Katalog Libib.com v centralnem arhivu Ljubljanskega urbanističnega zavoda

Arhivska zbirka na Ljubljanskem urbanističnem zavodu (v nadaljevanju LUZ) v Ljubljani ni od včeraj, saj se LUZ razvija in raste vse od druge polovice 20. stoletja. Pred leti je nad zbirko bdelo kar nekaj knjižničarjev, njihov sistem vodenja zbirke na papirju in na listkih pa je za današnji čas in potrebe lahko le še eden od primerov v zgodovinskih učbenikih. Do neke mere je ta način še uporaben, vodilni na LUZ pa so bili mnenja, da bi bilo smotrno (nujno) zbirko podrobneje pregledati ter jo urediti tako, da bo najdljiva, izposoja sledljiva in predvsem uporabniško prijazna.

Na katalog Libib.com je najprej naletel direktor LUZ-a Tadej Pfajfar, ki je kot strasten bralec iskal preprost in učinkovit sistem za urejanje lastne knjižne zbirke. Zadovoljstvo z uporabo kataloga je delil med sodelavce, saj so takrat začeli z načrtovanjem urejanja LUZ-ove arhivske zbirke. Strinjali so se, da bi bilo koristno, če bi na pomoč vskočil še študent bibliotekarstva, ki se na popisovanje zbirk in knjižnično oz. arhivsko delo vsaj malo spozna. Testno obdobje se je znotraj LUZ-ove delovne skupine izkazalo kot uspešno, preizkušanje kataloga pa so na razgovoru priporočili tudi zainteresiranim kandidatom za pomoč v arhivu. Poleg tega so nam vodilni na LUZ-u predlagali, da raziskujemo in poiščemo še kakšno aplikacijo ali program, ki bi nam pri delu morda bolj ustrezali. Ko so me izbrali za študentsko pomoč, smo za uporabo potrdili Libib.com, ker je bil od vseh testiranih uporabniško najbolj prijazen, vizualno privlačen in prosto dostopen na spletu, kar pomeni tudi lažje delo na daljavo.

Libib.com je namreč prosto dostopen brezplačen sistem za katalogizacijo, prvotno namenjen knjižnim moljem, ki bi radi imeli boljši pregled nad domačo knjižno zakladnico, zelo dobro pa deluje tudi za profesionalne namene. Sami uporabljamo Libib Pro, ki proti plačilu nudi dostop do vseh funkcij, kar pomeni možnost vnosa do 100.000 zapisov in do 100 ločenih zbirk, beleženje izposoje, kode in izvoz nalepk za knjižnične enote, izvoz statističnih informacij in še mnogo več.

Prednost portala Libib.com je še v tem, da je to pravzaprav knjižnica v oblaku, dostopna s kateregakoli računalnika ali mobilne naprave tako prek spletnega brskalnika kot z aplikacije za Android ali iOS. Prav to je bil tudi odločilni kriterij za našo dokončno izbiro sistema za katalogizacijo, saj so drugi, ki smo jih preizkušali, zahtevali namestitev programske opreme na računalnik in niso bili tako uporabniško prijazni, še manj pa vizualno privlačni. Eno leto kasneje ima Centralni arhiv LUZ v svoji Libib.com knjižnici dve zbirki (Centralno in Digitalno), skoraj 3400 zapisov in približno 80 članov. Ker s katalogom Libib.com najbolj aktivno upravljam sama, na mesec povprečno vnesem od 200 do 300 zapisov, pri čemer prevladujejo tiskani izvodi projektov in načrtov, v zadnjem času tudi monografij. Digitalno gradivo zaenkrat predstavlja majhen delež.

Izkušnje z aplikacijo COBISS3 so pripomogle pri začetnem delu z Libib.com, saj sem približno vedela, kako tvoriti zapis, ima pa to tudi svoje pomanjkljivosti. Po prvih nekaj vpisih in nenehnem popravljanju ter posodabljanju informacij se je oglasila ‘poklicna deformacija’; opirajoč se na zapise v COBISS3 se je namreč zdelo, da v Libib.com manjka veliko polj, ki sem jih bila vajena iz COBISS-a in bi jih lahko s pridom uporabila, zato sem se morala znajti drugače. V polje opis denimo ne vnašam odstavkov o vsebini enote temveč tehnične karakteristike, kot so nosilec naloge, inventarna številka, signatura, Libib.com ID številko (ki ima enako funkcijo kot COBISS ID) ter lokacijo (Centralni ali Digitalni arhiv LUZ). Polja za ISBN pri projektih in ostali dokumentaciji ne služijo, ko pa sem začela vnašati monografije, jih pa s pridom uporabim.

Ker je bil sistem ustvarjen v ZDA vsebuje polja DDC (Deweyeva klasifikacija), LCC (Klasifikacija Kongresne knjižnice), OCLC (Online computer Library Center), LCCN (Kontrolna številka kongresne knjižnice) in Lexile (polje za oznake berljivosti). Ker naše gradivo večinoma teh številk nima, smo jih uporabili na drugačen način, in sicer:
–    Polje Call# za oznako gradiva (npr. Monografije; Načrti)
–    Polje DDC za številko projekta (npr. 1234)
–    Polje LCC za signaturo (npr. ŠIŠ/711.4(KIN))
–    Polje OCLC je prazno
–    Polje LCCN za inventarno številko (npr. 07014)
–    Polje Lexile za oznako območja oz. četrti (npr. ŠIŠ za območje Ljubljana-Šiška)

Zapisu dodelim še ključne besede, ki sem jih sprva hotela vnašati po določenih kriterijih, nato pa ugotovila, da jih sistem samodejno razvrsti po abecedi ne glede na vrstni red vnosa besed. Med Beležke oz. »Notes« dodam tehnične lastnosti, kot so število strani, velikost enote in dodatne opombe, npr. jezik, investitor/naročnik, vodilke, opombe o hrambi ali poškodbah itd. Zapisu dodam še fotografijo naslovnice za lažjo najdljivost. Opisan sistem je ročni vnos enote, lahko pa jo dodamo tudi s pomočjo ISBN številke, LCC številke, ključne besede ali pa uvozimo CSV datoteko. Vsak zapis ima še dodeljen status (npr. Completed/In Progress/Not Begun/Abandoned).

Možnost vpogleda v katalog imajo samo člani oz. zaposleni na LUZ-u. Vsak član ima svoj uporabniški profil, kjer ima vpogled v celotno zbirko, gradivo pa lahko prek profila rezervira za izposojo ali pa si ogleda zgodovino izposoje. Uporaba teh funkcij je dokaj preprosta, malenkost se zaplete pri iskanju oz. pri tvorbi poizvedb. Iz aplikacije COBISS+ ali pa preprosto iz Googla je uporabnik vajen, da lahko išče po več kriterijih hkrati, ki jih, denimo v COBISS+, vnese v več okenc naenkrat. Ta opcija tu ni na voljo, saj lahko uporabnik išče po enem kriteriju naenkrat. Za natančnejše iskanje zato vpišemo eno iskalno poizvedbo (npr. letnico izida), nato pa nadaljujemo z opcijo ‘iskanje na strani’, ki jo najdemo z ukazom Ctrl+F. Zaenkrat naši uporabniki kataloga še ne koristijo veliko, tako zaradi zasedenosti z drugimi zadolžitvami kot tudi zaradi narave zbirke, tj. starost in tip dokumentacije, zato ta okrnjenost iskalnih vrstic (trenutno) niti ni prevelik problem.

Kljub svojim pomanjkljivostim moramo vzeti v zakup, da je sistem prvotno namenjen laičnim uporabnikom, ki morda za svoje zbirke ne potrebujejo zelo podrobnih metapodatkov, s prilagajanjem pa smo premagali tudi te ovire. Delovna skupina, ki se na LUZ-u ukvarja z vzpostavitvijo arhiva, je Libib.com že dodobra usvojila, uporabnikom pa gremo postopoma in vztrajno naproti.