Priročnik o izločanju gradiva

Besedilo je prevod prispevka hrvaške bibliotekarke Kristine Krpan, objavljen v Vjesniku bibliotekara Hrvatske januarja 2023 (prevedeno z dovoljenjem avtorice).

Prispevek predstavlja povzetek priročnika o izločanju gradiva The Weeding Handbook: A Shelf by Shelf Guide ameriške avtorice Rebecce Vnuk.

Priročnik o izločanju gradiva v knjižnicah The Weeding Handbook je delo ameriške knjižničarke Rebecce Vnuk. Avtorica se je v ameriški knjižničarski skupnosti izkazala kot knjižničarka, svetovalka in izobraževalka, izkušnje pa je pridobivala na številnih položajih in delih v splošnih knjižnicah. Drugo, posodobljeno izdajo priročnika je izdalo Združenje ameriških knjižnic – American Library Association. Sestavlja ga trinajst poglavij, v katerih se Rebecca Vnuk opira na lastne in izkušnje drugih knjižničarjev. Na koncu je seznam priporočene literature, znotraj poglavij pa ne manjkajo napotki o dodatnih virih informacij. Poleg tega knjiga vsebuje kazalo imen in izrazov, v prilogi pa je kot primer dobre prakse vključenih deset načrtov izločanja gradiva iz zbirk ameriških knjižnic. Avtorica nas na začetku knjige usmeri k publikaciji CREW: A Weeding Manual for Modern Libraries; zanjo meni, da bi jo morali preučiti vsi sodelujoči pri postopkih izločanja knjižničnega gradiva, in ji je služila kot navdih. Navedena publikacija je brezplačno na voljo na spletu in jo je mogoče prenesti.

Čeprav je poudarjeno, da je priročnik namenjen knjižničarjem splošnih in šolskih knjižnic, bi lahko bila tema zanimiva tudi za visokošolske knjižnice, saj jih avtorica omenja v posameznih poglavjih, visokošolske knjižnice pa so zastopane tudi med priloženimi načrti izločanja. Priročnik ni namenjen knjižničnim delavcem, ki zbirajo obvezne izvode ali skrbijo za posebne zbirke – kot je domoznanska ali zbirka starih in redkih knjig – kjer niso upoštevana načela izločanja, ki jih avtorica zagovarja. Bo pa zato v veliko pomoč knjižničarjem, ki želijo doseči večji obrat gradiva.

Osnova priročnika je zamisel o izločanju gradiva, ki si iz kakršnega koli razloga ne zasluži več svojega mesta na polici. Avtorica trdno zavzema stališče, da knjižnica ne glede na to, da nima naslova, ki bi ga lahko ponudila uporabnikom v zameno, nikakor ne bi smela imeti na policah zastarelih gradiv v zvezi z zdravjem in medicino oziroma na primer gradiva s področja geografije s političnimi mejami in imeni držav, ki ne obstajajo več. Razume, da se je včasih težko ločiti od gradiva, ki je bilo prej skrbno izbrano in za katerega so bila namenjena finančna sredstva, ter da je včasih nepredstavljivo, da knjiga nima več vrednosti. A opozarja, da knjižnice niso in nikoli ne bodo – arhivi. Ni dovolj prostora za vse gradivo, niti ta ni potreben, saj na knjižnico gleda kot na »organizem, ki se nenehno spreminja«. Izločanje pomaga temu organizmu napredovati in se razvijati.

Prav tako opominja, da poslanstvo knjižnic ni vzbujanje nostalgije med uporabniki, temveč zagotavljanje ustreznih informacij. Verjame v načelo, da je treba na knjige gledati kot na stvari in predmete, brez čustvene povezanosti in navezanosti, ter da splošne knjižnice niso namenjene zbiranju predmetov, temveč zagotavljanju dostopa do informacij, ki služijo skupnosti; zbiranje predmetov je naloga drugih institucij. Meni, da bodo knjižničarji s takšnim odnosom in pristopom brez čustvene navezanosti k izločanju gradiva pristopili veliko preprosteje in učinkoviteje.

V uvodnem poglavju avtorica našteva predhodne korake, ki jim sledi izločanje, in navaja nekaj metod, ki jih v postopku lahko uporabimo. Ne zanaša se izključno na statistične kazalce izposoje, temveč usmerja k drugim kriterijem, ki jih je treba upoštevati pri odločanju, kaj izločiti iz aktivne zbirke. Omenja tudi specifične situacije in ponuja rešitve zanje. Razlogi za izločanje so podkrepljeni s posledičnimi koristmi za knjižnico in uporabnike.

Priročnik je strukturiran tako, da si sledijo poglavja, ki vsebujejo navodila za izločanje gradiva, razvrščenega po področjih Deweyjeve decimalne klasifikacije. Čeprav evropske knjižnice večinoma uporabljajo univerzalno decimalno klasifikacijo, so vsebina priročnika in avtoričini nasveti uporabni tudi v knjižnicah s tem knjižničnim sistemom. Avtorica za vsako področje predlaga rok, po katerem naj gradivo odpišemo, pri čemer opozarja predvsem na teme, ki so znotraj določenega področja specifične in zahtevajo natančnejši ter kompleksnejši razmislek. Navedeno je tudi, katere naslove lahko obdržimo ne glede na leto izida, torej kateri načeloma ne zastarajo. Zanimiva praksa v ameriških knjižnicah je znatno zmanjševanje ali celo ukinjanje referenčnih zbirk zaradi slabe izkoriščenosti gradiva in velikega števila referenčnih virov v elektronski obliki. Gradivo referenčne zbirke nato večinoma preusmerijo v zbirko za izposojo, kar utemeljijo s tem, da gradivo le zavzema prostor, če ni v uporabi, in tako predstavlja svojevrsten strošek. S premestitvijo v zbirko za izposojo se pokaže, ali je gradivo potrebno, saj – ali bo uporabljeno ali pa je nepotrebno in ga lahko izločimo.

V vseh poglavjih se prepleta več načel, na katera je priporočljivo paziti – povpraševanje po gradivu, relevantnost informacij in stanje gradiva (fizično) v kombinaciji z razpoložljivim prostorom. Predlaga tudi, da je treba biti pozoren na to, kako so ljudje in koncepti predstavljeni v gradivu, ali in kako so predstavljene marginalizirane družbene skupine ter ali je kot nadomestilo mogoče najti novejše gradivo. Poudarjeno je stališče, da morajo biti knjižnice ogledala in okna skupnosti – po eni strani naj predstavljajo skupnost in naj se skupnost v njih zrcali, po drugi strani pa naj ta ista skupnost dobi priložnost za rast in razvoj, zato so knjižnice okna v svet znanosti, drugih kultur, odnosov in stilov.

Avtorica izločanje povezuje s sredstvi ustanoviteljev knjižnic in davkoplačevalcev, ki se lahko negativno odzovejo zaradi dodeljenih sredstev za nabavo, zlasti ko gre za veliko število izločenega gradiva. Zato posebej poudarja pomembnost tega, da proces in razloge za izločanje gradiva predstavimo vsem deležnikom – tako uporabnikom kot zaposlenim. Našteva ideje, kako obveščati javnost in vključevati zaposlene, za katere je še posebej pomembno, da razumejo proces in znajo odgovoriti na morebitna vprašanja uporabnikov. S predhodnim obveščanjem javnosti o razlogih in učinkih izločanja se lahko izognemo morebitnim incidentom. Avtorica je eno celo poglavje posvetila primerom, ki so »šli narobe«, in nakazala korake, ki bi lahko spremenili izid situacije. Opozarja pa, da ob rednem izločanju tako veliki projekti izločanja načeloma niti ne bodo potrebni, s čimer se sorazmerno zmanjša možnost incidentov in napačne percepcije javnosti.

Priročnik izpostavlja tudi pomembnost načrtov izločanja iz več razlogov. Imeti tak dokument je dragoceno, ker daje osebju natančna navodila, kako in kdaj izvesti postopek. V prihodnosti, z menjavo kadrov, bo načrt zagotovil kontinuiteto in doslednost izgradnje zbirke ter njeno celovitost. Tak dokument služi knjižnici tudi za zagotavljanje preglednosti postopka izločanja gradiva iz aktivne zbirke v odnosu do javnosti. Načrti so namreč, poleg tega, da služijo osebju, lahko ključni v primeru dvomov o samem postopku in pritožbah uporabnikov, ustanoviteljev ali drugih akterjev iz skupnosti. So nekaj, na kar se knjižničarji lahko sklicujejo in na kar lahko pokažejo, zato je zaželeno, da so javno dostopni. Zaradi vsega navedenega avtorica spodbuja in motivira vse knjižnice, da imajo tak dokument in ga redno posodabljajo, v zadnjem poglavju pa opozarja na podrobnosti v zvezi z njegovim nastajanjem, vsebino in revizijo.

Večina poglavij vključuje intervjuje z izkušenimi knjižničarji, ki so gradivo že izločali v večjem in manjšem obsegu. Poleg tega, da so izpostavili osnovna načela, ki so jih vodila pri teh projektih, so navedli tudi, da so izobrazbo o tem poklicnem delu večinoma pridobili z informalnim (s praktičnim delom) in deloma neformalnim izobraževanjem.

Dragocen dodatek na koncu so primeri načrtov izločanja gradiva iz več ameriških splošnih, visokošolskih in šolskih knjižnic. Med seboj se razlikujejo po obsegu in globini obdelave, kar je razumljivo, saj gre za različne vrste in velikosti knjižnic. Nekateri vsebujejo navodila za področja Deweyjeve decimalne klasifikacije glede na podatke o zadnji izposoji, drugi podajajo splošne usmeritve, pri čemer izpostavljajo nekatere posebnosti glede na vrsto medija oziroma področje. Nekateri vsebujejo smernice, dodatno razdeljene po zbirkah, na primer posebej za referenčno zbirko ali t. i. splošno zbirko za izposojo; ali glede na populacijo uporabnikov, na primer za zbirko, namenjeno odraslim, mladim ali otrokom. Vsi predstavljajo dragocene primere iz prakse in so lahko odlično izhodišče za knjižničarje, ki želijo sestaviti lastne načrte izločanja.

Avtorica v priročniku morda ne odgovori na vse situacije, v katerih se lahko znajde knjižničar pri izločanju gradiva, vsekakor pa nas lahko osvešča, o čem je treba razmišljati, preden se odločimo, ali neko gradivo vrniti na polico, premakniti v skladišče ali izločiti. Ne glede na to, da priročnik vsebinsko temelji na ameriških izkušnjah in primerih, je publikacija dragocena zaradi splošno veljavnih načel izločanja gradiva, izkušenj in nasvetov. Priporočamo jo knjižničarjem splošnih, visokošolskih in šolskih knjižnic, lahko pa jo uporabljajo tudi v drugih tipih knjižnic ter študenti bibliotekarstva za vpogled v praktično delo pomembnega segmenta procesa izgradnje zbirk.

Viri in literatura

Krpan, K. (2023). Vnuk, Rebecca. The Weeding Handbook: A Shelf by Shelf Guide. 2nd ed. ALA Editions, 2022. Vjesnik bibliotekara Hrvatske, 66(1), 407–410. https://izdanja.hkdrustvo.hr/casopisi/vbh/article/view/1046