Inventura v šolski knjižnici – primer dobre prakse

Izvleček
V besedilu je predstavljen primer dobre prakse izvedbe inventure v šolski knjižnici Srednje vzgojiteljske šole, gimnazije in umetniške gimnazije Ljubljana. Opisani so postopki ter potek in predstavljena dokumentacija.

Ključne besede: inventura, šolska knjižnica, usklajevanje, COBISS, inventarna knjiga

Uvod
Za uspešno izvedbo inventure v šolski knjižnici je treba dosledno upoštevati zakonodajo ter predpise in se nanjo tudi ustrezno pripraviti. Inventura je postopek popisovanja zaloge gradiva na določen dan. Za izvedbo sta potrebna dobra organizacija in natančno upoštevanje zakonodaje.

Na Srednji vzgojiteljski šoli, gimnaziji in umetniški gimnaziji Ljubljana (v nadaljevanju: SVŠGUGL) smo izvedli inventuro v sistemu COBISS3 z metodo direktnega odčitavanja. V besedilu sta podrobneje opisana primer načrtovanja priprave in izvedba inventure v sistemu COBISS3.

Teoretične podlage
Vsaka šolska knjižnica ima knjižnično gradivo, kar predstavlja zbirko gradiv, ki se redno dopolnjuje, ureja in hkrati tudi izloča (gradivo, ki po kriterijih in predpisih ne spada več v zbirko).

Knjižnično gradivo (Steinbuch, 2010) so publikacije in dokumenti v knjižnični zbirki, ki jim je knjižnica dodala knjižnično informacijo: UDK-vrstilec za opredelitev vsebine, s katerim je predmet obravnave lahko opredeljen tudi s krajevno, časovno in metodološko oznako, in signaturo za oznako lokacije publikacije v knjižnični zbirki ter inventarno številko kot lastninsko oznako.

Ker so šolske knjižnice del šole, v našem primeru SVŠGUGL, so porabniki javnih sredstev, zato morajo pri pripravah na inventuro upoštevati tudi Zakon o računovodstvu (1999). Za šolske knjižnice so pomembni naslednji členi:

• 36. člen pravne osebe zavezuje, da ob koncu leta obvezno usklajujejo stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim z inventuro,
• 38. člen določa, da ne glede na 36. člen Zakona o računovodstvu pravna oseba lahko popisuje knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, kulturne spomenike, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zaščiteni kot naravne in druge znamenitosti v daljših obdobjih, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let.

Na podlagi podanih določil na naši šoli inventuro izvajamo v intervalu petih let. Inventuro bi lahko izvedli tudi v kakšnem drugem primeru, ki bi nam ga nalagala določena situacija oziroma zakonodaja (menjava vodstva in želja po usklajenem stanju, odločba določenega organa, ki bi določila usklajevanje sredstev in podobno).

Pomembna je tudi zakonodaja s področja knjižničarstva, ki predpisuje pravila ter daje dodatna navodila, o ravnanju z odpisanim gradivom in postopkih. Za pripravo na inventuro je treba upoštevati 12. člen Zakona o knjižničarstvu (2001), v katerem je zapisano, da knjižnica izloča knjižnično gradivo v skladu s strokovnimi navodili, ki jih sprejme nacionalna knjižnica. Ta navodila so dostopna na spletni strani NUK, kjer so podane tudi usmeritve ter postopki pri izločanju in odpisu knjižničnih gradiv.

Pred izvedbo inventure je pomembno prebrati tudi druga strokovna navodila, sporočila in objavljene primere dobre prakse. Tudi sama sem si s pregledovanjem strokovne literature ter objavljenimi zapisi primerov dobrih praks osvežila znanje in spomnila na določene aktivnosti, na katere včasih zaradi več-letnega presledka med inventurami tudi nehote pozabim. Za tehnično pomoč pred izvedbo inventure, med njo in po njej pa je na voljo IZUM. Na njihovi spletni strani so na voljo tudi videoposnetki za podrobnejšo seznanitev s tehničnim vidikom inventure v COBISS3.

Opis primera naše šole
Kot je že bilo omenjeno, se inventura v naši šolski knjižnici izvaja na vsakih pet let. Kot knjižničarka pripravim svoj del za izvedbo inventure (knjižnica se prostorsko nahaja v več stavbah), in sicer: izdelam načrt same izvedbe inventure (obseg, oznake, napotke za komisijo), pregledam ter pripravim zapise v zalogi (COBISS3), preverim inventarno knjigo, pripravim določene izpise na papirju ter v uporabo ponudim tehnično opremo (dva čitalnika črtnih kod ter prenosna računalnika) knjižnice.

Pri inventuri smo uporabili čitalnik črtne kode, ki se v knjižnici uporablja za izposojo (foto: K. Jesih Šterbenc)

Ravnatelj je s sklepom določil komisijo za opravljanje inventure v šolski knjižnici, sama pa sem bila tehnična pomoč. Vse podrobnosti so zapisane v interni dokumentaciji in pravilnikih šole.

Izvajanje inventure s programsko opremo COBISS3 vključuje naslednje korake (Navodila za izvajanje online inventure, 2022):

• priprava pred začetkom odčitavanja,
• odčitavanje, vmesne kontrole in posebni postopki,
• priprava izpisov,
• odpis gradiva,
• zaključek inventure.

Primer nalepke knjižničnega gradiva, ki je bil del inventure

Odločili smo se inventuro prvič izvesti z metodo direktnega odčitavanja. Za samo delo so člani komisije uporabili čitalnik, ki se uporablja za izposojo. Odčitavanje je potekalo mirno in brez večjih težav. Voziček, ki se sicer uporablja za grafoskop, smo uporabili za prevažanje prenosnika med knjižnimi policami. Zvok (zvočni signali) je člane komisije opozarjal, kaj se dogaja z odčitki. Samo odčitavanje oziroma pregledovanje gradiv in knjižničnih nalepk je bilo uspešno in je potekalo dokaj hitro.

Knjižne police, ki so bile tudi zajete v inventuri (foto: K. Jesih Šterbenc)

Po zaključku odčitavanja so se v sistemu generirali seznami, izpisi in preostale datoteke, na podlagi katerih je komisija pripravila zapisnik o izvedeni inventuri. V sam zapisnik so se zabeležili vsi relevantni podatki, potek, opis in predlogi, kaj naj se z določenimi odčitki in z gradivom stori v prihodnosti. Določili smo datume, do katerih se poišče pogrešano in preostalo označeno gradivo z določenih seznamov, ki so nastali pri inventuri. Natančen pregled ter usklajeno stanje pa bomo dosegli z naslednjo inventuro. V upanju, da nam jo bo uspelo izpeljati z aplikacijo mInventura COBISS na pametni napravi (telefon, tablica).

Izposojevalni pult in del zbirke, ki je bil tudi vključen v popis (foto: K. Jesih Šterbenc)

Sklepne misli
Inventura je v šolski knjižnici SVŠGUGL potekala en teden. V tem času so bili narejeni odčitki v knjižnici na obeh lokacijah. Od zaloge 15.565 odčitkov monografskih publikacij je bilo narejenih 15.187 popisanih odčitkov. Zabeleženih je bilo 378 enot inventurnega primanjkljaja, ki ga bomo dokončno uredili ob naslednji inventuri. Pri tokratni inventuri niso bili zajeti kabineti profesorjev in gradivo, ki se nahaja pri njih (ta bo del naslednje inventure).

Natančnejše podatke je komisija popisala in predstavila v prilogi Inventurnega poročila (Z-INVR-A02), ki ga je pravočasno oddala vodstvu šole. Narejeni in zaključeni so bili tudi vsi dodatni izpisi, ki so bili priloženi zapisniku o opravljeni inventuri.

Termin, v katerem je potekala inventura, je bil izbran namerno, saj je bilo v knjižnici v tem času manj prisotnih dijakov – tudi zaradi poteka obvezne prakse.

Čeprav je bila knjižnica ves čas inventure odprta, to ni vplivalo na delo komisije ter popisovanje. Metoda direktnega odčitavanja omogoča izvedbo inventure, ne da bi vplivala na delovni čas knjižnice. Uporabniki zaradi tega niso bili prikrajšani za storitve, ki jih je naša knjižnica ponujala tudi med izvajanjem inventure.

Inventura je pomembna z več vidikov, in sicer z vidika financerja, vodstva šole, zaposlenih v knjižnici ter uporabnikov. Z inventuro se vzpostavi dejansko stanje knjižnične zbirke, kar je za šolsko knjižnico zelo pomembno. Pomembno je tudi, da se uredijo zapisi v COBISS3 (z uporabo opomb), tako da je v katalogu razvidno, kaj se dogaja z določenim gradivom (ali je to na voljo, založeno, v vezavi …).

Ker inventura na SVŠGUGL poteka na pet let, se zgodi, da se na kakšno aktivnost (dejavnost) pri pripravi na inventuro pozabi, tudi sama izvedba inventure se je med leti zelo spremenila. Ob tem velja spomniti, da se je zaradi tega dobro občasno udeležiti tudi kakšnega izobraževanja, ki je bilo včasih (pred prvo izvedbo inventure v knjižnici) obvezno vsaj za enega zaposlenega.

V zadnjih letih je NUK vsako leto za šolske knjižnice razpisal izobraževanje z naslovom Izločanje, odpis in inventura v šolski knjižnici. Na njem sta predavatelja natančno predstavila zakonske podlage, teoretične in praktične primere ter odgovorila na vprašanja, s katerimi se šolski knjižničarji srečujejo pri izločanju, odpisu in inventuri knjižničnega gradiva. Pred kratkih je za šolske knjižnice tudi IZUM pripravil kratek spletni seminar o izvedbi inventure z metodo direktnega odčitavanja. Dostopen je v njihovi spletni učilnici.

Viri in literatura

Navodila za izvajanje online inventure. (2022). IZUM. https://home.izum.si/izum/e-prirocniki/Navodila_za_inventuro/Navodila_za_izvajanje_online_inventure_SI.pdf

Steinbuch, M. (ur.). (2010). Posodobitve pouka v gimnazijski praksi: Knjižnično informacijsko znanje. Zavod RS za šolstvo.

Zakon o knjižničarstvu (ZKnj-1). (2001). Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 – ZUJIK, 92/2015.

Zakon o računovodstvu (ZR). (1999). Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE.