Inventura v naši šolski knjižnici: več kot le štetje knjig

Izvleček

V prispevku je opisan primer izvedene inventure v knjižnici Osnovne šole Belokranjskega odreda Semič, ki je potekala konec novembra 2024. Inventura je pomembna za vzdrževanje kakovostne knjižnične zbirke, odkrivanje poškodovanega ali izgubljenega gradiva ter načrtovanje nadaljnjih dopolnitev. Popis je potekal z uporabo sistema COBISS3 in čitalnika črtnih kod. Komisija je popis izvajala v omejenem času, kar je zahtevalo dodatno usklajevanje.

Ključne besede: šolska knjižnica, inventura, izločanje, odpis, COBISS3

Uvod

Konec novembra 2024 je v šolski knjižnici Osnovne šole Belokranjskega odreda Semič potekala redna inventura knjižničnega gradiva, ki jo skladno z zakonodajo (Zakon o knjižničarstvu, Zakon o računovodstvu) izvajamo vsakih pet let.

Čeprav se zdi, da gre zgolj za dolgočasno preštevanje knjig, je inventura pravzaprav ključna za kakovostno delovanje knjižnice. Pravne osebe k izvajanju inventure zavezuje 36. člen Zakona o računovodstvu (1999), ki določa, da ob koncu leta obvezno usklajujejo stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim z inventuro. Za nas je pomemben tudi 38. člen tega zakona, ki določa, da ne glede na 36. člen Zakona o računovodstvu pravna oseba lahko popisuje knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, kulturne spomenike, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zaščiteni kot naravne in druge znamenitosti, v daljših obdobjih, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let.

Z vidika knjižničarske zakonodaje pa je treba upoštevati tudi 12. člen Zakona o knjižničarstvu (2001), ki določa, da knjižnica izloča knjižnično gradivo v skladu s strokovnimi navodili, ki jih sprejme nacionalna knjižnica. Aktualna navodila so dostopna na spletnih straneh Narodne in univerzitetne knjižnice, na katerih so zapisani usmeritve ter postopki pri izločanju in odpisu knjižničnih gradiv. V veliko pomoč pri pripravah na postopke dela je tudi Priročnik za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2001), v katerem so zapisana natančna navodila, posebej tudi za šolske knjižnice.

Šolska knjižnica naše šole

Slovensko šolsko knjižnico določa Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (2007), in sicer je v 68. členu določeno, da ima šola knjižnico, v kateri se zbira, strokovno obdeluje, hrani, predstavlja in izposoja knjižnično gradivo ter ki opravlja informacijsko-dokumentacijsko delo kot sestavino vzgojno-izobraževalnega dela v šoli. Javna osnovna šola mora imeti učbeniški sklad. Naša šolska knjižnica na matični šoli meri 100 m² in je prostorsko razdeljena na del za izposojo ter bralni kotiček. Po potrebi jo lahko spremenimo tudi v učilnico, ki bi bila primerna za pouk manjše skupine (do 15 učencev). Zaloga obsega približno 11.500 enot knjižničnega gradiva, ki se nahaja na treh lokacijah: na matični šoli, na podružnici in v vrtcu. V učbeniškem skladu imamo približno 2500 enot gradiva. V sistem COBISS pa smo vključeni od leta 2014.

Slika 1: Pogled na police šolske knjižnice OŠ Semič (foto: Tjaša Štampfelj)

Slika 2: Knjige za 1. vzgojno-izobraževalno obdobje in bralni kotiček OŠ Semič (foto: Tjaša Štampfelj)

Izvajanje inventure v naši šolski knjižnici

Enkrat v koledarskem letu je treba v vsaki delovni organizaciji, zavodu in tudi šoli opraviti inventuro oziroma letni popis (popisovanje zaloge na določen dan) osnovnih sredstev in drobnega inventarja. To pomeni, da je treba ugotoviti razlike ali odstopanja v primerjavi med dejanskim stanjem v knjižnici ter finančnim stanjem v računovodstvu (Škrlj, 2014).

Inventura je pomembna z več vidikov, in sicer z vidika financerja, vodstva šole, zaposlenih v knjižnici ter uporabnikov. Z inventuro se vzpostavi dejansko stanje knjižnične zbirke, kar je za šolsko knjižnico zelo pomembno (Jesih Šterbenc, 2023).

Inventura pa je veliko več kot samo popis gradiva, saj je to hkrati priložnost, da temeljito pregledamo celotno knjižnično zbirko, odkrijemo poškodovano in izgubljeno gradivo, preverimo ustreznost postavitve ter ugotovimo, katera področja oziroma tematike je treba dopolniti ali razbremeniti z gradivom.

Med inventuro se popisujejo vse enote knjižničnega gradiva, vključno s knjigami, revijami, časopisi in drugim gradivom. Sodobna tehnologija nam je postopek bistveno olajšala. S čitalnikom črtnih kod in sistemom COBISS3 je mogoče hitro in natančno popisati več tisoč enot gradiva. Kljub temu je komisija med inventuro odkrila, da je precej poškodovanega gradiva in poškodovanih ali celo izgubljenih knjig, predvsem iz zbirke obveznega domačega branja.

V šolskem letu 2024/25 smo konec novembra inventuro v sistemu COBISS3 izvajali drugič (prvič že leta 2019). Ta čas je sovpadal tudi z redno letno inventuro na šoli. Knjižnica je bila med inventuro za izposojo zaprta, saj je bilo potrebnega veliko usklajevanja in prilagajanja članov komisije. Popis je trajal en teden, še dva tedna pa smo potrebovali za iskanje vseh manjkajočih enot in urejanje dokumentov.

Sam popis ni potekal v strnjeni obliki, saj so bile v komisiji tri učiteljice, ki so popis lahko izvajale le v času morebitnih prostih ur ali v popoldanskem času v skladu z individualnim letnim delovnim načrtom zaposlenega. En dan je popis potekal v vrtcu, na podružnici pa je bila zanj potrebna le dobra ura.

Pred začetkom inventure sem naredila načrt, v kakšnem vrstnem redu se bo gradivo popisovalo: slikanice, skupine C, P in M, angleščina, poljudnoznanstvena literatura za otroke, učiteljska knjižnica, čitalniška literatura, vrtec in podružnica. V sistemu COBISS3 sem pripravila izpise gradiva, ki že več let ni bilo v obtoku (predvsem zaradi zastarelosti), ter se nato sprehodila po knjižnici in s polic izločila gradivo, ki je bilo tako že pripravljeno za odpis po inventuri. S potekom sem seznanila komisijo in člane opozorila, naj kaj morajo biti še posebej pozorni – pomembno je, da izvajalec pozorno spremlja zvočne signale pri odčitavanju gradiva. Pripravila sem jim izpise na papirju in obvezno tehnično opremo (čitalnik črtnih kod, prenosni računalnik in voziček za lažje premikanje po knjižnici).

Slika 3: Čitalnik črtne kode (foto: Tjaša Štampfelj)

Inventura se je izvajala po metodi direktnega odčitavanja. Pri tem so morali biti izvajalci zelo pozorni na zvočne signale (ki povedo, kaj se dogaja z odčitki), zato so morali biti pri delu zbrani. Delo je potekalo brez težav in hitro. Občasno je težavo povzročala le nestabilna brezžična internetna povezava.

Slika 4: Zaslonska slika inventurnega okolja v sistemu COBISS Lib

Po zaključku odčitavanja gradiva je sistem COBISS3 generiral različne sezname, na podlagi katerih je bil pripravljen tudi zapisnik o inventuri. Na podlagi izpisov pa smo začeli izvajati najzahtevnejši del inventure – iskanje manjkajočega gradiva.

Največji manko gradiva je bil v vrtcu. Tam si gradivo vzgojiteljice izposojajo v igralnice, kjer pa se nato izgubi brez sledu. V vrtcu sta za »knjižnico« odgovorni dve strokovni delavki. Vzpostavljen imajo tudi dogovorjen sistem izposoje na kartončke, vendar ta ne deluje najboljše. Ogromno knjig je bilo raztrganih ali izgubljenih, nekaj pa jih imajo vzgojiteljice doma tudi po več let in nikakor ne najdejo poti nazaj na police. Pred inventuro so bili v vrtcu obveščeni, da se bo izvajala, in naprošeni, naj vse gradivo prinesejo v knjižnico, vendar se to ni zgodilo v celoti. Na drugi strani pa se je v knjižnici pojavilo veliko knjig, ki jih pri inventuri v letu 2019 ni bilo in so bile zato že odpisane. Po vsem dogajanju v vrtcu ugotavljam, da bi bilo tudi tam treba imeti zaposlenega knjižničarja v ustreznem normativnem deležu, ki bi sproti urejal knjižnico ter izločal uničeno gradivo, saj le-to običajno svojo pot konča kar v košu za smeti. Že vrsto let si prizadevam vzpostaviti učinkovit in trajnosten sistem dela, vendar za to doslej ni bilo zadostne podpore ali interesa.

Slika 5: Zabojnik s slikanicami na OŠ Semič (foto: Tjaša Štampfelj)

Slika 6: Učiteljska knjižnica na OŠ Semič (foto: Tjaša Štampfelj)

Z namenom posodobitve in funkcionalne ureditve naše šolske knjižnice smo se skupaj s komisijo in ravnateljem odločili, da bomo odpisali vse zgoščenke tako v vrtcu kot šoli. V današnjem času je praktično vse, kar potrebujemo tako v vrtcu kot šoli, dostopno na spletu, hkrati pa nimamo več primerne opreme za branje, pregledovanje in predvajanje zgoščenk.

Večji odpis je bil tudi pri gradivu iz učiteljske knjižnice, kjer se je nakopičilo ogromno delovnih zvezkov, ki so jih učitelji brezplačno prejemali od založb in so na koncu vsi pristali v knjižnici. Ponudila se je priložnost in smo tudi te zaloge ustrezno izločili ter odpisali.

Po končani inventuri smo skupaj z inventurno komisijo naredili zapisnik o inventuri in ga predali ravnatelju v podpis. Seznam odpisanega gradiva sem posredovala v računovodstvo, kjer smo se nato ob zaključku poslovnega leta tudi ustrezno uskladili.

Ugotovitve

Opažamo, da je bilo med izgubljenimi in poškodovanimi knjigami največ slikanic in kartonk iz vrtca ter tudi knjig, ki so jih učitelji uporabljali za delo v razredu. Del gradiva iz učiteljske knjižnice se ni vrnil v knjižnico, kar kaže na potrebo po doslednejšem evidentiranju izposoje in vračanja gradiva. Inventura nam je pokazala, da moramo posodobiti predvsem mladinsko leposlovje in gradivo za domače branje.

Na podlagi ugotovitev inventure bo knjižnica v prihodnjih mesecih načrtno dopolnjevala svoj fond in poskrbela za ustrezno zaščito gradiva. S tem bo lahko še naprej uspešno podpirala učni proces in spodbujala bralno kulturo med učenci.

Med inventuro je bilo pregledanih več kot 11.000 enot gradiva, vendar kljub natančnemu delu ni mogoče izključiti še kakšnih nejasnosti, ki se bodo ugotavljale v naslednjem letu. Knjižnica bo svoje delo nadaljevala z osveženo evidenco in jasno vizijo za prihodnje nakupe.

Zaključek

Skladno z zakonodajo se tudi v osnovnošolskih knjižnicah izvaja inventura, ki je velik in pomemben korak k vzdrževanju aktualnosti knjižničnega gradiva. Odpisani so bili zgoščenke in zastarelo gradivo, ki se ne uporablja več. Ugotovljeno je bilo tudi, da je največji manko pri gradivu za domače branje in mladinskem leposlovju.

Tokratna inventura je razkrila tudi potrebo po posodobitvi knjižničnega fonda, boljši zaščiti gradiva in večji organiziranosti v vrtcu. Knjižnica bo na podlagi ugotovitev načrtno dopolnjevala zbirko in si prizadevala za večjo vključenost učiteljev pri oblikovanju vsebin.

Pomemben element pri vsem skupaj so strokovni sodelavci, saj lahko na podlagi njihovih predlogov gradimo posodobljeno zbirko, ki bo morda pripeljala v knjižnico tudi posameznike, ki so pasivni bralci.

Pomembno je tudi, da imamo dober pregled nad obstoječim gradivom in da dobro poznamo uporabnike svoje šolske knjižnice. Na ta način morda lahko prepričamo še kakšnega potencialnega bralca, ki mu ponudimo knjigo, ki je že dolgo ni nihče vzel v roke, ravno njemu pa je morda pisana na kožo. Pri urah knjižnično-informacijskih znanj bom uporabnike še naprej navajala na pravilno uporabo knjižnice in knjižničnega gradiva.

Čeprav je inventura zahtevala svoj čas in trud, je njen končni rezultat urejena in bogata knjižnica, ki je vir znanja in navdiha za vse učence.

Ker bi si želeli imeti še boljši pregled tudi nad zbirko gradiva v učbeniškem skladu, smo se odločili, da bomo med poletnimi počitnicami inventuro izvedli še za to gradivo.

Na podlagi izvedene inventure lahko v prihodnje bolje načrtujemo ustrezno nabavo in bogatitev knjižnične zbirke. To tudi pomeni, da bomo posodobili dokument o nabavni politiki naše šolske knjižnice.

Viri in literatura

Češnovar, N., Poličnik-Čermelj, T., Lah-Skerget, P., Žagar, V., Malis, V., Aškerc, G., Pečko-Mlekuš, H., in Maver, E. (2001). Priročnik za izločanje in odpis knjižničnega gradiva. Narodna in univerzitetna knjižnica. https://www.dlib.si/stream/URN:NBN:SI:DOC-RTQGYDRX/f338a379-1233-4958-8926-ec99c2b3cec5/PDF

Jesih Šterbenc, K. (20. 3. 2023). Inventura v šolski knjižnici – primer dobre prakse. Knjižničarske novice. https://knjiznicarske-novice.si/inventura-v-solski-knjiznici-primer-dobre-prakse/

Škrlj, G. (2014). Inventura v osnovnošolski knjižnici. V R. Fekonja (ur.), Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi: Knjižnično informacijsko znanje (str. 95–99). Zavod RS za šolstvo. http://www.dlib.si/stream/URN:NBN:SI:DOC-ABAUB0ON/e946cb25-a2e9-4845-a248-cd7ec5f22e8c/PDF

Zakon o knjižničarstvu (ZKnj-1). (2001). Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 – ZUJIK, 92/2015.

Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI). (2007). Uradni list RS, št. 16/2007 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj in 123/21.

Zakon o računovodstvu (ZR). (1999). Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE.