Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica v modelu CAF

Izvleček
Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica je splošna knjižnica in njeno glavno poslanstvo je zagotavljati kakovostne storitve uporabnikom. Da je delovanje knjižnice uspešno, je pomembno zagotoviti ugodno delovno okolje, primerne delovne pogoje, zadovoljstvo zaposlenih in kakovostne storitve uporabnikom knjižnice, kar je najpomembneje. Zato se je vodstvo knjižnice odločilo za sodelovanje v modelu CAF, ki je namenjen celovitemu upravljanju kakovosti v javnem sektorju. Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica v modelu sodeluje od leta 2019 in je že prejela bronasto, srebrno in zlato priznanje za kakovost. Je tudi prva izmed knjižnic v Sloveniji, ki je prejela zlato priznanje za kakovost uspešen uporabnik CAF. V članku bo predstavljen model CAF in pot knjižnice skozi celoten proces modela CAF in CAF EPI.

Ključne besede: CAF, CAF EPI, kakovost, odličnost, samoocenjevanje, zunanja ocena, splošna knjižnica, knjižnične storitve, uporabniki knjižnice, priznanje za kakovost

Uvod
Knjižničarstvo v Slovenski Bistrici ima bogato zgodovino, saj korenine segajo vse v leto 1858, ko je bila ustanovljena prva farna knjižnica v Slovenski Bistrici. K razvoju bralne kulture na Slovenjebistriškem sta veliko prispevala narodna buditelja Lovro Stepišnik in dr. Josip Vošnjak, po katerem je bila knjižnica leta 1984 poimenovana.

Matična knjižnica občine Slovenska Bistrica je bila ustanovljena 8. februarja 1965. Razvila se je iz tedanje Ljudske knjižnice Slovenska Bistrica, ki je začela delovati 11. februarja 1946. Deset let pozneje, 8. februarja 1975, je bila ustanovljena še Pionirska knjižnica.

Leta 1984 se je Matična knjižnica preimenovala v Knjižnico Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica. Leta 1997 se je knjižnica priključila enotnemu računalniškemu sistemu COBISS in uvedla računalniško podprto izposojo. V tem letu so se k matični knjižnici priključile krajevne knjižnice, ki so delovale v okviru kulturno-umetniških društev. Postale so uradne enote knjižnice s poklicnim knjižničarjem.

Leta 1999 je bila odprta nova knjižnica v Poljčanah, leta 2000 na Pragerskem in leta 2001 v domu krajanov na Keblju na Pohorju.

Marca 2004 sta se začeli adaptacija in dozidava osrednje Knjižnice Josipa Vošnjaka, ki je bila zaključena leta 2006. V letu 2010 sta bili odprti še dve krajevni knjižnici, v Makolah in na Tinju.

Ustanoviteljice Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica so štiri občine: Slovenska Bistrica, Poljčane, Oplotnica in Makole. Knjižnično mrežo z osrednjo knjižnico tvorijo še krajevne knjižnice: Poljčane, Oplotnica, Pragersko, Makole, Tinje in Kebelj. Od leta 2012 knjižnico vodi direktorica Patricija Breznikar. Zaposlenih je 12 strokovnih delavcev in šest upravnih ter tehničnih delavcev, skupaj 18 redno zaposlenih.

Število prebivalcev v zadnjih letih v vseh občinah ustanoviteljicah narašča in s tem tudi potreba po knjižnični dejavnosti. Na dan 31. 12. 2023 je bilo v knjižnico vpisanih kar 10 363 članov, ki si lahko izposojajo skoraj 200 000 enot gradiva. (Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica, 2024).

Knjižnice so in delujejo kot nepridobitne organizacije in da bi ostale sodobne, napredne in konkurenčne, morajo izboljševati svoje delovanje. Zaradi hitrega tehnološkega razvoja si morajo prizadevati za prilagoditev svoje dejavnosti, da bodo obdržale svoje uporabnike, ki so vedno bolj računalniško in informacijsko pismeni. Knjižnice morajo svoje storitve prilagoditi tako, da bodo zadovoljile pričakovanja uporabnikov, saj je osredotočenost nanje za preživetje knjižnic ključna. Tako si morajo knjižnice prizadevati ne samo za kakovostno, temveč odlično delovanje.

V Knjižnici Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica smo se odločili, da pristopimo k modelu CAF, saj želimo izboljšati notranje in zunanje delovanje zavoda, prepoznati možnosti za izboljšave, izboljšati komuniciranje ter okrepiti sodelovanje z drugimi organizacijami, predvsem pa uporabnikom ponuditi čim kakovostnejše storitve. V knjižnici si prizadevamo za kakovost na vseh področjih delovanja in se želimo razvijati v smeri odličnega delovanja, zato že od leta 2019 sodelujemo v modelu CAF (Zaključno poročilo samoocenjevalne skupine o izvedbi ocene 2022 po modelu CAF, 2022).

Model CAF
Model CAF (Common Assessment Framework) je skupni ocenjevalni okvir v javnem sektorju in je orodje za celovito obvladovanje kakovosti, razvito v javnem sektorju in za javni sektor, na podlagi modela poslovne odličnosti Evropskega sklada za upravljanje kakovosti (EFQM) (Portal GOV.SI, b. d. b).

 

Evropski inštitut za javno upravo EIPA (European Institute of Public Administration), predvsem njen center za CAF, je skrbnik modela in skrbi za njegovo stalno nadgrajevanje. V Sloveniji je predstavništvo v mednarodni mreži CAF nacionalnih koordinatorjev zagotovljeno v okviru Ministrstva za javno upravo (v nadaljevanju MJU). Slovenska nacionalna koordinatorka za CAF je Loredana Leon (Portal GOV.SI, b. d. a).

V javnem sektorju je na voljo model CAF, ki je namenjen upravljanju delovanja, ki vodstvu pomaga najti poti do odličnosti. To je orodje za celovito obvladovanje kakovosti v javnem sektorju, razvito posebej za organizacije javnega sektorja. Model CAF temelji na predpostavki, da se odlični rezultati delovanja organizacije, državljanov/odjemalcev, zaposlenih in družbe dosežejo s strategijo in načrtovanjem, ki ju vodstvo omogoča prek zaposlenih, partnerstev in virov ter procesov.

Model CAF omogoča:

• samoocenjevanje organizacije,
• prepoznavanje močnih točk in področij za izboljšave,
• uvajanje izboljšav po načelu PDCA (načrtuj-izvedi-preveri-ukrepaj),
• primerjavo z drugimi organizacijami (benchmarking),
• učenje od drugih organizacij in
• merjenje napredka skozi čas.

Organizacije, ki vpeljujejo model CAF, se želijo razvijati v smeri odličnosti svojega delovanja in uvesti kulturo odličnosti v organizacijo. S samoocenjevanjem želijo pregledati poslovanje in z vključevanjem zaposlenih prepoznati svoje prednosti in področja, ki jih je treba izboljšati. Model CAF je lahko pri tem pripomoček, saj je bil razvit za uporabo v vseh delih javnega sektorja, uporabo pa lahko vsaka organizacija prilagodi specifičnim potrebam in okoliščinam. Organizacijo hkrati obravnava z različnih vidikov, kar je celovito analiziranje delovanja.

Namenjen je vsem organizacijam javnega sektorja, ki si prizadevajo za sistemski razvoj uspešnosti, saj zajema vse vidike organizacijske odličnosti. S tem, ko so zaposleni vključeni v postopek samoocenjevanja, se jim dvigne raven motivacije in se spodbuja zavzetost za spremembe pri razvoju ter izboljšanju organizacije.

Uporaba modela CAF se opira na samoocenjevanje, pri čemer skupina zaposlenih, ki ima vpogled v delovanje organizacije in velik interes za izboljšanje njenega delovanja, analizira organizacijo. Pri tem je nujna visoka raven zavezanosti vodstva, ki mora biti dejavno udeleženo v procesu, priznavati dodatno vrednost, zagotavljati odprto mišljenje, spoštovati rezultate in spodbujati izboljšave. Člani ocenjevalne skupine so ključni dejavnik uspešne izvedbe samoocenjevanja. Povežejo se v učinkovito skupino, ki bo sposobna nuditi najbolj verodostojno in podrobno notranjo sliko organizacije (Portal GOV.SI, b. d. b).

Strokovni sodelavci MJU zagotavljajo vsem organizacijam strokovno podporo. Ta obsega predstavitev modela CAF in procesa vpeljave modela vodstvu organizacije oziroma motivacijsko srečanje, stalno spremljanje poteka projekta, sodelovanje s člani samoocenjevalne skupine ter pomoč v vseh fazah izvajanja samoocene, vsaj dve srečanji s predstavnikom vodstva za kakovost in obveščanje o novostih s področja kakovosti (Portal GOV.SI, b. d. d).

V Sloveniji model CAF uporabljajo predvsem upravne enote in občine, manj druge organizacije javnega sektorja. V modelu CAF so do leta 2023 sodelovale le štiri splošne knjižnice, in sicer Koroška osrednja knjižnica dr. Franca Sušnika, Mestna knjižnica in čitalnica Idrija, Knjižnica Mirana Jarca Novo mesto in Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica (Portal GOV.SI, b. d. c).

Prva različica modela CAF je bila predstavljena leta 2000. Vse od takrat pomeni enoten standard kakovosti upravljanja javnih zadev po vsej Evropi in tudi v drugih državah. Model uporablja več kot 4000 organizacij javnega sektorja v 55 državah. Medtem je bil večkrat dopolnjen ter prilagojen družbenim spremembam in tehnološkemu razvoju (CAF 2020: Priročnik za uporabo modela CAF 2020, 2020).

Temeljna načela odličnosti
V strukturo modela CAF so vgrajena temeljna načela odličnosti, ki zajemajo vse vidike upravljanja organizacije tako, da jo sčasoma pripeljejo do višje stopnje zrelosti. Upoštevanje temeljnih načel odličnosti razlikuje organizacije, ki so usmerjene v celovito kakovost, od tradicionalno birokratskih organizacij (Portal GOV.SI, b. d. b).

Merila modela CAF
Glavni vidiki delovanja organizacije so v modelu CAF opredeljeni z devetimi merili. Dejavniki so določeni v prvih petih merilih; to so načini delovanja za doseganje želenih rezultatov. Rezultati so zajeti v zadnjih štirih merilih in z njimi merimo rezultate delovanja (Portal GOV.SI, b. d. b).

CAF 2020
Novi CAF 2020 je peta različica modela, ki temelji na preverjenem modelu CAF, ki ga uporabljamo od leta 2000. Strokovnjaki so model CAF pregledali in izpopolnili, da bi bolj ustrezal razvoju in spremembam v javni upravi in družbi. Posodobitve v različici CAF 2020 se večinoma nanašajo na digitalizacijo, prilagodljivost, trajnost in raznolikost (CAF 2020: Priročnik za uporabo modela CAF 2020, 2020).

Postopek samoocenjevanja in izboljševanja
Izvajanje modela CAF poteka v treh fazah:

1. faza: zagon procesa CAF
2. korak – Odločitev, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje
3. korak – Komuniciranje o poteku projekta samoocenjevanja
4. faza: samoocenjevanje CAF
5. korak – Sestava ene ali več samoocenjevalnih skupin
6. korak – Organizacija usposabljanja
7. korak – Samoocenjevanje
8. korak – Priprava poročila z opisom rezultatov samoocenjevanja
9. faza: načrt izboljšav CAF
10. korak – Priprava osnutka načrta izboljšav
11. korak – Komunikacija o načrtu izboljšav
12. korak – Izvajanje načrta izboljšav
13. korak – Načrtovanje naslednjega samoocenjevanja

Na podlagi idej za izboljšave, razvitih v drugi fazi, se sestavi akcijski načrt izboljšav CAF. V njem se posamezni ukrepi prednostno razvrstijo, opremijo s časovnimi načrti in nalogami, dodelijo pa se jim tudi potrebna sredstva. Načrt izboljšav CAF je treba izvesti v dveh letih. Po tem se lahko začne nov proces samoocenjevanja CAF in tako se zagotavlja nenehno uvajanje in uresničevanje izboljšav v organizaciji (CAF 2020: Priročnik za uporabo modela CAF 2020, 2020).

Zunanja povratna informacija CAF EPI
Postopek CAF EPI je bil razvit pod okriljem Evropskega inštituta za javno upravo (European Institute for Public Administration – EIPA) zaradi potrebe organizacij, ki so želele s strani neodvisnih strokovnjakov preveriti, ali je bil njihov proces samoocenjevanja dobro opravljen, ali je bil njihov načrt izboljšav učinkovit in ali so že stopili na pot k celovitemu obvladovanju kakovosti (Portal GOV.SI, b. d. e).

Da bi organizacije v javnem sektorju, ki uporabljajo CAF, lahko prepoznale učinke svojih prizadevanj, jim model omogoča sodelovanje v postopku zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI (Common Assessment Framework External Procedure Information) z namenom nadaljnje podpore uporabniku CAF na poti k odličnosti. V šestih do dvanajstih mesecih po odobritvi poročila o samoocenjevanju lahko organizacija uporabi ta postopek za pridobitev evropskega naziva uspešen uporabnik CAF. Ob pozitivni oceni zunanjih ocenjevalcev CAF EPI naziv uspešen uporabnik CAF potrjuje, da je bil CAF ustrezno uporabljen, organizacija pa je začela v svojo organizacijsko kulturo uvajati načela odličnosti.

Postopek temelji na treh stebrih.

1. steber: proces samoocenjevanja

V prvem stebru postopka CAF EPI se analizira kakovost procesa samoocenjevanja.

2. steber: proces stalnega izboljševanja

V drugem stebru postopka CAF EPI se pregledajo sprejeti postopki načrtovanja in proces, ki se upošteva pri izvajanju ukrepov stalnega izboljševanja CAF.

3. steber: zrelost organizacije po modelu celovitega obvladovanja kakovosti (TQM)

Eden od ciljev modela CAF je približati organizacije javnega sektorja osmim temeljnim načelom odličnosti. Vrednotenje se tako nanaša na stopnjo zrelosti, ki jo je dosegla organizacija kot rezultat samoocenjevanja in procesa izboljšav (Portal GOV.SI, b. d. e).

Zunanji ocenjevalci v postopku CAF EPI
Kvalificirani zunanji ocenjevalci analizirajo oddane dokumente prijavitelja, se z njim pogovarjajo o izvajanju samoocene CAF in izvedejo obisk na kraju samem. Na podlagi zbranih ugotovitev oblikujejo povratno informacijo in pripravijo predlog za podelitev priznanja uspešen uporabnik CAF. Glavne naloge zunanjih ocenjevalcev so: analiza uporabe modela CAF in načel odličnosti v organizaciji; zagotavljanje povratnih informacij in predlogov v zvezi z uporabo modela CAF; podpora in oživitev navdušenja v organizaciji za delo z modelom CAF.

Skupne smernice za izvajanje postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI so pripravili v okviru mreže nacionalnih koordinatorjev CAF. Te smernice zagotavljajo, da so postopki ocenjevanja organizirani kakovostno in da priznanje uspešen uporabnik CAF pomeni podoben standard po vsej Evropski uniji (CAF 2020: Priročnik za uporabo modela CAF 2020, 2020).

Sodelujoče organizacije so do konca leta 2022 v modelu CAF in CAF EPI lahko sodelovale brezplačno, saj so v okviru projekta Uvajanje modelov kakovosti v organe javne uprave v letu 2016 začeli uporabo modela CAF sistematično uvajati v slovensko javno upravo. Projekt je delno  financirala Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada 2014–2022. Zaključen je bil konec leta 2023, vendar se številne aktivnosti v podporo večji kakovosti organizacij v javni upravi nadaljujejo tudi po njegovem zaključku (Uvajanje sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave – model CAF, b. d. d).

Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica v modelu CAF
Knjižnica je od leta 2019 opravila dve samooceni po modelu CAF in sodelovala v zunanji povratni informaciji CAF EPI.

Po odločitvi vodstva o priključitvi k modelu CAF smo oblikovali samoocenjevalno skupino treh zaposlenih in določili vodjo. Vodja organizira sestajanje, pripravi načrt ocenjevanja, seznani celoten kolektiv s potekom ocenjevanja, izdela zaključno poročilo ter sodeluje z Ministrstvom za javno upravo RS (v nadaljevanju MJU).

Vloga skupine je ključna pri izvedbi samoocene, zato je pomembna tudi sestava skupine, ki jo naj tvorijo zaposleni, ki imajo čim širši spekter poznavanja organizacije.

Vsi člani skupine so se ustrezno izpopolnili na strokovnem usposabljanju pod okriljem MJU. Vodja skupine se je udeležila enodnevnega usposabljanja, celotna skupina pa še dvodnevnega usposabljanja iz teoretičnega in praktičnega dela.

Pomembno je vključevanje vodstva in vseh zaposlenih v postopek ocenjevanja. Z ocenjevanjem iščemo prednosti, ki jih organizacija ima, ter možne izboljšave, ki bi pripomogle h kakovostnejšemu delovanju. Ocenjujejo se vsa področja, od vodstva, zaposlenih, procesov dela, sodelovanja s partnerji do družbene odgovornosti.

Pred začetkom ocenjevanja je potrebno ustrezno usposabljanje članov samoocenjevalne skupine, ki ga organizira MJU, ki med procesom zagotavlja potrebno podporo. V pomoč pri ocenjevanju je priročnik s podrobnimi navodili. Pri prvi samooceni smo uporabljali priročnik CAF 2013, pri drugi pa posodobljeno izdajo priročnika CAF 2020.

Za izvedbo samoocene so na voljo pripravljeni samoocenjevalni obrazci, ki jih po potrebi lahko prilagodimo za svojo organizacijo. Tako smo tudi v naši knjižnici obrazce delno prilagodili za knjižnico ter uporabili ustrezno terminologijo.

Pred začetkom ocenjevanja je vodja skupine pripravila samoocenjevalne obrazce ter vso potrebno dokumentacijo (pravilniki, akti, načrti ter razna poročila) kot pomoč pri samoocenjevanju in sklicala prvi sestanek skupine, na katerem smo pripravili načrt ocenjevanja. Sestajali smo se enkrat na teden po dve do tri ure. Po pripravljenih obrazcih smo po določenih merilih iskali prednosti, ki jih organizacija ima, ter nato navajali morebitne izboljšave. Obenem smo že določali predloge za izboljšave, ki bi jih lahko vključili v akcijski načrt izboljšav. Vsako merilo smo sproti ocenili. Na voljo sta dve ocenjevalni lestvici, enostavna in podrobna. Odločili smo se za enostavno, saj je naša organizacija manjša in z malo zaposlenimi. Vsak član skupine je podal svoj predlog in nato smo določili povprečno oceno. Po izpolnjenih obrazcih smo na usklajevalnem sestanku izračunali še končno oceno ter pripravili akcijski načrt izboljšav, v katerega smo vključili 32 predlogov za izboljšave. Akcijski načrt je potrdilo vodstvo knjižnice s sklepom, v katerem je bila določena tudi oseba za spremljanje izpolnjevanja načrta v prihodnjih dveh letih.

V akcijski načrt se zapišejo predlogi za izboljšave, nosilec in sodelujoče osebe izboljšave, terminski okvir ter datum realizacije.

Prvi akcijski načrt nam je uspelo skoraj v celoti uspešno realizirati. Nerealizirani so ostali le štirje ukrepi zaradi epidemije covid 19 ali večjega finančnega zalogaja (priprava anket za obiskovalce o zadovoljstvu s storitvami knjižnice; organizirati javno tribuno na temo zaznavanja skupnosti glede delovanja knjižnice; nakup mikrofonov (metuljček), stojal za mikrofone, ozvočenje; zagotoviti večji prostor za arhiv s še eno protipožarno omaro). Nerealizirane predloge smo vključili v akcijski načrt 2022.

Delo samoocenjevalne skupine je zaključeno, ko so izpolnjeni obrazci, pripravljen akcijski načrt ter potrjen s sklepom in pripravljeno zaključno poročilo. To mora vsebovati uvod, samoocenjevalne obrazce, sklep o potrditvi akcijskega načrta, akcijski načrt ter zaključek z načrtom naslednje samoocene. Poročilo se posreduje na MJU, kjer ga temeljito pregledajo, sporočijo morebitne pomanjkljivosti in s sklepom potrdijo ustreznost. Podelitev priznanja, ki velja dve leti, poteka na posebni svečanosti.

Knjižnica je v letu 2019 prejela bronasto priznanje za kakovost – začetnik CAF.

Rezultat samoocene je uspešno realiziran akcijski načrt izboljšav, ki ga je knjižnica po prvi samooceni v letu 2019 skoraj v celoti uspešno izpolnila do konca leta 2021, in tako je v letu 2022 pristopila k drugi samooceni.

Druga samoocena je potekala s spremembo pri sestavi samoocenjevalne skupine, tako da jo je izvajala štiričlanska skupina. Pri drugi samooceni smo morali upoštevati nekatere spremembe, saj je z letom 2020 začel veljati posodobljen priročnik CAF 2020.

Delo samoocenjevalne skupine je v obeh primerih potekalo od marca do junija 2019 in 2022, ko smo oddali vso potrebno dokumentacijo.

Pri obeh samoocenah smo vodili tudi evidenco dela samoocenjevalne skupine, pri drugi pa pripravili še načrt poteka dela skupine ter načrt komunikacije, pri čemer je naveden način komunikacije med vsemi sodelujočimi v procesu.

Ugotovitve so pokazale, da je Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica opravljala delo na svojem področju zelo uspešno. Od prve samoocene leta 2019 je bilo izvedenih precej posodobitev in novosti. Kljub epidemiji covid 19 je delo uspešno potekalo in uvedli smo nekatere nove storitve za uporabnike. Izvedli smo tudi anketo o zadovoljstvu uporabnikov ter zaposlenih, saj je merjenje zadovoljstva izredno pomembno za uspešnost organizacije, ker pokaže prednosti in pomanjkljivosti. Rezultat samoocene leta 2022 je višji kot leta 2019, kar je glede na uspešno izpolnjen akcijski načrt pričakovano.

Po samoocenjevanju leta 2022 je bil pripravljen akcijski načrt, v katerem je kar 40 ukrepov oziroma aktivnosti, ki naj bi bile realizirane do konca leta 2024. S sklepom je bil določen vodja, ki spremlja realizacijo akcijskega načrta ter sodeluje z MJU (Zaključno poročilo samoocenjevalne skupine o izvedbi ocene 2022 po modelu CAF, 2022).

Knjižnica prejela zlato priznanje CAF EPI
Knjižnica je v letu 2022 prejela srebrno priznanje CAF, ki velja do konca leta 2024. V začetku leta 2023 smo izpolnjevali pogoje za sodelovanje v zunanji oceni CAF EPI. Pogoj je, da od zadnje uspešne samoocene preteče vsaj šest mesecev, da je organizacija že dobitnik bronastega in srebrnega priznanja ter uspešno izpolnjuje zadan akcijski načrt.

Pri zunanji oceni CAF EPI pridobijo organizacije zunanjo povratno informacijo s strani strokovnjakov – zunanjih ocenjevalcev o treh glavnih vprašanjih: procesu samoocenjevanja, načrtovanju izboljšav in stopnji zrelosti v povezavi z uporabo osmih načel odličnosti.

Po prijavi za sodelovanje v projektu je knjižnica na MJU predložila ustrezno predpisano dokumentacijo, ki zajema predstavitev organizacije, potek samoocenjevanja, zadnje poročilo samoocenjevanja in akcijski načrt izboljšav.

Nato so se v postopek vključili zunanji ocenjevalci CAF EPI, ki so analizirali prejeto dokumentacijo, na podlagi katere so ocenili stanje, najprej individualno, nato z usklajevanjem v skupini. Trditve so preverili med obiskom organizacije. Knjižnico Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica so zunanji ocenjevalci obiskali v maju 2023, ko so opravili razgovore z vodstvom, vodjo ocenjevalne skupine, člani skupine ter nekaterimi zaposlenimi. Na podlagi prejete dokumentacije, obiska organizacije ter razgovorov so podali končno poročilo.

Poročilo so posredovali na MJU, kjer je Komisija CAF pregledala ustreznost dokumentacije ter na podlagi rezultatov potrdila prejem zlatega priznanja za kakovost uspešen uporabnik CAF. Priznanja so bila podeljena na posebni slovesnosti Slovesni zaključek treh projektov MJU: Inovativen.si, Stop Birokraciji in Kakovost v Ljubljani, 26. 10. 2023 (https://www.gov.si/novice/2023-10-26-slovesni-zakljucek-treh-projektov-mju-inovativen-si-stop-birokraciji-in-kakovost/).

Priznanja veljajo dve leti, prejemniki pa so vpisani v evidenco uspešnih uporabnikov CAF pri Evropskem inštitutu za javno upravo EIPA.

Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica je prva izmed knjižnic v Sloveniji, ki je pridobila zlato priznanje za kakovost uspešen uporabnik CAF.

Zaključek
Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica je v okolju dobro sprejeta in si nenehno prizadeva za izboljšave. Model CAF je spodbuda za merjenje zadovoljstva uporabnikov, zaposlenih in partnerjev. Ker želimo svoje delovanje še izboljšati, smo se odločili, da nadaljujemo oceno, saj je bila prva samoocena zelo uspešna in prispevala k boljšemu delovanju zavoda. S samooceno smo ugotovili pomanjkljivosti znotraj organizacije in jih skušali odpraviti. Od prve samoocene leta 2019 smo uvedli precej posodobitev in novosti. Osredotočali smo se predvsem na storitve za uporabnike, na ustrezne delovne pogoje in zadovoljstvo zaposlenih. Iz Akcijskega načrta izboljšav Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica (2019) lahko poudarimo naslednje uspešno realizirane izboljšave: izboljšanje komunikacije in informiranja znotraj kolektiva z vzpostavitvijo orodja Google Drive, povečano sodelovanje z lokalnimi društvi in organizacijami, začetek sodelovanja s Študentskim klubom Slovenska Bistrica, izvedba ankete o zadovoljstvu zaposlenih ter uvedba škatle pripomb, predlogov, pohval zaposlenih; posodobitev spletne strani in prilagoditev za mobilne naprave, uvedba negotovinskega plačevanja, posodobitev računalniške opreme za uporabnike, zanesljiva programska oprema na delovnih postajah, zatesnitev oken v pritličju, izvedba računalniškega opismenjevanja za uporabnike, priprava pristopne izjave v angleškem jeziku in redni letni razgovori vodstva z zaposlenimi. Zaradi epidemije covid 19 so bile nekatere dejavnosti težje izvedljive, vendar smo jih prilagodili situaciji (e-izobraževanja za uporabnike smo izvajali individualno, ustvarjalne vrečke za otroke smo pripravili za domov). Iz analize ankete o zadovoljstvu zaposlenih je razvidno, da so zaposleni zelo zadovoljni z možnostjo dodatnih izobraževanj, da so potrebne informacije s strani vodstva ustrezno posredovane in da jim ustreza delovni čas. Najslabše ocenjena so bila vprašanja, ki se nanašajo na odnose med zaposlenimi in nagrajevanje v primeru povečanega obsega dela, kar smo vključili v predloge izboljšav naslednjega akcijskega načrta.

V letu 2022 smo izpolnjevali pogoje za pristop k drugi samooceni, ki smo jo uspešno izpeljali, ter pripravili Akcijski načrt izboljšav Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica 2022, ki je v veliki meri že realiziran, do konca leta 2024 pa bi naj bil v celoti izpeljan. Velik del izboljšav v akcijskem načrtu prav tako zajema novosti pri storitvah za uporabnike, saj smo uspešno izvedli anketo o zadovoljstvu uporabnikov, dobljeni rezultati pa so pripomogli k izboljšanju storitev. Rezultati ankete so pokazali, da je kar 91 odstotkov uporabnikov zelo zadovoljnih s storitvami knjižnice ter z odnosom ter strokovnostjo zaposlenih. Pridobljenih je bilo tudi nekaj  predlogov, ki so se upoštevali pri nadgradnji storitev.

Razširili smo medgeneracijske dejavnosti, osredotočili smo se na starejše uporabnike ter pospešeno izvajali e-izobraževanja in predstavitve dejavnosti za odrasle, posodobili smo brezžično omrežje za uporabnike, postavili manjkajoče usmerjevalne table do krajevnih knjižnic, izdelali promocijsko zloženko v angleškem jeziku, postavili avtomat za vodo, vzpostavili smo igroteko – izposojo didaktičnih iger in igrač. Za zaposlene smo izvedli izobraževanja s področja varnosti na spletu in delavnice o medsebojnih odnosih (Akcijski načrt izboljšav Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica, 2022).

Model CAF je okrepil aktivnosti na področju kakovosti delovanja ter spodbudil k napredku in inovacijam. Pripomogel je k večji prepoznavnosti knjižnice v lokalnem in širšem okolju. Spodbujal nas je, da smo prepoznali pomanjkljivosti in jih skušali odpraviti. Dobili smo večji zagon za uvajanje novih storitev ter okrepili medsebojne odnose v kolektivu. Priznanja dokazujejo odlično delovanje knjižnice in so podlaga za učinkovitejše  pridobivanje finančnih sredstev.

Po dveh uspešnih samoocenah smo v letu 2023 lahko pristopili k zunanji oceni CAF EPI ter po oceni zunanjih ocenjevalcev prejeli zlato priznanje za kakovost uspešen uporabnik CAF v oktobru 2023, ki je veljavno do konca leta 2026, ko bo knjižnica predvidoma ponovno izvedla oceno kakovosti, saj se želimo še naprej razvijati v smeri odličnega delovanja.

Viri in literatura

Akcijski načrt izboljšav Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica 2019. (2019). Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica.

Akcijski načrt izboljšav Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica 2022. (2022). Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica.

CAF 2020: Priročnik za uporabo modela CAF 2020. (2020). Ministrstvo za javno upravo.

Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica. (2024). Letno poročilo Knjižnice Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica za leto 2023. https://kjv.si/images/dokumenti/2024/Letno_poro%C4%8Dilo_2023.pdf

Portal GOV.SI, (b. d. a). Mednarodno sodelovanje. https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/uvajanje-sistemov-vodenja-kakovosti-v-organe-javne-uprave-model-caf/mednarodno-sodelovanje/

Portal GOV.SI, (b. d. b). Model CAF. https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/uvajanje-sistemov-vodenja-kakovosti-v-organe-javne-uprave-model-caf/opis-modela-caf/

Portal GOV.SI, (b. d. c). Uporabniki modela CAF. https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/uvajanje-sistemov-vodenja-kakovosti-v-organe-javne-uprave-model-caf/uporabniki-modela-caf/

Portal GOV.SI, (b. d. d). Uvajanje sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave – model CAF. https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/uvajanje-sistemov-vodenja-kakovosti-v-organe-javne-uprave-model-caf/

Portal GOV.SI, (b. d. e). Zunanja povratna informacija – CAF EPI. https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/uvajanje-sistemov-vodenja-kakovosti-v-organe-javne-uprave-model-caf/zunanja-povratna-informacija-caf-epi/

Zaključno poročilo samoocenjevalne skupine o izvedbi ocene 2022 po modelu CAF. (2022). Knjižnica Josipa Vošnjaka Slovenska Bistrica.