36. člen Zakona o računovodstvu (1999) zavezuje pravne osebe, da ob koncu leta obvezno usklajujejo stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim z inventuro. 38. člen določa, da ne glede na 36. člen Zakona o računovodstvu, pravna oseba lahko popisuje knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, kulturne spomenike, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zaščiteni kot naravne in druge znamenitosti v daljših obdobjih, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let. Pomemben je tudi 12. člen Zakona o knjižničarstvu (2001), ki pravi, da knjižnica izloča knjižnično gradivo v skladu s strokovnimi navodili, ki jih sprejme nacionalna knjižnica. Ta navodila so dostopna na spletni strani NUK, kjer so podane tudi usmeritve ter postopki pri izločanju in odpisu knjižničnih gradiv.

Inventura se v naši šolski knjižnici izvaja na vsakih pet let. Ta časovni interval je hkrati prekratek, glede na samo izvajanje inventure, ter hkrati predolg ob dejstvu, da se postopki ter procesi pri izvajanju inventure prehitro pozabijo. Za tehnično in strokovno podporo pri izvajanju inventure vedno poskrbijo na IZUM-u, ki sprotno nadgrajujejo ter dopolnjujejo navodila in opise postopkov inventure (tudi z videoposnetki).

Za uspešno delo in izvedbo inventure je zelo pomembna dobra priprava na samo izvedbo inventure (določitev obsega inventure, popisi, ustrezna tehnična oprema …), a o tem je bilo napisanih in objavljenih že kar nekaj strokovnih prispevkov. Omenim naj le dva priročnika, ki sta zelo uporabna: Šolske knjižnice v sistemu COBISS: priročnik za identifikacijo, inventarizacijo in odpis knjižničnega gradiva in Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi. Knjižnično informacijsko znanje.

Pred samo inventuro je potrebno o nameri izvajanja obvestiti IZUM. Izvajanje inventure s programsko opremo COBISS3 vključuje naslednje korake (Navodila za izvajanje online inventure, 2021):
• priprava pred začetkom odčitavanja,
• odčitavanje, vmesne kontrole in posebni postopki,
• priprava izpisov,
• odpis gradiva,
• zaključek inventure.

Na spletni strani portala Izobraževanje je med E-priročniki na voljo priročnik Navodila za izvajanje online inventure, kot tudi dodatni videoposnetki. Vsi posentki so dostopni na povezavi, v zadnjem razdelku z naslovom Inventura (Določitev obsega inventure in zagon, Direktno odčitavanje, Odčitavanje s prenosnim čitalnikom in prenašanje odčitkov, Priprava izpisov, Zaključek inventure in Odpis gradiva).

Pomembno je, da določimo obseg inventure. V obseg inventure moramo vključiti vse enote, ki jih želimo odčitati (navesti je potrebno podlokacije, interne oznake, formate itd. in ali so v obseg inventure vključene monografske ali serijske publikacije ali oboje). Pravilna nastavitev obsega inventure je ključna za razporeditev enot v izpise, ki se pripravijo po zaključenem odčitavanju. Odčitavanje gradiva lahko izvedemo z ročnim čitalnikom črtne kode ter prenosnikom ali s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode.

V naši šolski knjižnici smo se odločili za izvajanje inventure z metodo direktnega odčitavanja zato, ker smo jo lahko izvedli s čitalnikom za izposojo, pri čemer so se odčitki zapisovali neposredno v inventurno okolje. Pogoj za uporabo te metode je stalna povezava računalnika z internetom.

Odčitavanja zapisov smo se lotili tako, da smo prenosni računalnik položili na voziček (voziček za knjige, voziček za grafoskop …), s katerim smo se pomikali med policami. Prenosni računalnik je bil povezan z ročnim čitalnikom črtne kode, nastavljena je bila ustrezna jakost zvoka, saj je postopek podprt tudi z zvočnimi signali. Kljub prvotnim negotovostim je inventura je potekala brez zapletov. Po uspešnem zaključku smo uredili vse sezname, izpise ter zapisnik in sledili postopkom.

Naj navedem še en razlog, zakaj ja metoda direktnega odčitavanja enostavna in priročna: na IZUM-u so razvili novo verzijo programske opreme, ki omogoča izvajanje inventure v produkcijskem okolju, brez zaprtja knjižnice. Na željo knjižnice lahko na IZUM-u vklopijo parameter za novo inventuro, da se jo pred pričetkom preveri in testira. Tudi to možnost je smiselno izkoristiti, saj se v testni bazi, pred pričetkom inventure, lahko seznanimo z vsemi novostmi in dilemami inventure.

Moja izkušnja s tehničnim vidikom inventure je vsakič boljša, saj se na IZUM-u resnično potrudijo, da razvijajo okolja in metode, ki so za šolske knjižničarje vedno bolj prijazna. Knjižnica je med izvajanjem inventure normalno obratovala (vračanje in izposoja gradiva je bilo omogočeno, saj to omogoča metoda direktnega odčitavanja).

Viri in literatura

Navodila za izvajanje online inventure. (2021). https://home.izum.si/izum/e-prirocniki/Navodila_za_inventuro/Navodila_za_izvajanje_online_inventure_SI.pdf

Zakon o knjižničarstvu (ZKnj-1). (2001). Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 – ZUJIK, 92/2015.

Zakon o računovodstvu (ZR). (1999). Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE.