Misija: prenova in selitev šolske knjižnice

Izzivi selitve knjižnice

Pa je prenova šole dosegla tudi nas. Vznemirjenje, vsekakor pa tudi izziv. Prenovo Osnovne šole Prule so obljubljali že dolgo, letos pa bodo končno stekla začetna dela in vsi se že zelo veselimo prenovljenega videza stavbe. Prenova pa s seboj prinese tudi selitev. Selitev učencev, učiteljev, ostalih zaposlenih, učilnic in nenazadnje knjižnice. Knjižnica ima to srečo (ali pa nesrečo), da je ena od tistih šolskih prostorov, ki jo je verjetno najtežje preseliti. Vsekakor selitev ni mogoča brez podrobnega načrta, odličnega sodelovanja in usmerjenosti v skupen cilj – na čim bolj varen in enostaven način premakniti celotno zbirko iz točke A v točko B, pri tem pa se izogniti kaosu, ki ga lahko prinesejo gore škatel nesistematično zloženih knjig.

In kako smo se tega lotili mi? V pričujočem prispevku opisujem svojo izkušnjo, seveda pa je vsaka selitev specifična.

Načrtovanje in komunikacija

Zadevo močno olajša jasna in redna komunikacija z vodstvom šole. Brez sodelovanja, ki ga omenjam že uvodoma, skorajda ne gre, saj je knjižnica pri selitvi zelo specifična. Knjige morajo biti tudi po selitvi razvrščene po določenih pravilih. Če pa ima knjižnica veliko knjižnično zbirko, to pomeni tudi več dela pri selitvi.

Kaj komunikacija pomeni v praksi? Pri nas se je vse začelo že v tajništvu in pri hišniku, ki sta zaposlene »oborožila« z vsemi za selitev potrebnimi pripomočki – kartonaste škatle različnih velikosti, alkoholni flomastri, metri lepilnega traku z držali za lepljenje škatel, škarje ipd. Pomembno je bilo, da je knjižničar že tu aktivno sodeloval s tajništvom in hišnikom – izrazil dodatne potrebe po pripomočkih, ki so nujne pri selitvi. Jasno je bilo tudi, da bo knjižnica potrebovala veliko več škatel, kot jih npr. običajne učilnice, kar je potrebno upoštevati pri načrtovanju. Sami smo krepko presegli številko 230 škatel.

Ravnateljica Osnovne šole Prule je zaposlenim poslala natančna navodila, s katerimi smo vsi pakirali šolo na enoten način. Tako smo se vsi poslužili istega sistema, izognili pa smo se zmedi in začetni zmešnjavi.

Učitelji Osnovne šole Prule bodo v času sanacije zelo verjetno izvajali pouk na več lokacijah v Ljubljani, zato smo na zapakirane škatle na stranski in zgornji rob prav vsi zapisali »ime škatle«, nekakšno nadpomenko vsega, kar škatla vsebuje in eno od lokacij, kamor naj bi bila škatla preseljena.

Priprava knjižničnega gradiva na pakiranje (foto: Dejan Kalabić)

Praktični koraki pri pakiranju

Eno od prejetih navodil, ki bi ga še posebej izpostavil in je zares dobrodošlo, pa je vodenje beležk. Vsak zaposleni si je v želenem programu izdelal čisto preprosto tabelo (za knjižnico smo izbrali MS Excel), v katero smo zapisali »ime škatle«, nadpomenko vsega shranjenega v škatli, opombe in lokacijo, kamor bo škatla preseljena. Priporočamo, da se vnesejo relevantni podatki, ki služijo namenu pri preselitvi. Resda pri pakiranju vpisovanje vzame nekaj več časa, a nam zato lahko prihrani kar nekaj nepotrebnih skrbi v nadaljevanju.

K opombam vpišemo vse, kar bo pomagalo poiskati prave predmete. Pri uporabi programa Microsoft Excel (tudi npr. MS Word), pri iskanju zelo uporabno deluje ukaz »Ctrl + F«, kjer po prikazu okenca vpišemo iskani predmet.

Primer take tabele:

* Prikazana tabela je le primer, zato so uporabljena izmišljena imena lokacij. ** Oznaka KNJIŽ pomeni, da gre za škatle, ki so bile zapakirane v knjižnici. Tako lahko že iz imena škatle razberemo, h kateremu prostoru na novi lokaciji ta spada.

Kot je razvidno že iz tabelarnega primera, je najpriročnejše, če škatle označujemo s prostorskimi lokacijami in oznakami UDK-klasifikacije v knjižnici; vrsta C, črka A – to na primer pri nas pomeni knjige za cicibane (1. vzgojno-izobraževalno obdobje) avtorjev, katerih priimki se začnejo na črko A. Zavedati se je potrebno, da so knjige dokaj nehvaležni predmeti za shranjevanje v škatle po ureditvi s knjižnih polic, saj so nekatere tanke, druge zajetne, tretje miniaturne, četrte ogromne. Ob tem pa moramo upoštevati še knjižnična pravila ter varovanje gradiva in si hkrati olajšati tudi razpakiranje na novih lokacijah. Škatle smo zato skušali čim bolj prostorsko izkoristiti. Včasih je bilo knjige zaradi tega potrebno ločiti tudi po formatu – vse to pa natančno zapisati v opombah.

Kot že omenjeno, z vodstvom smo že pred začetkom pakiranja opravili sestanek, na katerem smo izrazili svoja vprašanja/skrbi/predloge ipd. Nato smo dorekli vse podrobnosti. Ustrezno in pravočasno komunikacijo svetujemo tudi med samim pakiranjem in po koncu.

Na Osnovni šoli Prule je bila s strani vodstva sestavljena ekipa štirih zaposlenih, vključno s knjižničarjem, ki so sodelovali pri pakiranju knjižnice. Knjižničar je tisti strokovnjak, ki najbolje pozna knjižnico in ureditev, zato svetujemo, da se opravljajo kratki interni sestanki z ekipo, v kolikor je to možno. Pred začetkom je pomembno podati natančna navodila ter precizno razdeliti naloge.

Morda je velika prednost knjižnice pri selitvi in pakiranju ravno v tem, da je knjižnično gradivo že v osnovi razvrščeno s pomočjo UDK-klasifikacije in ostalih internih oznak (npr. polica z domačim branjem). Vestno vpisovanje v prej omenjeno tabelo omogoča veliko enostavnejšo postavitev knjig na novi lokaciji. To pa seveda pomeni tudi, da je potrebno članom ekipe razložiti, kako je knjižnica urejena, na kratko predstaviti UDK-klasifikacijo in interne oznake, ki v knjižnici obstajajo. Tako bo lahko pakiranje že v osnovi bolj intuitivno za vse.

Del knjižnične zbirke v škatlah (foto: Dejan Kalabić)

Inventura in odpis gradiva

Hkrati s selitvijo pa je v prulski knjižnici napočil tudi čas za tako imenovano veliko inventuro, ki se skladno z zakonodajo izvaja vsakih pet let. To je našo pripravo in samo selitev sicer nekoliko upočasnilo, po drugi strani pa mi je kot knjižničarju ponudilo odlično priložnost, da res dobro pregledam celotno zbirko ter preverim, kaj je tisto gradivo, ki ga je potrebno odpisati.  Pri izločanju gradiva ne smemo pozabiti na navodila za izločanje in odpis, ki so jih pripravili v NUK – več o tem v objavi na portalu Knjižničarske novice.

Ne pozabite na svoje sodelavce in seveda nase. Pakiranje knjig (in – če ste v podobni situaciji – tudi inventura pred selitvijo) sta nujni, a naporni in dolgotrajni opravili. Za vse prisotne ustvarite prijetno izkušnjo. Naše pakiranje je spremljalo pomirjujoče glasbeno ozadje, plastenke vode, kava in prigrizki – preverjeno pomaga! Bodite kreativni.

Izpraznjene knjižne police (foto: Dejan Kalabić)

Nasveti za lažjo selitev

Še nekaj nasvetov, ki so nam olajšali pakiranje in ponovno postavitev gradiva na novih lokacijah:

• Ker smo knjižnično gradivo začeli pakirati že v času proti koncu pouka, ob vračanju učbeniških kompletov iz učbeniškega sklada, smo si zadevo olajšali in učencem hkrati izposodili ustrezne komplete učbenikov za naslednje šolsko leto. Na novi lokaciji bomo potrebovali čas za ponovno vzpostavitev celotnega sistema, zato je bila takšna rešitev smiselna. Hkrati smo razdelili tudi pakete delovnih zvezkov v prvem vzgojno-izobraževalnem obdobju. Uresničitev tega načrta je bila seveda odvisna od zaloge in zmožnosti hitre dostave novo naročenih učbenikov ter delovnih zvezkov.
• Nekaj škatel smo namenili »nujnejšemu« gradivu, do katerega bo mogoč hiter dostop. S tem mislim predvsem na knjige za domača branja, za razna tekmovanja, naslove, ki so del učnega načrta, naslove s seznamov različnih bralnih značk ipd. S tem smo si olajšali dostop do gradiva, ki ga bodo učitelji in učenci zagotovo potrebovali. Te knjige so bile v škatle razvrščene po določenem zaporedju ter posebnih sklopih. V tabele pa smo zapisali vse ustrezne opombe.
• Dobro izkoriščen prostor v škatlah pomeni tudi varnejši transport. Nekatero gradivo je občutljivejše ali pa dragoceno in ga je smiselno še dodatno zavarovati. Uporabite zaščitne folije, mehurčkaste folije, star časopis, morda tudi stiroporno polnilo. S tem se doseže tudi stabilnejšo namestitev knjig v škatlah.
• Dobrodošlo je bilo, da so sodelavci že v naprej posredovali sezname knjižničnega gradiva (domača branja, učbenike in delovne zvezke, priročnike, strokovno literaturo ipd). Gradiva so si lahko za prihajajoče šolsko leto že izposodili ter odnesli s seboj. Ker sami še nismo popolnoma prepričani, kako bo potekala izposoja na novih lokacijah, smo načrtovali »izposojo na daljavo«. Učitelji bodo imeli najnujnejše gradivo izposojeno pri sebi, po potrebi pa bodo knjige izposodili tudi učencem – npr. domača branja. To bodo storili tako, da mi bodo sporočili ustrezne podatke učenca ter inventarne številke gradiva, nato bom gradivo izposodil v sistemu COBISS Lib na daljavo. Ko bo učitelj sporočil, da je od določenega učenca gradivo prejel nazaj, bom dotičnega učenca »razdolžil« tudi v sistemu COBISS Lib.

Uspešna selitev in ponovna vzpostavitev delovanja knjižnice ne smeta biti pogojeni s hitrostjo, temveč z dosledno kakovostjo izvedbe. Natančno načrtovanje, sistematično delo in skrbna obravnava knjižničnega gradiva so ključni za ohranjanje integritete zbirke in zagotavljanje nemotenega dostopa do informacij tudi na novi lokaciji.