Knjižnice Univerze v Ljubljani v obdobju COVID-19

Povzetek
Pandemija koronavirusa je spremenila naša življenja, tudi poslovanje zavodov in knjižnic vseh vrst. Podatki iz knjižnic za preteklo obdobje kažejo na precejšnjo rast uporabe oddaljenega dostopa in že tudi spreminjanje navad uporabnikov, ki gredo zlasti v večjo usmerjenost v e-vire na področju študijskih gradiv. Še vedno pa uporabniki, zlasti študenti, povprašujejo po fizičnem prostoru (mirno učenje ali skupinsko delo). Izzivi za prihajajoče obdobje in pokovidno obdobje bodo na strani knjižnic prav gotovo veliki zaradi spremenjenega načina dela matičnih organizacij in tudi navad uporabnikov.

Ključne besede: visokošolske knjižnice, Univerza v Ljubljani, organizacija, COVID-19

1 Uvod
Knjižnični sistem Univerze v Ljubljani združuje 40 knjižnic; 38 knjižnic članic in pridruženi članici Centralna tehniška knjižnica ter Narodna in univerzitetna knjižnica (Organiziranost, 2021). Knjižnice, ki delujejo na članicah Univerze v Ljubljani, so se že v marcu 2020 takoj po razglasitvi epidemije hitro prilagodile novi resničnosti s spremenjenim načinom poslovanja in izvajanja storitev. Izvajanje storitev je šlo v smeri organizacije storitev na daljavo (kot npr. izobraževanje, svetovanje), razširitve ponudbe elektronskih informacijskih virov ter drugih digitalnih vsebin, prilagajanja storitev spreminjajočim se ukrepom in hibridnega dela.

Podatki iz knjižnic za preteklo obdobje kažejo na precejšnjo rast uporabe oddaljenega dostopa in že tudi spreminjanje navad uporabnikov, ki gredo zlasti v večjo usmerjenost v e-vire na področju študijskih gradiv. Še vedno pa uporabniki, zlasti študenti, povprašujejo po fizičnem prostoru (mirno učenje ali skupinsko delo). Izzivi za prihajajoče obdobje in pokovidno obdobje bodo na strani knjižnic prav gotovo veliki zaradi spremenjenega načina dela matičnih organizacij in navad uporabnikov.

Pri snovanju novih storitev ter nato pri posredovanju in promoviranju le-teh uporabnikom bodo bibliotekarji v prihodnje potrebovali nova znanja, kar že kažejo tudi novejše raziskave na področju visokošolskih knjižnic. Tradicionalne visokošolske knjižnice se bodo morale temeljito spremeniti, kar narekujejo hitre spremembe v makrookolju in v samem akademskem okolju (Ambrožič idr., 2021).

V juniju 2021 je potekalo že tradicionalno strokovno srečanje knjižnic članic Univerze v Ljubljani Visokošolske knjižnice v novi resničnosti: primeri dobrih praks in novosti (Univerza v Ljubljani, 2021). Poleg vseh izredno zanimivih prispevkov je bila na srečanju tudi predstavitev z naslovom Knjižnice UL na valovih epidemije: organizacija-storitve-izzivi, v kateri so bili strnjeno predstavljeni podatki iz ankete, ki jih v nadaljevanju prikazujemo v tem članku. Za prikaz organizacije, storitev in novih izzivov knjižnic članic Univerze v Ljubljani (v nadaljevanju UL) med epidemijo in posameznimi valovi je bila v maju 2021 izvedena anketa med bibliotekarji univerzitetnega knjižničnega sistema. Vprašanja smo razdelili v pet vsebinskih sklopov, v katerih nas je zanimalo naslednje: dostopnost, organiziranost, prostor in zaščita, viri informacij ter izzivi. Anketa je bila poslana na 36 elektronskih naslovov, celotno anketo pa je izpolnilo 28 respondentov, kar predstavlja 75 odstotkov vseh naslovnikov. Kaj so pokazali odgovori na posamezna vprašanja, je predstavljeno v nadaljevanju.

2 Dostopnost knjižnic
Ob začetku epidemije pri nas in pandemije v svetu je večina visokošolskih ustanov premaknila svoje poučevanje in (raziskovalno delo) na splet. Knjižnice so bile zaprte in večinoma je prišlo do hitrega premika v smer največje možne podpore digitalnemu učnemu okolju (Pionke, 2020). Tudi knjižnice ljubljanskega univerzitetnega sistema so ob valovih epidemije skladno z navodili ter priporočili organov prilagodile svoje poslovanje. Kako in kaj so delale, bo vidno na grafikonih v nadaljevanju članka.

2.1 Storitve med epidemijo
Zanimale so nas storitve, ki so jih knjižnice izvajale med epidemijo, ter kako se je spreminjala intenziteta njihovega izvajanja. V vseh treh valovih epidemije so razumljivo skoraj vse knjižnice izvajale storitve v e-okolju v enakem obsegu, podobno je bilo tudi pri storitvi izobraževanja uporabnikov, le da je to izvajalo od 10 do 15 knjižnic, odvisno od vala epidemije. Izrazito odstopanje je pri izposoji v prostorih knjižnice, v prvem valu (pomlad 2020) je ta potekala le v dveh knjižnicah, v jesenskem valu 2020 že v skoraj desetih knjižnicah ter v tretjem valu, spomladi 2021, skoraj v 20 knjižnicah, kar je povezano tudi z odloki in priporočili pristojnih organov.

Grafikon 1: Storitve knjižnic UL med epidemijo

2.2 Obveščanje uporabnikov
Uporabnike so tudi knjižnice članic UL obveščale (kar je spadalo med ključne dejavnosti knjižnic med epidemijo) na različne načine: okoli dvajset knjižnic jih je obveščalo na spletnih straneh, z obvestili matične ustanove, e-pošto ter COBISS3 in drugimi obvestili. Med 10 in 15 knjižnic jih je obveščalo na družbenih omrežjih in oglasnih površinah v knjižnici ali visokošolski ustanovi.

Grafikon 2: Načini obveščanja uporabnikov knjižnic UL med epidemijo

3 Organiziratnost poslovanja knjižnic
V drugem sklopu anketnih vprašanj nas je zanimala organiziranost poslovanja knjižnic z vidika samega dela ter rešitev za boljšo dostopnost ali lažje delo v spremenjenih okoliščinah. Tudi IFLA (2020) na spletni strani poroča o dogajanju v knjižnicah na svetovni ravni med pandemijo, v večini držav so postopoma uvajali rešitve, ki so olajšale delo bibliotekarjem in omogočile storitve uporabnikom.

3.1 Oblike dela med epidemijo 
Kot je razvidno z grafikona 3, so oblike dela med epidemijo pokazale, kje je potekalo delo v vseh treh valovih epidemije. Razumljivo je, da je delo od doma v dvajsetih knjižnicah potekalo v prvem valu, v prvem valu je bilo tudi več napotitev na čakanje, kar v desetih knjižnicah. V drugem in tretjem valu so skoraj vse knjižnice organizirale delo v kombinaciji na sedežu delodajalca ter od doma.

Po pregledu spletnih strani knjižnic UL med četrtim valom (jesen 2021) z začetkom novega študijskega leta 2021/2022 knjižnice niso zaprle svojih vrat, temveč so ostale odprte in dostopne uporabnikom v fizičnem prostoru (prilagodile so le svoj urnik poslovanja). Vsekakor ostajajo napovedi zaprtja visokošolskih prostorov (in delno javnega življenja) prisotne in s tem možnost vrnitve na način poslovanja knjižnic, kot je potekalo marca 2020, a od takrat do danes so visokošolske knjižnice prilagodile svoje poslovanje, delovanje in nudenje storitev ter se opolnomočile za odziv na spremembe ter izzive.

Grafikon 3: Oblike dela med epidemijo v knjižnicah UL

3.2 Inovativne rešitve pri poslovanju 
V osmih knjižnicah so med COVID-19 vpeljali inovativne rešitve pri poslovanju, kot so: svetovanje na daljavo, nakup sterilizatorja, posredovanje kopij iz gradiva, spletni vpis, nabava trezorja za vračilo gradiva, brezstični prevzem gradiva ali prevzemno mesto pred knjižnico ali fakulteto, spletni vodniki in nadgradnje seminarjev v spletne seminarje.

Grafikon 4: Vpeljava inovativnih rešitev pri poslovanju knjižnic UL

4 Prostori in zaščita
Epidemija COVID-19 je poleg prilagajanja ergonomije dela prinesla tudi veliko prilagajanja prostorov in vpeljevanja zaščitnih sredstev pri poslovanju knjižnic. Že omenjeni portal IFLA (2020) prinaša tudi opise veliko dobrih praks, ki so jih knjižnice po svetu vpeljevale pri zagotavljanju prostora in zaščitnih sredstev. Grafikona 5 in 6 v nadaljevanju bosta prikazala, kako so knjižnice članic UL uredile prostore ter katera zaščitna sredstva so ponujale zaposlenim in uporabnikom.

4.1 Prilagajanje prostorov 
Pri prilagajanju prostorov je največ knjižnic ustrezno uredilo prostor za izposojo in sam izposojevalni pult. Trinajst knjižnic je prilagodilo čitalnice oziroma čitalniška mesta, manj knjižnic je prilagajalo same prostore z gradivom ter pisarne zaposlenih. Tri knjižnice so odgovorile, da prostorov niso prilagajale. Pandemija koronavirusa nas je spomnila, da so se v preteklosti v svetu že pojavljala obdobja nevarnosti virusnih okužb. Vsekakor je in bo to še obdobje velikih preizkušenj in učenja novosti, hkrati pa opozorilo, da moramo biti pripravljeni na take oblike okužb, prisotnost virusov, da se lahko na prva opozorila hitreje odzovemo.

Grafikon 5: Prilagajanje prostorov v knjižnicah UL

4.2 Zaščitna sredstva
Vse knjižnice so skladno s priporočili Nacionalnega inštituta za javno zdravje (v nadaljevanju NIJZ) (NIJZ, 2021) zagotavljale osnovna zaščitna sredstva, to so razkužila (za zaposlene in uporabnike) ter zaščitne maske (za zaposlene). Pregradne stene (večinoma iz pleksi stekla) je postavilo 25 knjižnic. Dodatno so knjižnice uporabljale razkužila za površine, dodatno čiščenje in razkuževanje ter rokavice. Zaščitna sredstva bodo najverjetneje prisotna tudi po koncu epidemije kot osnovna oprema knjižnic in čitalnic.

Grafikon 6: Uporabljena zaščitna sredstva v knjižnicah UL

5 Viri informacij
Viri informacij za delo v knjižnicah so bili ves čas epidemije zelo pomembni. Na začetku epidemije, v prvem valu, smo verjetno vsi intenzivno sledili mnogim informacijam tako o samem virusu kot tudi o zaščitnih priporočilih ter na splošno o dogajanju in odzivom bibliotekarske stroke doma in na tujem.

5.1 Zadovoljstvo z navodili NIJZ
NIJZ kot nacionalni generator navodil in najrazličnejših priporočil za delo in splošno ravnanje med epidemijo je izdelal nekaj posebnih navodil za knjižnice. Z vsebino navodil je bilo ob anketiranju (torej maj 2021) zadovoljnih zgolj pet knjižnic, štiri so bile nezadovoljne, 15 knjižnic pa je bilo z navodili delno zadovoljnih. Zadnji objavljeni higienski ukrepi so dostopni na spletni strani NIJZ (2021), knjižnice jih še naprej uporabljajo pri svojem delu in poslovanju.

Grafikon 7: Zadovoljstvo knjižnic UL z navodili NIJZ

5.2 Spremljanje knjižnic in združenj
Med epidemijo so knjižnice zelo spremljale, kaj se dogaja v drugih knjižnicah ter združenjih doma in na tujem. Dogajanje znotraj knjižničnega sistema UL je spremljalo 25 knjižnic, 15 jih je spremljalo tudi druge slovenske knjižnice. Nekaj manj pa je bilo sledenja tujim knjižnicam in združenjem. Razveseljiv je podatek, da odgovora »nismo spremljali« ni bilo.

Grafikon 8: Spremljanje delovanja knjižnic in združenj med COVID-19

6 Izzivi visokošolskih knjižnic med COVID-19
Pri sestavljanju ankete smo za zadnji vsebinski sklop izbrali izzive visokošolskih knjižnic UL v trenutnih razmerah, predvidevali smo, da so ti lahko zelo pozitivni in tudi taki, ki terjajo veliko prilagajanja. Tudi tuji avtorji so se posvetili izzivom visokošolskih knjižnic in odzivom na kovidno situacijo, nekateri so to celo poimenovali »okno za priložnosti« (Trembach, 2021).

6.1 Vrednotenje rezultatov dela 
Prav gotovo je vedno velik izziv knjižnic vrednotenje rezultatov dela in tudi med epidemijo ni bilo nič drugače. V vseh knjižnicah so med epidemijo merili oziroma vrednotili rezultate dela, v nekaterih knjižnicah z zgolj eno metodo, v drugih knjižnicah pa so uporabljali kombinacije metod in oblik. Največ knjižnic je merilo fizični obisk, v enajstih so merili e-poslovanje.

Vrednotenje rezultatov dela bo v naslednjem letu vsekakor postalo ključno v vseh knjižnicah, tako večjih kot manjših. K temu bodo zagotovo naravnani tudi vprašalniki, poročila in statističnih obrazci (npr. v Letnem poročilu UL ali v Statističnih meritvah o delu slovenskih knjižnic). Nova priložnost se kaže že v uporabi novih strokovnih standardov in priporočil za visokošolske knjižnice.

Grafikon 9: Vrednotenje rezultatov dela knjižnic UL

6.2 Izzivi pri delu in organizaciji knjižnic
Za konec ankete so nas zanimali konkretni izzivi pri delu in organizaciji knjižnic, s katerimi so se knjižnice srečevale med epidemijo. Zelo pogosto se je zgolj nekaj knjižnic srečevalo s pomanjkanjem podpore matične ustanove ter finančnih sredstev, so pa pri osmih knjižnicah ti pogost izziv. Občasno se je veliko knjižnic srečevalo s pomanjkanjem znanja (verjetno povezano s tehnologijo, kriznim upravljanjem ipd.) in pomanjkanjem kadra. Razveseljivo je, da se kar devet knjižnic nikoli ne srečuje s pomanjkanjem podpore matične ustanove, štiri oziroma pet knjižnic se ne srečuje z mankom finančnih sredstev ali kadrov.

Le nekaj mesecev po junijskem srečanju knjižnic UL, v septembru 2021, sta na posvetovanju sekcij ZBDS 2021 Uporabnik v kontekstu sprememb svoje premike, prilagajanja in nove usmeritve predstavili predstavnici iz NUK-a in UKM-a. Rezultati ankete knjižnic Univerze v Ljubljani le potrjujejo in nakazujejo na nove usmeritve v poslovanju samih knjižnic.

Knjižnice se bodo v prihodnosti še veliko bolj povezovale. Tako povezovanje se kaže na primeru Centralne tehniške knjižnice, pridružene članice Univerze v Ljubljani, ki je v sodelovanju z Univerzitetno knjižnico Maribor in Univerzitetno knjižnico Univerze na Primorskem ter s podporo Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport v letu epidemije ustanovila projekt Odprta knjižnica (Kompetenčni center Odprta knjižnica, b. d.).

Grafikon 10: Izzivi pri delu in organizaciji knjižnic UL

7 Zaključek
Visokošolske knjižnice niso imune na celotno svetovno dogajanje v povezavi s pandemijo, ki je v resnici še dodatno razkrila vrednost visokošolskih knjižnic tako za uporabnike kot za matične ustanove (Trembach in Deng, 2021). Anketa med knjižnicami članicami UL je pokazala proaktivnost bibliotekarjev in hitro prilagajanje trenutnemu položaju. Veliki izzivi, ki čakajo razvejan ljubljanski univerzitetni sistem, so prav gotovo povezani z dodatnim izboljšanjem dela v virtualnem okolju in storitev, tudi ko se bomo v celoti preselili na stari – osebni način dela.

Viri in literatura

Ambrožič, M., Južnič, P., Kotar, M., Miholič, P. in Petermanec, Z. (2021). Strokovne podlage in izhodišča za prenovo strokovnih standardov in priporočil za visokošolske knjižnice. Narodna in univerzitetna knjižnica. https://www.dlib.si/details/URN:NBN:SI:DOC-7CDCZY7L

IFLA (2020). COVID-19 and the global library field. https://www.ifla.org/covid-19-and-the-global-library-field/

Kompetenčni center Odprta knjižnica (b. d.). Poti do Odprte znanosti vodijo tudi preko Odprte knjižnice!. https://odprtaknjiznica.splet.arnes.si/

NIJZ (2021). Higienski ukrepi za preprečevanje širjenja okužbe s SARS-CoV-2 v knjižnicah in čitalnicah. https://www.nijz.si/sites/www.nijz.si/files/uploaded/knjiznice_222062021.pdf

Pionke, J. (2020). COVID-19, accessibility, and libraries: a call to action. https://crln.acrl.org/index.php/crlnews/article/view/24601/32411

Trembach, S. in Deng, L. (2021). A window of opportunity: Sustained excellence in academic library response to the challenges of COVID-19. College & Undergraduate Libraries. https://doi.org/10.1080/10691316.2021.1995921

Univerza v Ljubljani. (2021). Strokovno srečanje visokošolske knjižnice v novi resničnosti: primeri dobrih praks in novosti (16. Junij 2021, spletna izvedba – zoom, 9.00–15.15). https://www.uni-lj.si/knjiznice/novice_in_dogodki/2021060215412164/

Univerza v Ljubljani. (b. d.). Organiziranost knjižnic. https://www.uni-lj.si/knjiznice/organiziranost_knjiznic/