Postopek pridobitve brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije: primer Mestne knjižnice Ljubljana

Izvleček
Prispevek obravnava postopek oddaje vloge Mestne knjižnice Ljubljana za brezplačno uporabo Canve Pro za neprofitne organizacije, do katere so upravičene tudi druge slovenske splošne knjižnice. Predstavitvi spletnega orodja za grafično oblikovanje Canva sledi opis postopka oddaje vloge ter pridobivanja brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije. Cilj in namen besedila sta predstavitev postopka pridobivanja brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije in s tem spodbuda drugih knjižnic k oddaji vloge in podpora knjižnicam pri tem.

Ključne besede: splošne knjižnice, grafično oblikovanje, brezplačna Canva Pro za neprofitne organizacije.

Uvod
Oblikovanje različnih dokumentov za uporabo na spletu in tiskanje je pomemben segment dela v splošnih knjižnicah. Za to so na voljo različna spletno dostopna orodja in eno od njih je tudi Canva. Na voljo sta brezplačna in plačljiva različica programa. V Mestni knjižnici Ljubljana (v nadaljevanju MKL) račun za brezplačno Canvo uporabljamo že več kot pet let, od začetka leta 2018. Canva je odlična za vse, ki morajo poleg rednega dela še oblikovati plakate ali letake. Velikokrat za take stvari zmanjka časa in je Canva naša rešiteljica, saj ima veliko že narejenih predlog. Kljub vsemu pa so nekatera orodja v brezplačni Canvi onemogočena (npr. odstranjevanje ozadja).

Vsebina tega prispevka je predstavitev Canve in opis postopka oddaje vloge ter pridobivanja brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije. V uvodu je kratka predstavitev Canve, ki jo lahko uporabljate tudi brezplačno, brez Pro dodatkov. Nadalje bo predstavljen postopek oddaje vloge za pridobitev brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije, kamor spadamo tudi splošne knjižnice. Predstavljen je postopek pridobitve dostopa do brezplačne Canve Pro, kot smo ga v decembru 2023 izvedli v MKL, s poudarkom na posebnostih postopka in tem, katere dokumente je potrebno priložiti. Splošne knjižnice smo kot neprofitne organizacije in organizacije, ki delamo v javno dobro, upravičene do brezplačne uporabe Canve Pro. Postopek pridobitve dostopa do brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije je enostaven in hiter, zato priporočamo, da tudi druge knjižnice zaprosite za ta dostop.

Namen besedila je, da delimo našo izkušnjo pridobivanja brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije in s tem spodbudimo k oddaji vloge še katero od slovenskih splošnih knjižnic in tudi, da knjižnicam pri tem ponudimo podporo.

Spletno orodje Canva
Canva je brezplačno spletno orodje za grafično oblikovanje, ki ima na enem mestu zbrano vse, od predlog, clipartov, pisav, slik, ilustracij … Je eden od najbolj enostavnih in praktičnih programov za grafično oblikovanje; v njej lahko ustvarjate praktično vse, od predstavitev, plakatov, letakov, v njej lahko tudi montirate videoposnetke … Canva olajša delo in prihrani čas. V njej lahko oblikujete tudi objave za družbena omrežja, ima že prednastavljene dimenzije za objave za Instagram, Facebook in TikTok, tudi za story-je. Baza predlog in elementov se povečuje in imamo res veliko možnosti za ustvarjanje. Canva je zelo praktična ravno v primerih, ko nimamo dovolj časa za oblikovanje. Tukaj je namreč zbranih veliko predlog, ki jih lahko poljubno spreminjamo po svoji volji. Poleg tega, če imate aplikacijo Canva naloženo tudi na mobilnem telefonu, lahko preprosto prenašate slike in videoposnetke iz računalnika na telefon in obratno (ali iz enega računalnika na drugega …). Preprosto naložite material na napravi, kjer ga hranite, v Canvo in ta material je potem vedno dostopen na vašem računu, ne glede na to, s katere naprave se prijavite.

Canva je bila ustanovljena 1. januarja 2013 v Perthu v Avstraliji in že v prvem letu je imela več kot 750.000 uporabnikov. Maja 2019 je Canva prevzela Pixabay in Pexels (dve brezplačni spletni mesti za fotografije) in s tem omogočila dostop do obeh spletnih mest neposredno iz Canve. Decembra 2019 je bila ustanovljena Canva for Education, (Canva za izobraževanje), namenjena brezplačni uporabi Pro verzije za šole in druge izobraževalne ustanove. Marca 2022 je imela Canva več kot 75 milijonov aktivnih uporabnikov na mesec. 7. decembra 2022 je Canva predstavila Magic Write, pomočnika platforme za pisanje besedil, ki ga poganja umetna inteligenca. 22. marca 2023 je Canva objavila svoje novo orodje Assistant, ki daje priporočila o grafiki in slogih, da se ujemajo z obstoječim dizajnom uporabnika.

Na voljo sta brezplačna in plačljiva različica programa. Brezplačna verzija ponuja velik izbor brezplačnih predlog in elementov ter uporabo različnih aplikacij, ima pa nekaj omejitev; nekatera orodja za oblikovanje so zaklenjena, namenjena samo za Pro verzijo, prav tako so nekateri elementi, slike, predloge na voljo samo v Pro verziji. Canva Pro ponuja vse kar ponuja brezplačna verzija, s precejšnjo dopolnitvijo predlog in elementov ter tudi orodij za oblikovanje slik. Vključuje več kot 75 milijonov plačljivih fotografij, videoposnetkov, elementov, več kot 3000 plačljivih pisav in več kot 420.000 plačljivih predlog. Z njo lahko odstranjujete tudi ozadje in uporabljate plačljive animacije ter ste lahko bolj organizirani s kompletom za blagovno znamko, načrtovalnikom vsebin in dodatnimi mapami ter shrambo. Z dodatnimi mapami imate  možnost pospravljanja dokumentov po mapah in / ali projektih, da se izdelki lažje najdejo. Pripravite si lahko tudi komplet za blagovno znamko, kjer si določite tudi celostno grafično podobo in na podlagi tega Canva ponuja tudi predloge. Del teh funkcionalnosti omogoča tudi brezplačna Canva, ampak v precej okrnjenem obsegu.

Canva ponuja Pro verzijo brezplačno tudi neprofitnim organizacijam, oziroma organizacijam, ki delajo za javno dobro in ena od takih organizacij je tudi splošna knjižnica. Zaradi omejitev brezplačne Canve, smo se v MKL odločili, da zaprosimo za dostop do Canve Pro. Za pridobitev dostopa do brezplačne uporabe Canve Pro, je potrebno oddati posebno vlogo.

Canva v Mestni knjižnici Ljubljana
Skupni uporabniški račun za Canvo smo v MKL odprli v začetku leta 2018, pet let potem, ko se je pojavila. Odprt imamo račun na služben elektronski naslov knjižnice, ustvarjen z brezplačno storitvijo za elektronsko pošto Google Gmail. Poleg tega so imeli nekateri zaposleni še svoje uporabniške račune za uporabo brezplačne verzije Canve odprte na svoje elektronske naslove. V okviru Učnega centra MKL smo za zaposlene v slovenskih knjižnicah organizirali več izobraževanj o uporabi Canve. Načrtujemo jih tudi za leto 2024.

Do decembra 2023 smo uporabljali brezplačno Canvo, potem pa smo se odločili, da poskusimo pridobiti brezplačno verzijo Canve Pro. K temu nas je spodbudila tudi izkušnja iz Knjižnice Makse Samsa Ilirska Bistrica, kjer so dostop do brezplačne verzije Canva Pro že pridobili. Za ta korak smo se odločili predvsem, ker je pomembno, da ima knjižnica čim več možnosti oblikovanja za svoj promocijski material, pa naj bodo to plakati ali videoposnetki. Poleg tega je pomembna tudi časovna dimenzija. S Canvo Pro lahko prihranimo veliko časa, saj ni več potrebno preverjanje, ali je določena predloga ali element plačljiv ali ne.

Canva Pro za neprofitne organizacije
Preden se lotite oddaje vloge za pridobitev brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije, priporočamo, da preverite, ali ma vaša organizacija že odprt račun za uporabo Canve. Kako preverite, ali je v vaši knjižnici oziroma na določen elektronski naslov že ustvarjen račun v Canvi? Na spletni strani Canva kliknete ”nadaljujte z Googlom” ali ”nadaljujte z e-poštnim naslovom”, vpišete elektronski naslov in vpišete geslo. Če računa še nimate, se registrirate iz iste strani. Pri registraciji imate tri možnosti: registracija z Googlom, registracija s Facebookom in registracija z e-pošto, priporočamo, da se registrirate s službenim elektronskim naslovom knjižnice. Tega lahko ustvarite tudi na Gmailu, tako imamo urejeno v MKL. Predvidoma bo na Canvin račun dostopalo več zaposlenih, zato ni smiselno, da je brezplačna Canva Pro vezana na e-naslov enega zaposlenega.

Po Canvini definiciji so v Sloveniji do brezplačne Canve Pro upravičene organizacije registrirane kot:

• društvo,
• fundacija,
• zasebni zavod z dovoljenjem za opravljanje javno koristnih storitev,
• verska skupnost registrirana pri Ministrstvu za kulturo¹.

Najprej nismo bili prepričani ali spadamo v katero od teh kategorij, zato smo pregledali pogoje za upravičene organizacije, ki so prav tako objavljeni na spletni strani. Canva navaja, da so do brezplačne Canve Pro upravičene organizacije, ki izpolnjujejo naslednje pogoje²:

• lokalni regulator v državi, kjer ste registrirani, vas mora prepoznati kot dobrodelno ali neprofitno organizacijo,
• delovati morate neprofitno in
• delovati morate v javno korist.

Splošne knjižnice izpolnjujemo dva od treh pogojev. Delovanje v javno korist je opredeljeno v Zakonu o knjižničarstvu, kjer je opredeljeno, da poleg temeljnega poslanstva razvoja bralne kulture, v okvir katerega sodi tudi dvig in spodbujanje bralne pismenosti, splošne knjižnice opravljamo tudi druge dejavnosti, s katerimi prebivalcem približujemo knjige, kulturo, znanje in informacije, podpiramo njihovo vseživljenjsko učenje ter spodbujamo njihovo ustvarjalnost. Delovanje v javno korist je opredeljeno tudi v ustanovitvenih aktih posameznih knjižnic.

Canva sama vlog ne preverja, za preverjanje vlog ima sklenjeno partnerstvo z organizacijo Percent, ki so strokovnjaki za preverjanje neprofitnih, izobraževalnih in socialnih organizacij po svetu. To je torej organizacija, ki bo preverila upravičenost vaše vloge. Vlogo oddate spletno.

Preden oddate vlogo zberite sledeče dokumente:

• Sklep o ustanovitvi vaše knjižnice,
• izpis iz AJPESA in
• pravilnik o poslovanju.

Dokumenti so lahko v slovenskem jeziku, v e-obliki, najlažje PDF.
V postopku prijave lahko naložite največ tri dokumente, ki jih priložite kot sliko (JPG ali PNG) ali kot PDF dokument. Pri tem skupna velikost ne sme preseči 5MB³.
Pripravite si tudi matično številko vaše organizacije in, če tega še niste storili, ustvarite račun v Canvi.

Ko imate zbrane in pripravljene vse dokumente, na spletni stani Canve oddajte vlogo za pridobitev brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije. Obrazec za oddajo vloge je sestavljen tako, da se elemente izbira iz spustnega seznama in pripne dokumente, brez pisanja pojasnil. Kar boste morali dopolniti sami, je ime organizacije, vaša spletna stran, ime, priimek in matična številka. Zadošča osnovno znanje angleškega jezika. Obrazec, ki ga boste izpolnjevali in sporočila, ki jih boste dobivali, bodo kombinacija angleškega in slovenskega jezika.  Za celoten postopek oddaje vloge boste potrebovali približno 15 minut.

Oddaja vloge po korakih
1. Kliknete na povezavo ”Canva za neprofitne organizacije”.

2. Izberete ”Apply for Canva nonprofit” (slika 1).

3. Kliknete na ”začetek” (slika 2).

4. Označite, da ste ”Social impact organisation” in vpišete državo (sliki 3 in 4).

5. Vpišete ime organizacije, prilepite povezavo do spletne strani (kar slovenske). Kot ustanovo, ki vas je registrirala kot neprofitno organizacijo, izberete Poslovni register Republike Slovenije ter vpišete matično številko vaše knjižnice (slike 5 in 6).

6. Pod ime in priimek vpišete direktorja oziroma direktorico knjižnice (slika 7).

7. Priložite dokumente, vse tri v slovenskem jeziku in za vašo organizacijo ((1)Sklep o ustanovitvi (iz našega je razvidno, da poleg temeljnega poslanstva razvoja bralne kulture, v okvir katerega sodi tudi dvig in spodbujanje bralne pismenosti, opravljamo tudi druge dejavnosti, s katerimi prebivalcem približujemo knjige, kulturo, znanje in informacije, podpiramo njihovo vseživljenjsko učenje ter spodbujamo njihovo ustvarjalnost), (2) izpis iz AJPESA (to je izpis iz Poslovnega registra Slovenije, navodila najdete na njihovi spletni strani) in (3) Pravilnik poslovanja) ter kliknete ”pošlji” (sliki 8 in 9).

8. Kliknete gumb ”Dokončano” in prikaže se vam potrditev oddaje vloge (sliki 10 in 11).

Priporočam, da najkasneje na tej točki informirate vse, ki imajo dostop do poštnega nabiralnika splošnega elektronskega naslova vaše knjižnice (v našem primeru je sporočilo prišlo na pr@mklj.si). Predvidevamo, da ta elektronski naslov Percent po oddani vlogi poišče na vaši spletni strani.  Obveščenost vseh prejemnikov je pomembna, saj odgovor na ta elektronski naslov knjižnice dobite v roku nekaj ur (na Canvini spletni strani piše od 2 do 4 delovne dni). V sporočilu, ki ste ga dobili na splošen elektronski naslov, morate potrditi, da imate v imenu knjižnice pravico zaprositi za brezplačno Canvo Pro, kar storite s klikom na gumb ”da” (slika 12). Na elektronski naslov, s katerim imate ustvarjen Canvin račun, istočasno dobite obvestilo o prejetem elektronskem sporočilu na splošen elektronski naslov.

Po tem boste dobili še obvestilo, da je bila vloga odobrena in od takrat naprej boste z vašim obstoječim elektronskim naslovom in geslom za Canvo imeli pravico do uporabe Canve Pro za neprofitne organizacije. Vsa orodja Canve Pro lahko uporabljate takoj. V ekipo brezplačne Canve Pro za neprofitne organizacije lahko povabite do 50 ljudi in vsi imajo privilegij uporabe Canve Pro.

Tudi v primeru, da bo vaša vloga zavrnjena, ne obupajte. Tudi naše je bila. Naša prva vloga je bila zavrnjena, ker nismo vsega označili prav. Po zavrnitvi vloge smo se obrnili Canvino ekipo preko povezave v elektronskem sporočilu, v katerem so nas obvestili o zavrnitvi vloge in vprašali, v čem je težava. Dobili smo odgovor, da priložen dokument ne dokazuje, da spadamo pod izbrano kategorijo in naj vlogo oddamo še enkrat. Ker smo pripeli PDF, ki je vseboval skeniran sklep o ustanovitvi v obliki slik in besedilo dokumenta ni bilo berljivo, predvidevamo, da je bil to problem, zato priporočamo, da oddate spletno dostopen PDF, ali poskenirano sliko pretvorite v tekst.

Zaključek
Canva Pro ponuja v primerjavi z brezplačno Canvo več možnosti in glede na to, da smo splošne knjižnice kot neprofitne organizacije in organizacije, ki delamo v javno dobro, upravičene do brezplačne uporabe Canve Pro. Postopek pridobitve dostopa do brezplačne Canve pro za neprofitne organizacije je enostaven in hiter, zato priporočamo, da tudi druge knjižnice zaprosite za ta dostop. V kolikor boste pri oddaji vloge potrebovali pomoč, smo vam v MKL na voljo s svojimi izkušnjami.

Pridobitev brezplačne Canve Pro od splošne knjižnice ne zahteva veliko časa, hkrati pa ji prinese veliko koristi in ji prihrani čas. V skupino uporabniškega računa lahko dodamo do 50 zaposlenih, ki lahko ustvarjajo pod svojim imenom z vsemi prednostmi, ki jih nudi Canva Pro. V MKL ugotavljamo, da je bila odločitev za pridobitev Canve za neprofitne organizacije dobra. V skupino so že dodani zaposleni, ki se vsakodnevno ukvarjajo z oblikovanjem promocijskega materiala. Priporočamo, da si jo pridobijo tudi druge splošne knjižnice in smo na voljo za morebitna vprašanja. Vabljeni pa tudi na izobraževanja za uporabo Canve, ki jih bomo v Učnem centru MKL organizirali v letu 2024.

1. SLOVENIA: Registered as a (i) Association, (ii) Foundation, (iii ) Private Institute licensed to engage in public benefit services, (iv) Religious community registered with the Ministry of Culture. [↩]
2. Qualifying organizations for Canva’s Nonprofit Program; To be verified as a nonprofit, your organization needs to be: recognised as a charitable or a nonprofit organizations by the local regulator in the country where you are registered, operating on a not-for-profit basis and operating for the public benefit. [↩]
3. Če imate težavo z velikostjo, lahko dokument brezplačno ”stisnete” oziroma pomanjšate preko spletne strani Small PDF ali I love PDF. [↩]